XRechnung ist das in Deutschland vorgeschriebene elektronische Rechnungsformat für Rechnungen an Bundesbehörden. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Unternehmen, die Aufträge der Bundesverwaltung über 1.000 Euro netto abrechnen, eine valide XRechnung übermitteln. Mit der B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025 wird das Format auch zwischen Unternehmen relevant.
XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat. Es ist der nationale Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Norm EN 16931 um.
Die technische Pflege liegt bei der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), einer gemeinsamen Einrichtung von Bund und Ländern. Aktuell gilt XRechnung 3.0.
Anders als bei einer klassischen PDF-Rechnung gibt es keine menschenlesbare Ansicht. Die Rechnungsdaten liegen ausschließlich als strukturiertes XML vor.
Es gibt zwei zulässige Syntaxen: UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), die in Deutschland am häufigsten verwendet wird, und OASIS Universal Business Language (UBL), die in anderen europäischen Ländern verbreiteter ist.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reine XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Menschenlesbar | Nein | Ja |
| Pflicht für Bundesbehörden | Ja | Nur Profil XRECHNUNG |
| B2B-Rechnungen ab 2025 | Zulässig | Zulässig |
| Typischer Einsatz | B2G-Rechnungsstellung | B2B, gemischte Empfänger |
Wer nur an Bundesbehörden rechnet, braucht XRechnung. Wer an gemischte Empfänger rechnet, ist mit ZUGFeRD oft besser bedient: Der PDF-Anteil bleibt auch dann lesbar, wenn der Empfänger keine strukturierte Rechnungsverarbeitung hat.
Auf Bundesebene gilt seit dem 27. November 2020: Wer Rechnungen an oberste Bundesbehörden stellt und der Nettobetrag 1.000 Euro übersteigt, muss eine valide XRechnung übermitteln. Die Übermittlung läuft entweder über das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (OZG-RE) oder das europäische Peppol-Netzwerk.
Auf Länderebene haben alle Bundesländer die EU-Richtlinie umgesetzt, allerdings zu unterschiedlichen Zeitpunkten und mit verschiedenen Schwellenwerten. Die genauen Regelungen lohnt es, vor dem ersten Versand beim jeweiligen Land zu prüfen.
Im B2B-Bereich rollt die Pflicht stufenweise an: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz selbst E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 dann alle.
Eine XRechnung ist ein XML-Dokument. Die Struktur ist durch die EN 16931 und die ergänzenden KoSIT-Spezifikationen vorgegeben.
Zu den Pflichtfeldern gehören Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Name, Anschrift und USt-IdNr des Rechnungsstellers, Name und Anschrift des Empfängers, die Leitweg-ID (Feld BT-10), Lieferdatum oder Leistungszeitraum, die Rechnungspositionen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Nettostückpreis, Steuerkategorie, Steuersatz und Steuerbetrag, die Rechnungssummen sowie Zahlungsbedingungen und IBAN.
Die Leitweg-ID ist das Routing-Element. Sie ordnet eine XRechnung einer empfangenden Stelle zu. Ein falsch erfasstes Zeichen reicht aus, und die Rechnung wird automatisch abgelehnt.
Vor der Übermittlung sollte jede XRechnung durch zwei Validierungsstufen laufen: Die Syntaxvalidierung prüft gegen die XSD-Schema-Definition, die semantische Validierung gegen die über 300 Geschäftsregeln im KoSIT-Regelwerk. Der KoSIT stellt unter validator.xrechnung.de einen kostenlosen Online-Validator bereit.
Das Online-Rechnungseingangsportal des Bundes (OZG-RE) hat einen webbasierten Erstellungsassistenten. Für Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen reicht das in der Regel aus.
Daneben gibt es eigenständige Web-Tools verschiedener Anbieter, kostenfrei oder kostenpflichtig.
Die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk haben XRechnung als zusätzliches Ausgabeprofil. Auch Software, die primär ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt, kann oft XRechnungen ausgeben.
