Die DATEV Belegerfassung läuft über DATEV Unternehmen Online (DUO), die cloudbasierte Kollaborationsplattform für Mandanten und Steuerberater. Mehr als 40.000 Kanzleien in Deutschland setzen auf DATEV. Mandanten laden Belege per App oder Browser hoch, die OCR-Vorerfassung durch Belegradar liest Belegdaten automatisch aus, und der Steuerberater bucht die erfassten Positionen direkt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Vorteile: keine doppelte Erfassung, GoBD-konforme Archivierung ohne Medienbruch. Einschränkungen bestehen: Mandanten benötigen einen DATEV-Steuerberater, und die OCR-Erkennung liefert bei Standardrechnungen gute Ergebnisse, bei Fahrkarten oder tabellarischen Belegen jedoch häufiger Fehler.
DATEV Belegerfassung ist kein eigenständiges Produkt, sondern ein Prozess innerhalb von DATEV Unternehmen Online. Das Modul ermöglicht es Mandanten, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege sowie Kontoauszüge digital einzureichen. Der Steuerberater greift auf dieselben Daten zu und kann Buchungen direkt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen vornehmen.
Die Plattform deckt folgende Belegarten ab:
DATEV Unternehmen Online speichert alle Belege revisionssicher nach den Vorgaben der GoBD. Das bedeutet: Belege dürfen nach dem Upload nicht mehr verändert werden. Ein nachträgliches Überschreiben ist technisch ausgeschlossen. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für buchhalterisch relevante Dokumente bildet DUO im Archiv vollständig ab.
Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder verteilten Teams ist das Modell besonders praktisch. Alle Mitarbeitenden können Belege unabhängig von Ort und Gerät hochladen. Die Kanzlei sieht alle eingegangenen Dokumente in einer Übersicht und kann Rückfragen direkt in der Plattform stellen, ohne E-Mail-Wechsel oder Telefonanrufe.
Der typische Ablauf sieht so aus: Der Mandant erhält eine PDF-Rechnung per E-Mail oder macht mit dem Smartphone ein Foto eines Papierbelegs. Anschließend lädt er das Dokument entweder über die DATEV Smart Login App oder direkt im Browser über das DUO-Portal hoch.
Die OCR-Software Belegradar liest die Belegdaten aus und erstellt einen Buchungsvorschlag: Rechnungsdatum, Betrag, Umsatzsteuer und Lieferantenname werden automatisch erkannt. Der Mandant kann den Vorschlag prüfen und bei Bedarf ergänzen. Danach wandert der Beleg in die Warteschlange des Steuerberaters.
Der Steuerberater öffnet DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und sieht alle hochgeladenen Belege in einer Übersicht. Er prüft den Buchungsvorschlag, korrigiert ihn bei Bedarf und gibt ihn frei. Die Buchung wird direkt in die Buchhaltungssoftware übernommen, ohne Medienbruch und ohne manuelle Doppelerfassung.
Dieser Prozess reduziert den Aufwand auf beiden Seiten spürbar. Für Steuerberater entfällt das Scannen von Papierbelegen. Für Mandanten entfällt die Pflicht, Ordner zu führen und physisch in die Kanzlei zu bringen. Regelmäßige Abgabefristen lassen sich leichter einhalten, weil Belege laufend eingereicht werden können und nicht erst am Monatsende gesammelt vorliegen müssen.
DATEV Belegtransfer ist die Funktion, über die Belege von DUO in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übertragen werden. Die Übertragung erfolgt automatisiert und kann zeitgesteuert oder manuell ausgelöst werden. Steuerberater können Belegtransfer so konfigurieren, dass neue Dokumente täglich zu einem festgelegten Zeitpunkt in die Buchhaltungssoftware eingespielt werden.
DATEV Smart Login ist die mobile App, über die Mandanten Belege hochladen und sich bei DUO authentifizieren. Die App ist kostenlos im App Store und Google Play verfügbar. Sie dient gleichzeitig als Zwei-Faktor-Authentifizierungsmittel für DUO: Beim Browserlogin wird ein QR-Code gescannt oder eine Push-Benachrichtigung bestätigt.
In der Praxis nutzen viele Mandanten DATEV Smart Login ausschließlich zum Fotografieren von Belegen direkt nach dem Einkauf. Das Bild wird unmittelbar hochgeladen, sodass keine Papierbelege gesammelt werden müssen. Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden, die Ausgaben einreichen, lassen sich in DUO verschiedene Nutzerkonten anlegen und Zugriffsrechte individuell vergeben.
