Digitale Belegerfassung ist der Prozess, mit dem buchungsrelevante Dokumente wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenquittungen und Reisekostenabrechnungen elektronisch erfasst, maschinell ausgelesen und an Buchhaltungssysteme übergeben werden. Für Steuerberater und Buchführungskanzleien ist sie heute Voraussetzung dafür, Mandanten effizient zu betreuen.
Im buchhalterischen Kontext ist ein Beleg jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall belegt: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenquittungen, Kontoauszüge, Reisekostenabrechnungen oder Lieferscheine. Gemäß § 238 HGB und § 145 AO ist jeder Kaufmann verpflichtet, jeden Buchungssatz mit einem entsprechenden Beleg zu unterlegen.
Die digitale Belegerfassung erweitert dieses Grundprinzip: Statt Papierbelege in Ordner abzuheften, werden Dokumente eingescannt oder direkt digital empfangen und per Software verarbeitet. Moderne Lösungen nutzen OCR und KI-gestützte Datenextraktion, um buchungsrelevante Felder automatisch auszulesen.
Rechtlich maßgeblich sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) in der 2019 aktualisierten Fassung. Sie geben verbindlich vor, wie digitale Belege zu speichern und gegen Veränderung zu schützen sind.
Bei der manuellen Erfassung tippt ein Mitarbeiter die Belegdaten von Hand in die Buchhaltungssoftware ein. Der Mitarbeiter sichtet den Beleg, identifiziert die Pflichtfelder, gibt die Daten ein und legt den Beleg ab. Je nach Komplexität dauert das zwischen 3 und 7 Minuten pro Beleg.
Für einen Mandanten mit 80 Eingangsbelegen pro Monat sind das rund 400 Minuten Arbeitszeit (6,7 Stunden). Bei einem Stundensatz von 65 EUR entspricht das etwa 435 EUR pro Monat. Die Fehlerquote liegt erfahrungsgemäß bei 1 bis 4 Prozent.
Automatisierte Systeme kombinieren OCR-Texterkennung mit Machine-Learning-Modellen. Pro Beleg sind dann 30 bis 90 Sekunden realistisch. Das spart 70 bis 85 Prozent Zeit, bei einer Erkennungsgenauigkeit für Standardfelder von 95 bis 99 Prozent.
Wirtschaftlich rechnet sich das in den meisten Kanzleien schon ab 20 bis 30 Belegen pro Mandant und Monat.
Belege kommen typischerweise über vier Kanäle in das System: per Dokumentenscanner (mindestens 300 dpi), per Smartphone-App mit automatischer Bildkorrektur, per E-Mail-Import an eine dedizierte Kanzlei-Adresse oder per API-Anbindung direkt vom Lieferanten.
OCR wandelt das Bild in Text um. KI-Modelle identifizieren dann die buchungsrelevanten Felder: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferantendaten samt USt-IdNr, Netto- und Steuerbetrag, IBAN, Zahlungsziel und Skontobedingungen sowie die Kostenstelle. Bei Standardrechnungen liegt die Genauigkeit über 97 Prozent.
Die Software schlägt einen Buchungssatz vor. Grundlage sind historische Buchungsmuster, der hinterlegte Kontenrahmen (meist SKR 03 oder 04), die Lieferanten-Stammdaten und individuelle Regeln pro Mandant. In der Praxis erreichen die Systeme nach einigen Wochen Trefferquoten über 90 Prozent.
Bei DATEV-Kanzleien werden Belege und Buchungsstapel über DATEV-Belegtransfer oder ein standardisiertes Exportformat übergeben. Die Verknüpfung zwischen Belegbild und Buchungssatz stellt das System dabei automatisch her.
Lido extrahiert strukturierte Daten aus Belegen mit Hilfe trainierter KI-Modelle. Verarbeitet werden Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Quittungen und Lieferscheine. Die Extraktion ist layoutunabhängig, das heißt sie funktioniert auch bei Dokumenten, die nicht einem festen Standardformat folgen. Belege lassen sich per Drag-and-Drop, per E-Mail-Weiterleitung oder über die API einreichen. Sinnvoll ist Lido vor allem in Kanzleien mit hohem Dokumentenvolumen oder einer breiten Mischung an Belegtypen.
Die cloudbasierte Belegraum-Plattform von DATEV. Belege werden über Webportal oder App hochgeladen und in DATEV Rechnungswesen pro direkt mit den Buchungssätzen verknüpft. Wer ohnehin im DATEV-Umfeld arbeitet, hat hier den geringsten Integrationsaufwand.
Kombinierte Buchhaltungs- und Belegerfassungslösung für KMU. Über die Smartphone-App lassen sich Belege unterwegs fotografieren. Wer ohnehin Lexware nutzt, kommt damit ohne zusätzliches Tool aus.
Cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit integrierter Belegerfassung. Für den Steuerberaterexport gibt es eine DATEV-Schnittstelle. Zielgruppe sind Selbstständige und kleine Unternehmen.
