§ 147 der Abgabenordnung regelt die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für buchführungspflichtige Unternehmen in Deutschland. Rechnungen, Bücher, Inventare und Bilanzen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden; für empfangene und versandte Geschäftsbriefe gilt eine Frist von sechs Jahren. Die Frist beginnt nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist. Originale dürfen vor Fristablauf nicht vernichtet werden, es sei denn, das Ersetzende Scannen nach BMF-Schreiben vom 02.08.2023 wurde korrekt angewendet. Die digitale Aufbewahrung erfordert ein GoBD-konformes Archivsystem mit gesicherter Unveränderbarkeit, Volltextsuche und rollenbasiertem Zugriffsschutz.
§ 147 der Abgabenordnung (AO) verpflichtet jeden Kaufmann und jedes buchführungspflichtige Unternehmen, bestimmte Unterlagen geordnet aufzubewahren und der Finanzbehörde auf Verlangen zugänglich zu machen. Die Vorschrift gilt für alle Steuerpflichtigen, die nach dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Einkommensteuergesetz (EStG) oder der Abgabenordnung selbst zur Buchführung verpflichtet sind.
Das Gesetz unterscheidet nach Art der Unterlage zwischen einer zehnjährigen und einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist. Neben der reinen Aufbewahrung verlangt § 147 Abs. 5 AO, dass die Unterlagen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar vorliegen. Für digitale Systeme bedeutet das: Exportfähigkeit in maschinenlesbare Formate sowie eine geordnete Indexstruktur, die dem Finanzamt eine ordnungsgemäße Prüfung ermöglicht.
Parallel zu § 147 AO greift § 14b UStG: Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Beide Vorschriften ergänzen sich; im Zweifel gilt die längere Frist.
Die folgende Übersicht zeigt, welche Unterlagen welcher Frist unterliegen:
10 Jahre Aufbewahrungspflicht:
6 Jahre Aufbewahrungspflicht:
Beachten Sie: Lieferscheine, die als Grundlage für eine Rechnungsprüfung dienen und damit Buchungsfunktion haben, können unter die Zehnjahresfrist fallen. Im Zweifel sollten Sie diese Unterlagen für zehn Jahre archivieren.
Die Frist beginnt nicht am Tag der Belegausstellung, sondern nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom 15. März 2024 löst eine Aufbewahrungspflicht aus, die erst am 31. Dezember 2034 endet. Erst ab dem 1. Januar 2035 darf dieses Dokument rechtssicher gelöscht oder vernichtet werden.
Für laufende Steuerverfahren, Betriebsprüfungen oder anhängige Gerichtsverfahren verlängert sich die Aufbewahrungspflicht über den regulären Fristablauf hinaus. § 147 Abs. 3 Satz 3 AO schreibt vor, dass Unterlagen so lange aufzubewahren sind, bis das jeweilige Verfahren bestandskräftig abgeschlossen ist.
Praxishinweis: Wer ein neues Buchhaltungsjahr beginnt und dabei Altbelege löschen möchte, sollte systematisch prüfen, ob offene Betriebsprüfungen oder schwebende Steuerstreitigkeiten die Fristen verlängern. Ein Löschprotokoll nach DSGVO-Grundsätzen schafft zusätzliche Nachweissicherheit gegenüber der Finanzbehörde.
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit dem Schreiben vom 02.08.2023 den Rahmen für das sogenannte Ersetzende Scannen konkretisiert. Danach darf ein Papierdokument nach dem Scannen vernichtet werden, wenn das digitale Abbild mit dem Original bildlich übereinstimmt und ein schriftlich dokumentierter Scan-Prozess in Form einer Verfahrensdokumentation vorliegt.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
Ausgenommen vom Ersetzenden Scannen sind bestimmte Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, etwa notariell beglaubigte Unterlagen oder Verträge, bei denen das Schriftformerfordernis gesetzlich vorgeschrieben ist.
Für elektronische Rechnungen gilt § 14b UStG: Eingangsrechnungen im PDF- oder ZUGFeRD-Format sind als Original digital und müssen nicht gedruckt werden. Das Ausdrucken und anschließende Vernichten der digitalen Version wäre ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019) definieren die Mindestanforderungen an ein digitales Archivsystem. Die GoBD gelten für alle Steuerpflichtigen, die digitale Systeme zur Buchführung einsetzen.
