ZUGFeRD und XRechnung sind die zwei zulässigen E-Rechnungsformate in Deutschland nach § 14 UStG und dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024). XRechnung ist ein reines XML-Format und seit dem 27.11.2020 Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G). ZUGFeRD ist ein hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML, freiwillig einsetzbar und für B2B-Prozesse geeignet. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931. Ab dem 01.01.2027 gilt die Sendepflicht für inländische Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 EUR, ab dem 01.01.2028 für alle weiteren Unternehmen. Die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen gilt bereits seit dem 01.01.2025.
Wer sich mit der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland befasst, begegnet unweigerlich zwei Namen: ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate gelten als konforme E-Rechnungsformate nach § 14 UStG in der durch das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024) geänderten Fassung. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Dennoch unterscheiden sie sich in Konzeption, Einsatzbereich und technischer Struktur erheblich.
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Datenformat, das vom KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats spezifiziert und gepflegt wird. Es enthält ausschließlich strukturierte Maschinendaten. Eine visuelle Darstellung ist im Format selbst nicht vorgesehen. XRechnung ist der verbindliche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und wurde als nationaler Standard zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt.
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format wird vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt, einem branchenübergreifenden Zusammenschluss aus Verbänden, Behörden und Softwareherstellern. ZUGFeRD kombiniert eine menschenlesbare PDF-Ansicht mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz, der als eingebetteter Anhang in der PDF-Datei gespeichert ist. Dieses hybride Konzept ermöglicht sowohl die visuelle Prüfung als auch die automatisierte Verarbeitung einer Rechnung.
Der technische Unterschied zwischen den Formaten beginnt bei der Dateistruktur. Eine XRechnung-Datei ist eine einzelne XML-Datei mit der Endung .xml. Sie enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form und lässt sich ohne geeignete Software nicht direkt lesen. Für die visuelle Darstellung werden spezielle Viewer benötigt, etwa der kostenlose Viewer des ZRE-Portals oder die Darstellungsfunktion im KoSIT-Validator.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist technisch eine PDF/A-3-Datei. In dieser Datei ist eine XML-Datei nach dem Cross Industry Invoice (CII)-Schema eingebettet. Der XML-Teil ist unsichtbar für den Empfänger, der die Rechnung als gewöhnliches PDF öffnet. Buchhaltungssoftware liest den eingebetteten XML-Teil automatisch aus und überträgt die Daten in die Buchführung.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Detailgrad: "MINIMUM" für Kleinstangaben, "BASIC WL" für einfache Buchhaltungsprozesse, "EN 16931" als Vollprofil entsprechend der europäischen Norm sowie "EXTENDED" für branchenspezifische Erweiterungen. Das Profil "XRECHNUNG" innerhalb von ZUGFeRD enthält einen XRechnung-konformen XML-Teil, der PDF-Umschlag wird von Behördenportalen jedoch üblicherweise nicht akzeptiert. Für die Übermittlung an Bundesbehörden ist daher stets die reine XML-Datei erforderlich.
XRechnung ist seit dem 27. November 2020 verpflichtend für alle Rechnungen an Bundesbehörden in Deutschland, die den Schwellenwert von 1.000 EUR überschreiten. Rechtsgrundlage ist die E-Rechnungsverordnung Bund (ERechV), die die europäische Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Recht umsetzt. Die Übermittlung erfolgt in der Regel über das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) oder die Peppol-Infrastruktur.
Auf Landes- und Kommunalebene haben viele Bundesländer eigene E-Rechnungsverordnungen erlassen, die XRechnung ebenfalls als Standard festschreiben. Die Fristen und genauen Anforderungen variieren je nach Bundesland. Für Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen, ist die Prüfung der jeweiligen Behördenanforderungen vor Rechnungsstellung daher unbedingt erforderlich. Eine Anfrage beim zuständigen Auftraggeber schafft Klarheit über das erwartete Format und den Übermittlungsweg.
Die Übermittlung einer XRechnung per E-Mail genügt bei Bundesbehörden nicht den Anforderungen der ERechV. Nur die Nutzung der offiziellen Eingangskanäle (ZRE, Peppol oder behördeneigene Portale) gilt als ordnungsgemäß. Der KoSIT veröffentlicht auf seiner Website stets die aktuelle Spezifikation der XRechnung sowie ein kostenloses Validierungswerkzeug zur Prüfung erstellter Dateien.
Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD häufig die praktischere Lösung. Das hybride Format erlaubt den Versand per E-Mail, wobei der Empfänger die Rechnung als gewöhnliche PDF-Datei öffnen, lesen und bei Bedarf manuell buchen kann. Gleichzeitig kann eine Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD unterstützt, den eingebetteten XML-Teil automatisch auslesen und verarbeiten.
