ZUGFeRD ist das in Deutschland am weitesten verbreitete Format für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Es kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei und erfüllt die Anforderungen der seit 2025 geltenden E-Rechnungspflicht. Dieser Leitfaden erklärt den technischen Aufbau, die Versionsgeschichte und die Profilhierarchie und zeigt, wie Sie ZUGFeRD-Rechnungen in der Buchhaltungspraxis empfangen und verarbeiten.
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Der Name bezeichnet sowohl das herausgebende Gremium als auch seine Funktion als verbindlicher Leitfaden für die Implementierung elektronischer Rechnungen im deutschen Markt.
Herausgegeben wird der Standard vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), einem Konsortium aus Unternehmen, Verbänden und Behörden. Dem FeRD gehören unter anderem das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz, große Softwarehersteller wie SAP und DATEV sowie Verbände wie der Bitkom und der Verband der Automobilindustrie an.
Technisch ist ZUGFeRD ein hybrides Rechnungsformat: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei, in die eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Der menschliche Leser sieht ein gewöhnliches PDF-Dokument. Ein Buchhaltungssystem liest dagegen die XML-Datei aus und extrahiert daraus alle relevanten Rechnungsdaten ohne manuelle Eingabe.
Die XML-Komponente basiert auf dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)-Datenmodell und folgt ab Version 2.0 dem semantischen Datenmodell der europäischen Norm EN 16931.
Der praktische Vorteil von ZUGFeRD gegenüber reinen XML-Formaten wie XRechnung liegt in der Rückwärtskompatibilität. Empfänger ohne spezialisierte Software öffnen die Rechnung als gewöhnliches PDF, während automatisierte Systeme parallel die XML-Daten verarbeiten.
Im deutschen E-Rechnungskontext begegnen Finance-Teams regelmäßig drei Begriffe, die sich überschneiden, aber nicht identisch sind: E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung.
Eine E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden deutschen Gesetzgebung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF oder eine eingescannte Papierrechnung gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung.
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das für den B2G-Bereich (Unternehmen an Behörden) in Deutschland verpflichtend ist. ZUGFeRD ergänzt die XML durch eine visuelle PDF-Schicht und eignet sich damit besonders für den B2B-Bereich.
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung | Einfaches PDF |
|---|---|---|---|
| Technisches Format | PDF/A-3 mit XML | Reines XML | PDF ohne strukturierte Daten |
| Visuell lesbar | Ja | Nein | Ja |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja | Nein |
| Erfüllt E-Rechnungspflicht | Ja (ab Profil EN16931) | Ja | Nein |
| Geeignet für B2G | Eingeschränkt | Ja (verpflichtend) | Nein |
| Geeignet für B2B | Ja | Ja | Nur Übergangslösung |
Seit der Veröffentlichung der ersten Version hat ZUGFeRD mehrere Überarbeitungen durchlaufen.
Die erste offizielle Version führte das Hybrid-Konzept aus PDF/A-3 und eingebetteter XML ein. Die Profilhierarchie bestand aus BASIC, COMFORT und EXTENDED. Die eingebettete XML-Datei trug den Namen ZUGFeRD-invoice.xml.
Version 2.0 war ein technischer Neuaufbau. Das Format wurde an die EU-Norm EN 16931 angepasst. Die Profilbezeichnungen änderten sich zu MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN16931 und EXTENDED.
Mit Version 2.1 erfolgte die Harmonisierung mit dem französischen Standard Factur-X. ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 sind technisch identische Formate. Die XML-Datei trägt seitdem den Namen factur-x.xml. Zusätzlich wurde das Profil XRECHNUNG eingeführt.
ZUGFeRD 2.3 ist die aktuelle Version. Sie verbessert die Kompatibilität mit der Factur-X-1.07-Spezifikation und passt einzelne Pflichtfelder an die seit dem 01. Januar 2025 geltende deutsche E-Rechnungspflicht an.
ZUGFeRD verwendet PDF/A-3 als äußeres Containerformat. PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Archivformat, das die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten sicherstellt. Die Variante PDF/A-3 erlaubt das Einbetten beliebiger Dateitypen als Anhang.
Die XML-Datei trägt den standardisierten Namen factur-x.xml (ab ZUGFeRD 2.1). Sie folgt der UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) D16B-Syntax.
ZUGFeRD 2.x definiert fünf Konformitätsstufen, die als Profile bezeichnet werden.
Das Profil MINIMUM enthält nur die erforderlichen Felder, hat keine Positionsebene und keine Zahlungsbedingungen. Für klassische Rechnungsstellung eignet es sich nicht.
BASIC WL (Without Lines) ergänzt MINIMUM um Zahlungsinformationen, enthält aber ebenfalls keine Positionsebene. Es eignet sich für einfache Pauschalrechnungen.
BASIC enthält Einzelpositionen mit Beschreibung, Menge und Einheitspreis. Für viele KMU-Anwendungsfälle reicht es aus.
EN16931 (auch Comfort genannt) ist vollständig konform mit der EU-Norm EN 16931 und die übliche Wahl für Unternehmen.
EXTENDED erweitert EN16931 um branchenspezifische Felder und kommt etwa in der Automobilindustrie und im Großhandel zum Einsatz.
Bei der manuellen Verarbeitung öffnet ein Buchhalter die ZUGFeRD-Datei in einem PDF-Reader, liest die Rechnungsdaten visuell und überträgt sie in das Buchhaltungssystem. Die eingebettete XML wird dabei nicht genutzt, der Effizienzgewinn des Formats geht damit verloren.
