May 19, 2026
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) basieren auf dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 und gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland. Sie schreiben sechs Grundsätze vor: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Eine Verfahrensdokumentation ist verpflichtend. Steuerrelevante Unterlagen und Belege müssen nach § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Im Rahmen einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt per Z1-, Z2- oder Z3-Zugriff direkt auf Ihre elektronischen Daten zugreifen.
Die GoBD wurden durch das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (Aktenzeichen IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) neu gefasst und ersetzen die Vorgängerversion aus dem Jahr 2014. Seit dem 1. Januar 2020 sind sie für alle Veranlagungszeiträume verbindlich.
Adressaten sind alle Steuerpflichtigen, die nach Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind, sowie Freiberufler und Kleinunternehmer, die steuerrelevante Unterlagen elektronisch erfassen, verarbeiten oder aufbewahren. Wer eine Buchhaltungssoftware, ein digitales Rechnungsprogramm oder eine Tabellenkalkulation zur steuerlichen Aufzeichnung nutzt, unterliegt den GoBD.
Die GoBD sind keine formellen Gesetze, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Ihre Nichtbeachtung kann schwerwiegende Folgen haben: Das Finanzamt darf die Buchführung als nicht ordnungsmäßig verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das Risiko erheblicher Steuernachforderungen steigt dadurch spürbar. Gleichzeitig ist die Schätzung für das Unternehmen kaum anfechtbar, wenn keine ordnungsmäßige Dokumentation vorliegt.
Die GoBD konkretisieren die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) für das digitale Zeitalter. Die Finanzverwaltung benennt sieben Grundsätze:
Der Grundsatz der Unveränderbarkeit stellt bei digitalen Systemen besondere Anforderungen. Einfaches Überschreiben, Löschen oder Verändern von Datensätzen ohne Protokollierung verstößt gegen die GoBD. Moderne Buchführungssoftware bildet Korrekturen durch Stornobuchungen ab und hält den ursprünglichen Datensatz lesbar vor.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen steuerrelevante Daten erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden. Sie ist keine optionale Ergänzung, sondern eine ausdrückliche Pflichtanforderung der GoBD.
Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht aus vier Teilen:
Die Dokumentation muss stets aktuell gehalten werden. Jede Softwareänderung, jeder Systemwechsel und jede Prozessanpassung zieht eine Aktualisierungspflicht nach sich. Ältere Versionen sind aufzubewahren, damit nachgewiesen werden kann, welches Verfahren zu welchem Zeitpunkt galt.
Für kleine Unternehmen reicht eine überschaubare Dokumentation. Maßgeblich ist nicht der Umfang, sondern die Nachvollziehbarkeit für einen fachkundigen Prüfer. Vorlagen und Muster stellen unter anderem das IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) und die Steuerberaterkammern bereit.
Nach § 147 Abs. 1 AO sind folgende Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren:
Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe unterliegen einer sechsjährigen Aufbewahrungspflicht. Für Rechnungen nach UStG § 14 gilt ebenfalls die Zehnjahresfrist.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder der Beleg entstanden ist. Beispiel: Ein Beleg vom 15. März 2024 muss mindestens bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden.
Digitale Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben. Ein ausgedrucktes PDF, dessen digitales Original vernichtet wurde, reicht nicht aus, wenn die Rechnung elektronisch empfangen wurde. Das gilt für E-Rechnungen und per E-Mail eingegangene Dokumente gleichermaßen.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung nach § 147 Abs. 6 AO stehen der Finanzverwaltung drei Zugriffsformen auf elektronische Buchführungsdaten zur Verfügung:
Das Finanzamt wählt die Zugriffsform nach eigenem Ermessen aus. Eine Verweigerung ist nicht zulässig und kann mit einem Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO geahndet werden. Sorgen Sie deshalb bereits im laufenden Betrieb dafür, dass Ihre Software einen exportierbaren, maschinell auswertbaren Datensatz erzeugen kann. Systeme ohne strukturierte Exportfunktion genügen den GoBD nicht.
Es gibt kein offizielles staatliches GoBD-Zertifikat für Software. Hersteller dürfen mit GoBD-Konformität werben, eine unabhängige Prüfstelle existiert jedoch nicht. Die Verantwortung für den GoBD-konformen Einsatz liegt beim Unternehmen selbst.
Prüfen Sie bei der Softwareauswahl folgende Punkte:
Holen Sie vom Hersteller eine schriftliche Herstellererklärung zur GoBD-Konformität ein. Diese Erklärung gehört in die Verfahrensdokumentation und dokumentiert Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber dem Finanzamt.
Die folgenden Lösungen werden im deutschen Markt für die GoBD-konforme Buchführung und Belegerfassung eingesetzt. Preisangaben beziehen sich auf den Stand Mai 2026, jeweils zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
DATEV Unternehmen Online ist die verbreitete Plattformlösung für Steuerberaterkanzleien und ihre Mandanten. Sie ermöglicht den direkten Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater. Belege werden digital hochgeladen, automatisch ausgelesen und revisionssicher archiviert. Der GoBD-konforme Datenzugriff nach Z1, Z2 und Z3 ist in die Plattform integriert. Preise starten ab 30 EUR/Monat, variieren jedoch nach Modul und Nutzerzahl.