Belegradar ist die OCR-Komponente innerhalb von DATEV Unternehmen Online. Sie analysiert hochgeladene Belege und extrahiert buchhalterisch relevante Felder. Die Erkennungsqualität hängt stark vom Belegtyp ab.
Bei strukturierten PDF-Rechnungen mit klaren Tabellenfeldern, einem Rechnungsdatum, einer Umsatzsteuerposition und einer Gesamtsumme arbeitet Belegradar zuverlässig. Fehlerquoten unter fünf Prozent sind in diesen Fällen realistisch.
Bei handschriftlichen Quittungen, Fahrkarten der Deutschen Bahn oder komplexen Tabellen steigt die Fehlerquote merklich. Hier sollten Sie den Buchungsvorschlag immer gegenchecken. Steuerberater empfehlen, in solchen Fällen zusätzliche Pflichtfelder in DUO zu aktivieren, damit Mandanten aufgefordert werden, kritische Angaben manuell zu bestätigen.
Seit 2024 hat DATEV die KI-gestützte Erkennung in Belegradar schrittweise verbessert. Lieferantennamen werden inzwischen mit gespeicherten Debitoren- und Kreditorenstammdaten abgeglichen. Wenn ein Lieferant bereits in der Buchhaltung vorhanden ist, schlägt das System den passenden Buchungssatz automatisch vor. Das spart Zeit bei wiederkehrenden Lieferanten wie Telefonanbietern oder Softwareabonnements.
DATEV Unternehmen Online wird als Jahresabo über den Steuerberater lizenziert. Der Mandant zahlt die Gebühren in der Regel direkt an DATEV oder über die Kanzlei. Die Einstiegsversion von DATEV Unternehmen Online kostet ab 30 EUR pro Monat.
Je nach Funktionsumfang gibt es verschiedene Pakete:
Hinzu kommen Lizenzkosten für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen auf Steuerberaterseite, die separat abgerechnet werden. Die DATEV Smart Login App ist für Mandanten kostenlos.
Für Unternehmen mit hohem Belegvolumen kann ein Direktzugang über eine eigene DATEV-Lizenz sinnvoll sein. Das Modell "DATEV Eigenorganisation" richtet sich an größere Betriebe mit eigenem Buchhaltungspersonal. Die Kosten liegen hier deutlich höher, typischerweise ab mehreren hundert Euro pro Monat. Kleinere Unternehmen mit überschaubarem Belegaufkommen fahren mit dem Standardzugang über DUO in der Regel kostengünstiger.
DATEV Unternehmen Online setzt voraus, dass Ihr Steuerberater DATEV verwendet. Wenn Sie die Kanzlei wechseln oder einen Steuerberater nutzen, der auf andere Software setzt, benötigen Sie eine alternative Lösung für die Belegerfassung.
Die verbreitetsten Alternativen im deutschsprachigen Markt 2026:
sevDesk bietet eine cloudbasierte Buchhaltungslösung mit integrierter OCR-Belegerfassung. Die Plattform ist direkt für Unternehmen ohne DATEV-Kanzlei konzipiert. Monatliche Kosten beginnen bei rund 14 EUR. Eine Schnittstelle zu DATEV ist über einen DATEV-Export möglich, aber nicht nativ in DUO integriert.
Lexoffice von Haufe ist eine vollständige Buchhaltungslösung mit Belegerfassung, Rechnungsstellung und Steuerberater-Zugang. Lexoffice bietet einen direkten DATEV-Export, sodass Steuerberater Belege in ihr DATEV-System importieren können. Preise starten bei 7,90 EUR pro Monat.
Buchhaltungsbutler ist auf automatisierte Buchhaltung spezialisiert und arbeitet mit mehreren Steuerberatersystemen zusammen, darunter auch DATEV. Die Software legt den Fokus auf die automatische Kategorisierung von Banktransaktionen und den Abgleich mit Belegen. Geeignet für Unternehmen, die monatliche Buchhaltungskosten reduzieren möchten.
Lido kombiniert Tabellenkalkulation, Datenbankfunktionalität und Automatisierung in einer Plattform. Für Unternehmen, die DATEV über ihren Steuerberater nutzen, aber intern Belegdaten strukturieren, auswerten oder mit anderen Datenquellen verknüpfen möchten, lässt sich Lido als vorgelagerte Schicht einsetzen. Lido kann Belegdaten aus verschiedenen Quellen aggregieren und automatisch in Formate überführen, die für den DATEV-Import geeignet sind.