Bei der automatischen Verarbeitung liest eine Software die XML-Schicht der ZUGFeRD-Datei direkt aus. Ein typischer Ablauf sieht so aus: Die ZUGFeRD-Datei geht ein, die Software extrahiert die XML aus dem PDF/A-3-Container und liest die GuidelineID, um Version und Profil zu bestimmen. Anschließend parst sie die XML, validiert die Pflichtfelder und gleicht die Gesamtbeträge zwischen XML- und PDF-Schicht ab. Zum Abschluss übergibt das System die Daten an das ERP und archiviert die Rechnung im PDF/A-3-Format.
Lido ist ein Dienst zur strukturierten Datenextraktion aus Eingangsrechnungen, der für ZUGFeRD- und XRechnung-Formate optimiert ist. Anders als allgemeine OCR-Lösungen liest Lido bei ZUGFeRD-Rechnungen zuerst die eingebettete XML-Datei aus und nutzt die PDF-Schicht nur als Fallback oder zur Validierung. Unterstützt werden ZUGFeRD-Versionen 1.0 bis 2.3, XRechnung und einfache PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten. Finance-Teams können Lido über eine REST-API anbinden oder extrahierte Daten in ihr Buchhaltungssystem exportieren. Es gibt einen kostenlosen Einstiegstarif.
DATEV Unternehmen Online ist die cloudbasierte Belegverarbeitungsplattform von DATEV und richtet sich an Unternehmen im DATEV-Umfeld. Die Plattform importiert ZUGFeRD-Rechnungen und übergibt die extrahierten Daten an DATEV Rechnungswesen.
Stampli ist eine cloudbasierte Kreditorenbuchhaltungslösung für kollaborative Rechnungsfreigabe und mehrstufige Genehmigungsworkflows. Das System importiert ZUGFeRD-Rechnungen.
Candis ist eine deutsche Kreditorenbuchhaltungslösung für automatisierte Belegverarbeitung mit KI-gestützten Buchungsvorschlägen. Das System unterstützt ZUGFeRD und hat direkte Schnittstellen zu DATEV und Lexoffice.
ABBYY Vantage ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die mit KI-gestützter Dokumentenklassifikation und Datenextraktion verschiedene Dokumententypen verarbeitet.
| Tool | XML-Extraktion | XRechnung | Kostenloser Einstieg | API | DATEV |
|---|---|---|---|---|---|
| Lido | Ja (XML primär) | Ja | Ja | Ja | Ja |
| DATEV Unternehmen Online | Ja | Ja | Nein | Eingeschränkt | Nativ |
| Stampli | Ja | Eingeschränkt | Nein | Ja | Ja |
| Candis | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| ABBYY Vantage | Konfigurierbar | Konfigurierbar | Nein | Ja | Über Middleware |
Das im März 2024 in Kraft getretene Wachstumschancengesetz hat die rechtliche Grundlage für die verpflichtende E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich geschaffen.
Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle inländischen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 01. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 01. Januar 2028 gilt diese Versandpflicht für alle weiteren inländischen B2B-Rechnungen.
ZUGFeRD ist gesetzeskonform. Für Ausgangsrechnungen empfiehlt sich das Profil EN16931 oder EXTENDED. Das Profil MINIMUM allein reicht für die meisten Anwendungsfälle nicht aus.
Standard-PDF-Reader zeigen eingebettete ZUGFeRD-XML-Anhänge entweder nicht an oder erlauben keinen direkten Zugriff darauf. Adobe Acrobat Reader zeigt den Anhang im Bereich "Anlagen". Für die eigentliche Datenverarbeitung benötigen Sie ZUGFeRD-fähige Software.
Wenn eine Software das Profil EN16931 deklariert, aber Pflichtfelder dieses Profils fehlen, schlägt die Validierung beim Empfänger fehl.
Ein häufiger Fehler ist die fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten, die ab Profil BASIC verpflichtend ist.
Ein Empfangssystem, das nur ZUGFeRD 1.0 unterstützt, kann eine ZUGFeRD-2.x-Datei nicht korrekt verarbeiten.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML. Empfänger können die Rechnung als normales PDF lesen, während Softwaresysteme die XML-Schicht verarbeiten. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung, das für die Rechnungsstellung an deutsche Bundesbehörden verpflichtend ist. Beide Formate basieren inhaltlich auf der EU-Norm EN 16931.
Mehrere Anbieter ermöglichen die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen in kostenlosen Einstiegstarifen, darunter Lexoffice und sevDesk für kleine Rechnungsvolumen. Für technisch versierte Anwender stehen Open-Source-Bibliotheken wie Mustang (Java) und horstoeko/zugferd (PHP) kostenfrei zur Verfügung.
Seit dem 01. Januar 2025 sind inländische umsatzsteuerpflichtige Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. ZUGFeRD ist ein gesetzeskonformes Format, das diese Anforderung erfüllt. Die Verpflichtung zum Versand tritt für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz ab dem 01. Januar 2027 in Kraft, für alle anderen ab dem 01. Januar 2028.
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist das Profil EN16931 die empfohlene Wahl. Es erfüllt vollständig die Anforderungen der EU-Norm EN 16931, enthält eine Positionsebene und ist mit nahezu allen empfangenden Systemen kompatibel.
Der Mustang-Validator ist ein verbreitetes Open-Source-Werkzeug für die technische Validierung der XML-Schicht. FeRD stellt auf seiner Website eine Online-Validierung bereit. Die PDF/A-3-Konformität des Containers lässt sich mit dem Tool veraPDF prüfen.
Technisch ja, aber mit Einschränkungen. Da ZUGFeRD ein hybrides Format ist, lässt sich die Rechnung in jedem PDF-Reader öffnen und visuell lesen. So ist allerdings nur eine manuelle Verarbeitung möglich, und der strukturierte Datengehalt der XML bleibt ungenutzt. Ab etwa zehn bis fünfzehn Eingangsrechnungen pro Monat lohnt sich Software, die die XML-Schicht auswertet.
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