Spezialisiert auf die Rechnungsverarbeitung in mittleren und größeren Unternehmen. Der Schwerpunkt liegt auf einem digitalen Freigabe-Workflow mit mehrstufigen Genehmigungskreisen. Schnittstellen zu DATEV und gängigen ERP-Systemen sind vorhanden.
| Tool | KI-Extraktion | DATEV | GoBD-Archiv | Zielgruppe | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|---|---|
| Lido | Ja, layoutunabhängig | Export | Ja | Kanzleien, Unternehmen | Auf Anfrage |
| DATEV Unternehmen Online | Grundlegend | Nativ | Ja | DATEV-Kanzleien | Ab ca. 5 EUR/Mandant |
| Lexware Buchhaltung | Grundlegend | Eingeschränkt | Ja | KMU | Ab ca. 8 EUR/Monat |
| sevDesk | Ja | DATEV-Export | Ja | Selbstständige, KMU | Ab ca. 13 EUR/Monat |
| Candis | Ja, KI-gestützt | Ja | Ja | Mittelstand | Auf Anfrage |
DATEV Unternehmen Online bildet die zentrale Datendrehscheibe zwischen Mandant und Kanzlei. Mandanten laden Belege über das Portal hoch; die Kanzlei ruft die Dokumente im DATEV-Rechenzentrum ab und verarbeitet sie in DATEV Rechnungswesen pro.
Übergeben werden die Daten in der Regel als DATEV-Buchungsstapel im CSV-Format, jeweils mit einer eindeutigen Belegbildverknüpfung zum Buchungssatz. Zertifizierte Partnerunternehmen können zusätzlich die Webservice-Schnittstellen nutzen.
Bevor Sie produktiv gehen, sollten Steuerberater- und Mandantennummer korrekt hinterlegt sein, die Belegbilder die DATEV-Mindestauflösung erfüllen und Buchungsperioden sowie Kontenrahmen zwischen den Systemen übereinstimmen. In der Praxis bewährt es sich, den Rollout zunächst mit einem Test-Mandanten zu fahren.
Die GoBD verlangen, dass elektronische Belege unveränderlich gespeichert werden. Nachträgliches Löschen, Überschreiben oder Verändern ist ohne lückenlose Protokollierung nicht zulässig.
GoBD Randnummer 59 fordert, dass Buchungen ohne schuldhaftes Zögern vorgenommen werden. Pufferzeiten von wenigen Tagen werden toleriert; wer mehrere Wochen Rückstand aufbaut, verstößt gegen die Anforderung.
Gemäß Randnummer 104 muss die digitale Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen. Helligkeit, Kontrast und Auflösung müssen so eingestellt sein, dass sich alle Pflichtangaben eindeutig lesen lassen.
Erforderlich ist eine schriftliche Beschreibung des DV-gestützten Buchführungssystems. Dazu gehören der organisatorische Ablauf, die Zugriffsrechte, die Sicherungsmaßnahmen und die Archivierungsstruktur.
Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Geben Sie neuen Mandanten eine klare Anleitung an die Hand, in der App, Foto-Qualität und akzeptierte Belegtypen geregelt sind. Je weniger Spielraum für Interpretation, desto sauberer kommt das Material in der Kanzlei an.
Jeder Buchungsbeleg sollte genau einen Geschäftsvorfall abbilden. Sammelbelege und PDFs mit mehreren Rechnungen sind die häufigste Ursache für falsche Kontierungen.
Sinnvoll ist eine wöchentliche Kontrolle des Rückstands. Belege, die nach zwei Werktagen nicht verarbeitet sind, sollten in einen Eskalationsprozess laufen, statt im Posteingang zu versacken.
Jede Software-Änderung muss dokumentiert werden. Halten Sie die Dokumentation versioniert vor, mit Änderungsdatum und verantwortlicher Person.
Bevor das System für alle Mandanten ausgerollt wird, empfiehlt sich ein Pilotbetrieb mit zwei bis drei Mandanten aus unterschiedlichen Branchen. So fallen Sonderfälle früh auf.
In der Regel nein, sofern die digitale Erfassung GoBD-konform erfolgt. Beim ersetzenden Scannen dürfen Papieroriginale nach dem Scanvorgang vernichtet werden, wenn das Digitalisat bildlich mit dem Original übereinstimmt und unveränderlich archiviert ist.
Ja, sofern die App ausreichende Bildqualität sicherstellt und das Bild zeitnah in ein GoBD-konformes Archivsystem übertragen wird.
Sammelbelege fassen mehrere Vorgänge auf einem Dokument zusammen. Wenn alle Positionen einem Buchungssatz zugeordnet werden können, wird der Beleg als Gesamtdokument verarbeitet. Sonst ist eine manuelle Aufteilung oder Splittbuchung erforderlich.
Kassenbelege bis 250 Euro brutto gelten gemäß § 33 UStDV als Kleinbetragsrechnungen mit reduzierten Pflichtangaben. Thermisch gedruckte Kassenbons sollten zeitnah fotografiert werden.
Eingangsrechnungen aus EU-Ausland und Drittländern unterliegen besonderen Regelungen (Reverse-Charge, § 13b UStG). Automatische Systeme erkennen ausländische Lieferanten anhand der USt-IdNr und können entsprechende Kontierungshinweise geben.
Für Buchungsbelege gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Über den gesamten Zeitraum müssen die Belege maschinell lesbar bleiben.
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