§ 14 UStG legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie als ordnungsgemäß gilt und der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Das Gesetz nennt neun Pflichtangaben: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, handelsübliche Beschreibung der Leistung, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Für Rechnungen unter 250 EUR gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Ab 2025 greift im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG in Verbindung mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024).
§ 14 UStG verpflichtet jeden Unternehmer, der eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person ausführt, auf Verlangen eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, besteht diese Pflicht auch gegenüber Privatpersonen. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden.
Der Begriff "Rechnung" umfasst nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig davon, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Auch eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn, also eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger, gilt als Rechnung, sofern beide Parteien dies vereinbart haben.
Die praktische Bedeutung einer ordnungsgemäßen Rechnung liegt vor allem im Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Fehlt eine der gesetzlich geforderten Angaben oder ist sie fehlerhaft, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Dieses Risiko trägt in erster Linie der Rechnungsempfänger, auch wenn der Fehler vom Aussteller verursacht wurde.
§ 14 Abs. 4 UStG listet die Mindestangaben auf, die jede Rechnung enthalten muss. Die folgenden neun Angaben sind für B2B-Rechnungen verbindlich:
Rechnungen über Vorauszahlungen unterliegen denselben Anforderungen, auch wenn die Leistung zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung noch nicht vollständig erbracht wurde.
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR nicht übersteigt, sieht § 33 UStDV eine Erleichterung vor. Diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich folgende Angaben enthalten:
Die Rechnungsnummer, die Angabe des Leistungsempfängers und die Steuernummer des Ausstellers sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich. Diese Vereinfachung gilt auch für maschinell erstellte Kassenzettel und Quittungen.
Die Grenze von 250 EUR bezieht sich auf den Bruttobetrag, also den Gesamtrechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Übersteigt eine Rechnung diesen Betrag auch nur geringfügig, gelten die vollständigen Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG. Eine nachträgliche Aufteilung in mehrere Kleinbetragsrechnungen zur Umgehung der Grenze ist steuerrechtlich nicht zulässig.
Die Erleichterung findet keine Anwendung auf innergemeinschaftliche Lieferungen sowie auf Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet.
Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024) wurde § 14 UStG grundlegend geändert. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung wird stufenweise eingeführt:
Eine E-Rechnung im Sinne des neuen § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) und XRechnung die zulässigen Formate.
Rechnungen, die lediglich als PDF per E-Mail versandt werden, gelten nach der neuen Rechtslage nicht mehr als E-Rechnung. Sie fallen unter den Begriff der "sonstigen Rechnung" und sind ab den jeweiligen Stichtagen für ausstellungspflichtige Unternehmen nicht mehr ausreichend.
Neben den allgemeinen Pflichtangaben sieht § 14a UStG zusätzliche Anforderungen für bestimmte Umsätze vor.
Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG): Schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, muss die Rechnung den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten. Ein Steuerausweis durch den Rechnungsaussteller unterbleibt in diesen Fällen. Das Reverse-Charge-Verfahren gilt beispielsweise für Bauleistungen zwischen Unternehmen, die selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen, sowie für viele grenzüberschreitende Dienstleistungen an inländische Unternehmer.
Innergemeinschaftliche Lieferungen: Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen nach § 4 Nr. 1b UStG muss die Rechnung die USt-IdNr. des Leistungsempfängers enthalten. Der Hinweis auf die Steuerfreiheit der Lieferung ist ebenfalls verpflichtend. Die korrekte Angabe ist Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung.
Gutschriften: Rechnet der Leistungsempfänger ab, muss das Dokument ausdrücklich und eindeutig als "Gutschrift" bezeichnet werden. Der Begriff "Gutschrift" hat im Umsatzsteuerrecht eine andere Bedeutung als im kaufmännischen Sprachgebrauch und ist nicht mit einer Rechnungskorrektur gleichzusetzen. Wird das Dokument fälschlicherweise als "Gutschrift" bezeichnet, obwohl es sich um eine normale Rechnung handelt, kann dies zur Steuerschuld kraft falschen Ausweises führen.
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist eine Angabe unrichtig, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Empfänger versagen. Dies gilt auch dann, wenn der Empfänger die Unrichtigkeit nicht verschuldet hat. Der Bundesfinanzhof hat in mehreren Entscheidungen bestätigt, dass der Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung voraussetzt und das Risiko für Fehler beim Empfänger liegt.
