Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Versandpflicht folgt gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 für alle inländischen B2B-Rechnungsaussteller. Gesetzliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 22. März 2024, das § 14 UStG grundlegend neu fasst.
Die E-Rechnung Pflicht ist die gesetzliche Verpflichtung für inländische B2B-Unternehmen in Deutschland, Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat.
Das Gesetz fasst § 14 Abs. 1 UStG neu. Nach der neuen Definition ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.
Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, gelten ab Ende der jeweiligen Übergangsfristen als "sonstige Rechnungen". Dazu zählen PDF-Dateien ohne eingebettetes XML, Word-Dokumente, Bildformate und gescannte Papierrechnungen.
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern gemäß § 2 UStG, sofern der Umsatz steuerbar und nicht steuerbefreit ist. Die Zustimmungspflicht des Empfängers für die elektronische Rechnungsübermittlung entfällt nach neuem Recht.
| Datum | Pflicht | Betroffene Unternehmen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Empfangspflicht | Alle inländischen B2B-Unternehmen |
| 31. Dezember 2026 | Ende allgemeine Versands-Übergangsfrist | Alle Unternehmen (Papier/PDF mit Zustimmung) |
| 1. Januar 2027 | Versandpflicht | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro |
| 31. Dezember 2027 | Ende EDI-Übergangsfrist | Unternehmen mit EDI-Verfahren |
| 1. Januar 2028 | Versandpflicht | Alle inländischen B2B-Unternehmen |
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine dedizierte E-Mail-Adresse reicht als Empfangskanal. Eine spezielle Softwareplattform oder ein EDI-System ist nicht vorgeschrieben.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr 2025 zur Ausstellung konformer E-Rechnungen verpflichtet. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen.
Die E-Rechnung Pflicht betrifft alle Unternehmer im Sinne des § 2 UStG, die inländische B2B-Umsätze tätigen. Branche, Rechtsform und Unternehmensgröße spielen keine Rolle.
Damit die Pflicht greift, müssen mehrere Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein: Beide Parteien sind im Inland ansässig, der Umsatz ist nach § 1 UStG steuerbar, der Umsatz ist nicht nach § 4 UStG umsatzsteuerbefreit, und es handelt sich um einen Umsatz zwischen zwei Unternehmern (B2B).
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Versandpflicht ausgenommen, weil die E-Rechnung Pflicht an die Umsatzsteuerpflicht geknüpft ist. Empfangsfähig müssen sie trotzdem sein.
Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG, Fahrausweise nach § 34 UStDV sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
XRechnung ist der deutsche Kernstandard für strukturierte elektronische Rechnungen und basiert vollständig auf der EN 16931. Es ist ein reines XML-Format und seit April 2020 verpflichtend für Rechnungen an Bundesbehörden.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Konform sind nur die Profile, die der EN 16931 entsprechen: ZUGFeRD-Profil EN 16931 (Comfort), ZUGFeRD-Profil Extended und ZUGFeRD-Profil XRechnung. Die Profile Minimum, Basic WL und Basic reichen nicht aus.
EDI-Verfahren dürfen unter bestimmten Bedingungen bis zum 31. Dezember 2027 weiter verwendet werden, sofern die Daten in ein EN-16931-konformes Format umwandelbar sind.
Nach Ablauf der Übergangsfristen sind nicht mehr anerkannt: PDF-Dateien ohne EN-16931-konformes XML, Papierrechnungen, Word- oder Excel-Dokumente, Bildformate sowie ZUGFeRD unterhalb des Profils EN 16931.
Richten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein und teilen Sie diese Ihren Lieferanten mit.
Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Software ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien lesen und verarbeiten kann.
Damit Sie die strukturierten Rechnungsdaten produktiv nutzen können, sollten Sie die Datenpunkte aus eingehenden E-Rechnungen automatisch in Ihre Systeme übernehmen.
Sobald die Versandpflicht in Kraft tritt, müssen Ihre Ausgangsrechnungen in einem konformen Format ausgestellt werden.
Informieren Sie Ihre Lieferanten frühzeitig über Ihren Empfangskanal und die gewünschten Formate.
Eingehende E-Rechnungen sind nach § 147 AO zehn Jahre im Originalformat aufzubewahren.
Lido extrahiert Daten aus eingehenden Rechnungen automatisch. Die Software verarbeitet ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien sowie klassische PDF-Rechnungen und liest daraus die Pflichtfelder nach § 14 UStG aus: Rechnungsnummer, Datum, Lieferantendaten, Positionszeilen, Steuerbeträge und Zahlungsziele. Wer ab 2025 mit einem steigenden Volumen an ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien rechnet, kann Lido als Verarbeitungsschicht zwischen Rechnungseingang und Buchhaltungssystem einsetzen. Per API lässt sich Lido an bestehende Systeme anbinden. Es gibt einen kostenlosen Tarif.
DATEV Unternehmen Online ist eine cloudbasierte Buchhaltungsplattform mit enger Anbindung an Steuerberater. Sie unterstützt den Empfang und die Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumenten.
Lexoffice ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für kleine und mittlere Unternehmen. Die Software unterstützt die Erstellung ZUGFeRD-konformer Ausgangsrechnungen und die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen.
sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für KMU mit Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD.
Candis ist eine spezialisierte Plattform für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die Steuerung mehrstufiger Freigabe-Workflows.
| Anbieter | Schwerpunkt | ZUGFeRD/XRechnung | API |
|---|---|---|---|
| Lido | Datenextraktion E-Rechnungen + PDFs | Ja | Ja |
| DATEV Unternehmen Online | Cloud-Buchhaltung mit Steuerberater | Ja | Eingeschränkt |
| Lexoffice | Cloud-Buchhaltung KMU | Ja | Ja |
| sevDesk | Cloud-Buchhaltung KMU | Ja | Ja |
| Candis | Eingangsrechnungen, Freigabe-Workflows | Ja | Ja |
Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG voraus. Erhält ein Unternehmen nach Ablauf der Übergangsfristen eine Rechnung, die nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen.
Stellt Ihr Unternehmen nach Beginn der eigenen Versandpflicht weiterhin nicht konforme Rechnungen aus, können Ihre Kunden den Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Wird in einer Betriebsprüfung die Vorsteuer aberkannt, entstehen Steuernachforderungen mit Zinsen nach § 233a AO.
Unternehmen, die ab 2027 unter die Versandpflicht fallen, sollten spätestens 2026 mit der Umstellung beginnen.
Ja. Die E-Rechnung Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme. Die Versandpflicht wird gestaffelt eingeführt.
Ja. Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto sind gemäß § 33 UStDV ausgenommen. Für diese dürfen weiterhin Papier oder sonstige elektronische Rechnungen ausgestellt werden.
Nein. Die E-Rechnung Pflicht gilt ausschließlich für den B2B-Bereich. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht erfasst.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle B2B-Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle.
Nein. Eine PDF-Datei ohne eingebettetes EN-16931-konformes XML erfüllt nicht die gesetzliche Definition. Die einzige Ausnahme bilden Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto.
Die deutsche Pflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Transaktionen. Die ViDA-Initiative der EU-Kommission sieht eine EU-weite Harmonisierung mit digitalem Echtzeit-Reporting ab 2030 vor.
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