Ein GoBD-konformes System muss folgende Kriterien erfüllen:
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können steuerrechtliche und ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben. § 379 AO definiert entsprechende Ordnungswidrigkeiten und sieht Bußgelder von bis zu 5.000 EUR vor.
Schwerwiegender als das Bußgeld selbst sind die mittelbaren Konsequenzen:
Unternehmen, die Belege vorzeitig löschen oder vernichten, tragen die volle Beweislast dafür, dass keine steuerlichen Auswirkungen entstanden sind. Diese Position ist in einer Betriebsprüfung kaum zu halten.
Auf dem Markt stehen mehrere Softwarelösungen bereit, die den Anforderungen des § 147 AO und der GoBD entsprechen:
Bei der Auswahl eines Systems sollten Sie auf das GoBD-Testat des Anbieters achten. Ein Testat allein reicht jedoch nicht aus; die Verfahrensdokumentation des konkreten Einsatzszenarios in Ihrem Unternehmen muss separat erstellt und gepflegt werden.
Ein Systemwechsel stellt viele Unternehmen vor eine praktische Herausforderung: Die Altdaten müssen für die verbleibende Aufbewahrungsfrist weiterhin zugänglich sein. § 147 Abs. 5 AO schreibt vor, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar und maschinell auswertbar bleiben müssen.
Sie haben dabei zwei Optionen:
Unabhängig von der gewählten Option ist eine schriftliche Übergangsdokumentation erforderlich, die den Zeitpunkt des Wechsels, die migrierten Datenbestände und die eingesetzten Verfahren beschreibt. Diese Dokumentation ist Teil der Verfahrensdokumentation nach GoBD und muss ihrerseits zehn Jahre aufbewahrt werden.
Achten Sie bei Cloud-Lösungen auf vertragliche Regelungen zur Datenmitnahme: Ein Anbieter, der bei Vertragskündigung keinen vollständigen Datenexport ermöglicht, gefährdet Ihre Compliance nach § 147 AO. Prüfen Sie außerdem den Serverstandort; nach DSGVO-Grundsätzen empfiehlt sich eine Speicherung innerhalb der Europäischen Union.
Rechnungen unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO in Verbindung mit § 14b UStG. Die Frist beginnt nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Eine Rechnung aus dem Jahr 2024 muss folglich bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden und darf frühestens ab dem 1. Januar 2035 gelöscht werden.
Ja, wenn das Ersetzende Scannen nach den Vorgaben des BMF-Schreibens vom 02.08.2023 durchgeführt wurde. Voraussetzung ist eine schriftliche Verfahrensdokumentation, ein zeitnaher Scan nach Belegeingang und die Unveränderbarkeit des digitalen Abbilds. Bestimmte Dokumente, etwa notariell beglaubigte Urkunden oder Verträge mit gesetzlichem Schriftformerfordernis, müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden.
§ 379 AO sieht Bußgelder von bis zu 5.000 EUR vor. Weitreichender ist die Schätzungsbefugnis des Finanzamts nach § 162 AO: Fehlen Unterlagen, darf das Finanzamt den steuerpflichtigen Gewinn schätzen, was regelmäßig zu Steuernachzahlungen führt, die das Bußgeld um ein Vielfaches übersteigen können. Hinzu kommt das persönliche Haftungsrisiko für Geschäftsführer.
Ja. E-Mails, die Handelsbriefe im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO darstellen, also Angebote, Auftragsbestätigungen oder Reklamationen, unterliegen der sechsjährigen Aufbewahrungspflicht. E-Mails, die als Buchungsbeleg fungieren oder eine Rechnungsfunktion erfüllen, können der zehnjährigen Frist unterliegen. E-Mails müssen in ihrer ursprünglichen elektronischen Form aufbewahrt werden; ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend.
Bei Cloud-Lösungen gilt § 147 Abs. 2 AO: Der Datenzugriff der Finanzverwaltung muss jederzeit möglich sein, auch bei Servern im Ausland. Achten Sie auf vertragliche Exportrechte, einen Serverstandort innerhalb der EU nach DSGVO-Anforderungen und eine gesicherte Datenmigrationsoption bei Vertragskündigung. Das Finanzamt hat das Recht, Daten direkt per IDEA-Zugriff auf dem System des Unternehmens zu prüfen; das System muss diesen Zugriff technisch unterstützen.
%20(1).svg)