In der Übergangsphase bis 2027 bzw. 2028 bietet dieses hybride Konzept einen klaren Vorteil: Geschäftspartner ohne automatisierte Verarbeitungssysteme können ZUGFeRD-Rechnungen dennoch problemlos lesen und bearbeiten. Unternehmen müssen damit keinen einheitlichen technischen Stand bei allen Partnern voraussetzen. Der Einstieg in die E-Rechnungsstellung wird so erheblich vereinfacht.
ZUGFeRD ist außerdem grenzüberschreitend einsetzbar. Das auf EN 16931 basierende Vollprofil ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X-Standard. Eine ZUGFeRD-Rechnung im EN-16931-Profil wird in Frankreich als Factur-X anerkannt und umgekehrt. Für Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen in andere EU-Staaten, die ebenfalls auf EN 16931 aufbauende Formate nutzen, ist ZUGFeRD damit ein Format mit europäischer Reichweite.
ZUGFeRD liegt aktuell in Version 2.3 vor. Mit Version 2.0 wurde die vollständige Kompatibilität mit dem europäischen Factur-X-Standard hergestellt. Die Folgeversionen 2.1, 2.2 und 2.3 haben diese Kompatibilität beibehalten und schrittweise Korrekturen sowie neue Profile eingeführt. Die ältere Version 1.0 ist nicht EN-16931-konform und wird von aktuellen Verarbeitungssystemen und Validatoren als nicht standardkonform eingestuft. Unternehmen, die noch ZUGFeRD 1.0 einsetzen, sollten auf Version 2.x migrieren.
XRechnung wird vom KoSIT in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Die aktuelle Hauptversion ist XRechnung 3.x. Diese Version enthält Anpassungen an überarbeitete CEN-Normen sowie Erweiterungen für spezifische Anwendungsfälle wie Bestellbezüge, Lieferantennummern und Leitweg-IDs für die Adressierung an Behörden. Die vollständige Versionshistorie sowie aktuelle Spezifikationsdokumente sind auf der Website des KoSIT frei zugänglich.
Bei der Auswahl von Softwarelösungen sollten Sie explizit prüfen, welche Versionen jeweils unterstützt werden. Nicht jede Software, die XRechnung oder ZUGFeRD bewirbt, unterstützt automatisch die jeweils aktuelle Version. Ein Versions-Mismatch kann dazu führen, dass Rechnungen beim Empfänger oder beim behördlichen Eingangsportal abgelehnt werden.
Die EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell elektronischer Rechnungen. Sie wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlicht und bildet die gemeinsame Grundlage aller konformen E-Rechnungsformate in der EU. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung sind als konforme Syntaxen dieser Norm anerkannt, was ihre rechtliche Gleichwertigkeit in Deutschland begründet.
Die Norm definiert ein Kerndatenmodell mit obligatorischen und optionalen Feldern: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungssteller und -empfänger, Positionsbeschreibungen, Steuerangaben, Gesamtbeträge sowie Bankverbindung. § 14 UStG legt fest, welche Angaben eine steuerrechtlich ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Die EN 16931 deckt diese Anforderungen ab, sodass eine konforme E-Rechnung gleichzeitig den umsatzsteuerlichen Anforderungen genügt.
Für Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen in andere EU-Mitgliedstaaten ist die EN 16931 ein Vorteil: Eine konforme Rechnung in ZUGFeRD oder XRechnung kann in allen EU-Ländern als strukturierte E-Rechnung anerkannt werden, sofern das jeweilige Land das Semantic Data Model der Norm akzeptiert. Die zunehmende Harmonisierung der E-Rechnungspflichten in der EU macht den Einstieg in EN-16931-konforme Formate heute sinnvoll.
Für die praktische Umsetzung stehen verschiedene Softwarelösungen und Dienste zur Verfügung. Die Auswahl richtet sich nach Unternehmensgröße, bestehendem Buchhaltungssystem und dem gewünschten Grad der Automatisierung.
DATEV E-Rechnungsempfang ermöglicht Steuerberatern und ihren Mandanten die automatisierte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen in beiden Formaten. Die Lösung ist in das DATEV-Ökosystem integriert und unterstützt die Übernahme in die laufende Buchhaltung nach § 14 UStG.
sevDesk bietet einen direkten XRechnung-Export aus der Rechnungsstellung heraus. Rechnungen lassen sich im Programm erstellen und als XRechnung-konforme XML-Datei exportieren, ohne dass Anwenderkenntnisse im XML-Bereich erforderlich sind. Die Lösung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen.