Ein Wechsel weg von DATEV Unternehmen Online ist technisch möglich, erfordert aber Planung. Folgende Schritte sind typisch:
Datenexport aus DUO: DATEV ermöglicht den Export von Belegdaten im DATEV-Format sowie als PDF-Archiv. Für die Übergabe an einen neuen Steuerberater oder eine neue Software sollten Sie alle Belege als ZIP-Archiv exportieren und die zugehörigen Buchungsdaten als CSV oder DATEV-ASCII-Datei sichern.
Aufbewahrungspflicht beachten: Belege aus vergangenen Geschäftsjahren müssen auch nach einem Softwarewechsel zehn Jahre lang zugänglich sein. Prüfen Sie, ob Ihr neuer Anbieter eine GoBD-konforme Archivierung bietet oder ob Sie die alten Belege in einem separaten Archiv vorhalten müssen.
Stammdaten übertragen: Lieferanten- und Kundenstammdaten aus DATEV lassen sich als Exportdatei sichern und in kompatible Systeme importieren. sevDesk und Lexoffice bieten entsprechende Importroutinen an.
Laufende Belege: Für das aktuelle Geschäftsjahr empfiehlt sich ein Wechsel zu Beginn eines neuen Jahres oder Quartals, um Buchungsperioden sauber zu trennen. Ein unterjähriger Wechsel ist möglich, erfordert aber eine Eröffnungsbuchung mit den übertragenen Salden.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriffs (GoBD) legen fest, wie digitale Belege zu erfassen, zu speichern und vorzuhalten sind. DATEV Unternehmen Online ist vom Bundesministerium der Finanzen als GoBD-konformes System anerkannt.
Für Unternehmen bedeutet das konkret:
DUO erfüllt diese Anforderungen durch eine unveränderliche Belegablage und ein lückenloses Änderungsprotokoll. Wer auf Alternativen wie sevDesk oder Lexoffice wechselt, sollte prüfen, ob der jeweilige Anbieter eine eigene GoBD-Konformitätserklärung vorlegt und ob diese regelmäßig aktualisiert wird.
Eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege im Unternehmen erfasst, geprüft und archiviert werden, ist unabhängig vom gewählten System empfehlenswert. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt diese Dokumentation anfordern. Unternehmen, die DATEV Unternehmen Online nutzen, können auf die Verfahrensbeschreibungen von DATEV zurückgreifen und diese als Grundlage für ihre eigene Dokumentation verwenden.
Nein. DATEV Unternehmen Online ist als Mandantenplattform konzipiert und setzt voraus, dass Ihr Steuerberater DATEV Kanzlei-Rechnungswesen verwendet. Ohne DATEV-Kanzlei erhalten Sie keinen Zugang zu DUO. Für die Belegerfassung ohne DATEV-Steuerberater bieten sich Alternativen wie sevDesk, Lexoffice oder Buchhaltungsbutler an.
Die Einstiegsversion von DATEV Unternehmen Online kostet ab 30 EUR pro Monat. Der genaue Preis hängt vom gebuchten Paket und vom Lizenzmodell ab. Manche Kanzleien geben die Kosten direkt an Mandanten weiter, andere rechnen sie in ihr Honorar ein. Klären Sie die Abrechnung direkt mit Ihrer Kanzlei.
Bei strukturierten PDF-Rechnungen arbeitet Belegradar zuverlässig und erkennt Betrag, Datum und Mehrwertsteuer mit hoher Genauigkeit. Bei handschriftlichen Belegen, Fahrkarten oder unstrukturierten Dokumenten steigt die Fehlerquote. In diesen Fällen sollten Sie den Buchungsvorschlag immer manuell prüfen, bevor Sie ihn an den Steuerberater übergeben.
Das hängt davon ab, ob Sie das ersetzende Scannen gemäß GoBD in Ihrem Unternehmen eingeführt haben. Wenn eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorliegt, dürfen Papierbelege nach dem digitalen Erfassen vernichtet werden. Ohne diese Dokumentation empfiehlt sich die parallele Aufbewahrung. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die konkrete Vorgehensweise.
Exportieren Sie alle Belege und Buchungsdaten aus DUO, bevor Sie die Plattform verlassen. Lexoffice und sevDesk bieten DATEV-Importroutinen für Stammdaten. Achten Sie darauf, dass Ihre Altbelege weiterhin GoBD-konform archiviert bleiben, auch wenn Sie das System wechseln. Ein Wechsel zu Beginn eines Geschäftsjahres vereinfacht die Übergabe erheblich und vermeidet Inkonsistenzen in laufenden Buchungsperioden.
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