Bei hohem Rechnungsvolumen oder komplexen ERP-Systemen lohnt sich eine API-Integration. Spezialisierte Dienstleister haben APIs für die programmgesteuerte Erzeugung.
Lido extrahiert strukturierte Daten aus XRechnungen, ZUGFeRD-Dokumenten und klassischen PDF-Rechnungen. Eingehende XML-Dateien werden analysiert, und die Rechnungsfelder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Nettobetrag, Steuerdaten, Zahlungsziel und Leitweg-ID kommen in einem maschinenlesbaren Format heraus. Alle drei Eingangsformate laufen durch denselben Workflow. Bei gemischten Rechnungsbeständen spart das den Schritt, jedes Format einzeln zu verarbeiten.
DATEV ist die Plattform für den digitalen Belegaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberatern. XRechnungen lassen sich importieren und werden in die DATEV-Buchhaltung übernommen.
sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Sie importiert XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente.
In Lexoffice lassen sich XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente in die Belegverwaltung importieren.
| Funktion | Lido | DATEV UO | sevDesk | Lexoffice |
|---|---|---|---|---|
| XRechnung-Import | Ja | Ja | Ja | Ja |
| ZUGFeRD-Import | Ja | Eingeschränkt | Ja | Ja |
| PDF-Extraktion | Ja | Nein | Eingeschränkt | Eingeschränkt |
| API-Zugang | Ja | Ja | Ja | Ja |
| DATEV-Export | Ja | Nativ | Ja | Ja |
Mit Abstand am häufigsten geht die Leitweg-ID schief. Tippfehler, fehlende oder zu viele Bindestriche, veraltete IDs nach organisatorischen Änderungen: Das sind die typischen Ursachen.
Inkonsistente Steuersätze und Steuerbeträge sind ein weiteres häufiges Problem. Wenn der Steuerbetrag nicht exakt aus Nettobetrag und Steuerprozentsatz resultiert, lehnt der KoSIT-Validator die Rechnung ab.
Auch bei Anhängen passieren Fehler. Sie müssen als Base64-kodierter Binärinhalt vollständig im XML eingebettet sein. Externe Dateipfade oder Hyperlinks funktionieren nicht.
Bei manuell erstellten XRechnungen werden Pflichtfelder wie Lieferdatum, IBAN oder USt-IdNr gelegentlich vergessen. Das ist besonders bei selten genutzten Workflows ein Risiko.
Schließlich kommt es vor, dass Rechnungen auf Basis veralteter XRechnung-Versionen erstellt werden. Aktuelle Empfangsportale weisen diese ab.
Ja. Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene stellt und über 1.000 Euro netto abrechnet, muss eine XRechnung übermitteln. Die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle. Im B2B-Bereich gilt die Empfangspflicht seit 2025 ebenfalls für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
Ja. Das OZG-RE des Bundes hat einen kostenlosen webbasierten Erstellungsassistenten. Daneben gibt es weitere kostenfreie Web-Tools und Open-Source-Bibliotheken wie den Mustang Validator.
Der KoSIT stellt unter validator.xrechnung.de einen kostenlosen Online-Validator bereit. Alternativ gibt es den Mustang Validator als quelloffene Java-Bibliothek.
Ja. Anhänge werden als Base64-kodierte Binärdaten innerhalb des XML-Dokuments eingebettet. Das OZG-RE akzeptiert PDF, PNG und JPEG mit einer Gesamtgröße von bis zu 10 MB.
Bundesbehörden akzeptieren XRechnung und in einigen Fällen ZUGFeRD 2.x mit dem Profil XRECHNUNG. ZUGFeRD im Profil Comfort oder Basic reicht für Bundesbehörden nicht aus. Auf Landesebene sind die Anforderungen unterschiedlich.
Seit dem 1. Januar 2025. Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland müssen seitdem strukturierte elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 empfangen können.
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