Lexware Office unterstützt ZUGFeRD und ermöglicht die Erstellung hybrider PDF-Rechnungen für den B2B-Versand per E-Mail. Der eingebettete XML-Teil wird automatisch generiert und entspricht dem konfigurierten ZUGFeRD-Profil. Die Software ist auf die Anforderungen selbstständig tätiger Personen und kleiner Unternehmen ausgerichtet.
KoSIT XRechnung-Validator ist ein kostenloses, quelloffenes Prüfwerkzeug für XRechnung-Dateien. Es prüft eine erstellte XML-Datei auf Konformität mit der jeweils gültigen Spezifikation und gibt detaillierte Fehlermeldungen aus. Das Tool ist über die Website des KoSIT als Download sowie als Online-Version verfügbar und eignet sich für Tests vor der Produktivsetzung.
Lido bietet eine Lösung zur Empfangsverarbeitung eingehender E-Rechnungen. Über automatisierte Schnittstellen lassen sich XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien auslesen, auf formale Korrektheit prüfen und in nachgelagerte Buchhaltungs- oder ERP-Prozesse übergeben. Das ist besonders für Unternehmen relevant, die seit dem 01.01.2025 verpflichtet sind, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, und dabei einen hohen Automatisierungsgrad anstreben.
Das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024) hat die Fristen für die verpflichtende E-Rechnungsstellung im inländischen B2B-Bereich verbindlich geregelt. Die Neuregelungen betreffen alle im Inland ansässigen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst.
Seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet in der Praxis: Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden, müssen Sie technisch und organisatorisch in der Lage sein, eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das bloße Empfangen einer XML-Datei per E-Mail genügt nicht; die Datei muss auch inhaltlich verarbeitbar sein.
Ab dem 01.01.2027 gilt die Sendepflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 EUR im vorangegangenen Kalenderjahr. Ab dem 01.01.2028 tritt die Pflicht für alle übrigen inländischen Unternehmen in Kraft, unabhängig von Umsatzgröße oder Branche. Für die Übergangszeit bis zu diesen Stichtagen bleibt es zulässig, Rechnungen in anderen Formaten (z. B. als einfaches PDF) auszustellen, sofern der Empfänger zustimmt.
Für eine strukturierte Vorbereitung empfehlen sich folgende Schritte: Prüfen Sie zunächst, ob Ihre aktuelle Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen und verarbeiten kann. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Anforderungen nach § 14 UStG und die Auswirkungen auf Ihre Buchführung. Klären Sie mit Ihren Hauptlieferanten und Kunden, welches Format bevorzugt wird. Testen Sie den gesamten Prozess vor dem jeweiligen Stichtag, indem Sie Proberechnungen erstellen, mit dem KoSIT-Validator prüfen und durch Ihr Empfangssystem laufen lassen. Je früher Sie die Umstellung angehen, desto mehr Zeit bleibt für die Behebung technischer Probleme ohne Zeitdruck.
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung, verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML, das automatisiert verarbeitbar ist. Beide entsprechen der EN 16931 und sind im B2B-Bereich als konforme E-Rechnungsformate nach § 14 UStG anerkannt.
Ab dem 01.01.2027 gilt die Sendepflicht zunächst nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 EUR. Kleinere Unternehmen müssen ab dem 01.01.2028 E-Rechnungen ausstellen. Die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen gilt jedoch bereits seit dem 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmen.
Für Rechnungen an Bundesbehörden schreibt die E-Rechnungsverordnung Bund (ERechV) XRechnung als Pflichtformat vor. Das ZUGFeRD-Profil "XRECHNUNG" enthält zwar einen XRechnung-konformen XML-Teil, der PDF-Umschlag wird von Behördenportalen wie dem ZRE jedoch nicht verarbeitet. Für B2G-Rechnungen ist daher stets die reine XML-Datei zu übermitteln.
Der KoSIT XRechnung-Validator ist das offizielle, kostenlose Prüfwerkzeug für XRechnung-Dateien. Er prüft, ob eine erstellte Datei der aktuellen Spezifikation entspricht, und gibt detaillierte Hinweise auf Abweichungen. Das Tool ist als Desktop-Anwendung und als Online-Validator verfügbar. Für ZUGFeRD stehen ebenfalls kostenlose Validatoren verschiedener Anbieter zur Verfügung.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sind nach aktuellem Stand von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie müssen jedoch weiterhin in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Da gesetzliche Anpassungen möglich sind, sollten Sie die aktuellen Regelungen regelmäßig prüfen oder Ihren Steuerberater hinzuziehen.
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