In der Praxis bedeutet das: Der Rechnungsempfänger muss die geltend gemachte Vorsteuer nachzahlen und gegebenenfalls Nachzahlungszinsen tragen. Auf den Rechnungsaussteller kann der Empfänger in einem solchen Fall zivilrechtlich Regress nehmen, was in der Praxis jedoch zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand verursacht.
Besondere Sorgfalt ist geboten, wenn der Rechnungsaussteller unter einer Adresse firmiert, an der er tatsächlich keine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt. Obwohl der Bundesfinanzhof Briefkastenadressen unter bestimmten Voraussetzungen akzeptiert, prüft die Finanzverwaltung solche Konstellationen bei Betriebsprüfungen kritisch.
§ 31 UStDV regelt die Möglichkeit, fehlerhafte Rechnungen zu berichtigen. Eine Rechnungsberichtigung ist zulässig, wenn die ursprüngliche Rechnung Pflichtangaben enthält, die fehlen oder fehlerhaft sind. Die Berichtigung erfolgt durch ein Dokument, das ausdrücklich und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt und die korrigierten Angaben enthält.
Die Rechnungsberichtigung wirkt nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesfinanzhofs grundsätzlich auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsausstellung zurück, sofern die ursprüngliche Rechnung bestimmte Mindestangaben enthielt, insbesondere Aussteller, Empfänger und Leistungsbeschreibung. Fehlte hingegen eine Pflichtnummer oder ein Steuerbetrag vollständig, kann die rückwirkende Wirkung versagt werden.
Unternehmen sollten fehlerhafte Rechnungen unverzüglich korrigieren, sobald der Fehler bekannt wird. Je länger die Korrektur hinausgezögert wird, desto größer ist das Risiko, dass das Finanzamt die Rückwirkung ablehnt und Nachzahlungszinsen nach § 233a AO anfallen. Korrekturdokumente sollten archiviert und der ursprünglichen Rechnung zugeordnet werden.
Für die korrekte Erstellung, den Versand und die Verwaltung von Rechnungen stehen verschiedene Softwarelösungen zur Verfügung. Die folgende Übersicht gibt einen Überblick über verbreitete Anbieter auf dem deutschen Markt:
Bei der Auswahl einer Software sollten Unternehmen auf die Unterstützung strukturierter E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD) achten, da diese ab den gesetzlichen Stichtagen verpflichtend werden. Eine direkte Anbindung an die Buchhaltungssoftware des Steuerberaters reduziert den manuellen Abstimmungsaufwand und minimiert das Risiko von Pflichtangabenfehlern.
Ja. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG schreibt eine fortlaufende Nummer vor, die einmalig vergeben wird. Die Nummernkreise dürfen nach Bereichen, etwa nach Filialen oder Produktkategorien, aufgeteilt werden, müssen aber insgesamt eindeutig sein. Lücken in der Nummerierung können bei einer Betriebsprüfung zu Nachfragen führen und im Einzelfall als Indiz für nicht verbuchte Umsätze gewertet werden.
Ja. Ein Leistungszeitraum wie "Leistungsmonat März 2026" ist ausreichend, wenn die Leistung über diesen gesamten Zeitraum erbracht wurde. Bei punktuellen Leistungen, etwa einer Beratung an einem bestimmten Tag, sollte das konkrete Datum angegeben werden, um Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden.
Beide Angaben sind nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG gleichwertig. Die Angabe einer gültigen USt-IdNr. erfüllt die gesetzliche Anforderung vollständig. Ein Unternehmer kann auch beide Nummern angeben, ohne dass dies steuerrechtliche Konsequenzen hat. Maßgeblich ist allein, dass mindestens eine der beiden Nummern korrekt und aktuell ist.
Das hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab. Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 EUR müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Für alle übrigen inländischen Unternehmen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Unabhängig von diesen Stichtagen müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen.
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Nach § 31 UStDV und der dazu ergangenen Rechtsprechung ist eine rückwirkende Berichtigung möglich, wenn die ursprüngliche Rechnung Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger und eine Leistungsbeschreibung enthielt. Fehlte hingegen eine Pflichtangabe vollständig, ist die Rückwirkung nicht garantiert. Die Korrektur sollte daher so früh wie möglich erfolgen und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.
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