Lexware Office richtet sich an Kleinunternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Die cloudbasierte Lösung bietet Rechnungsstellung, Belegerfassung per Smartphone-App und eine Einnahmen-Überschuss-Auswertung. Belege werden unveränderbar gespeichert und revisionssicher archiviert. Das Einstiegspaket liegt bei rund 7,90 EUR/Monat; buchführungsrelevante Funktionen sind ab ca. 18,90 EUR/Monat verfügbar.
sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung mit Fokus auf Automatisierung. Belege lassen sich per Scan, E-Mail-Eingang oder Bankimport erfassen. Das System protokolliert Änderungen und bietet einen DATEV-Export für den Steuerberater. Eine Herstellererklärung zur GoBD-Konformität ist abrufbar. Einstieg ab 17,90 EUR/Monat.
Lido ist ein tabellenbasiertes Automatisierungstool, das sich für Datenverarbeitung, Reportings und automatisierte Auswertungen eignet. Wer Lido für steuerrelevante Aufzeichnungen einsetzt, muss die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit, Protokollierung und Verfahrensdokumentation eigenverantwortlich sicherstellen, da Lido nicht als primäres Buchführungssystem konzipiert ist. Preis: ab 29 USD/Monat.
Pennylane ist eine europäische All-in-One-Buchhaltungsplattform, die seit 2023 gezielt im deutschen Markt expandiert. Die Software verbindet Belegmanagement, Buchführung und Steuerberaterzugang in einer Oberfläche. GoBD-konforme Archivierung und strukturierte Exportfunktionen sind vorhanden. Preise werden individuell nach Unternehmensgröße und gewähltem Leistungsumfang vereinbart.
Bei Betriebsprüfungen wiederholen sich bestimmte Mängel. Die folgenden fünf Fehler sollten Sie aktiv ausschließen:
Ja. Die GoBD gelten unabhängig von der umsatzsteuerlichen Einordnung für alle Steuerpflichtigen, die steuerrelevante Unterlagen elektronisch erfassen, verarbeiten oder aufbewahren. Ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG, der Rechnungen mit einer Software erstellt oder seine Einnahmen-Überschuss-Rechnung digital führt, unterliegt den GoBD. Die Pflichten bestehen unabhängig davon, ob eine doppelte Buchführung vorliegt. Auch Freiberufler mit einfacher Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen Belege GoBD-konform aufbewahren und eine Verfahrensdokumentation vorhalten, sofern sie digitale Systeme nutzen.
Das Finanzamt kann die Buchführung ganz oder teilweise als nicht ordnungsmäßig verwerfen. In diesem Fall ist es berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, was typischerweise zu Steuernachforderungen führt. Zusätzlich kann ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO festgesetzt werden, wenn der Datenzugriff verweigert oder verzögert wird. Der Steuerpflichtige trägt im Streitfall die Beweislast dafür, dass die Buchführung dennoch den tatsächlichen Verhältnissen entspricht. In gravierenden Fällen drohen Bußgelder.
Das ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, wenn der Scanprozess den GoBD-Anforderungen genügt. Das sogenannte ersetzende Scannen setzt voraus, dass das Digitalisat bildtreu und vollständig ist, der Scanvorgang protokolliert wird und die Integrität des Dokuments sichergestellt bleibt. Für Unterlagen mit besonderem rechtlichem Stellenwert, etwa notarielle Urkunden oder Verträge mit Originalunterschrift, empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater, bevor das Papieroriginal vernichtet wird.
Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und einer Standardbuchführungssoftware reicht eine Verfahrensdokumentation von 5 bis 15 Seiten aus. Sie beschreibt, welche Software eingesetzt wird, wie Belege erfasst und archiviert werden, welche Zugriffsrechte vergeben sind und wie die Datensicherung erfolgt. Vorlagen der Steuerberaterkammern und des DATEV-Verbands erleichtern den Einstieg. Maßgeblich ist die inhaltliche Vollständigkeit, nicht ein bestimmter Seitenumfang. Regelmäßige Aktualisierungen bleiben Pflicht.
Ja. E-Mails, die steuerrelevante Inhalte tragen, unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO. Das gilt insbesondere für E-Mails, die Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Vertragsunterlagen enthalten oder ersetzen. Solche E-Mails sind unveränderbar zu archivieren. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus, wenn das Original elektronisch eingegangen ist. Viele E-Mail-Archivierungslösungen unterstützen eine revisionssichere Ablage, die den GoBD-Anforderungen entspricht. Für private E-Mail-Konten ohne Archivierungsfunktion empfiehlt sich ein dediziertes Geschäftskonto.
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