Rechnungen scannen, per KI-OCR auslesen und automatisch verbuchen: Dieser dreistufige Workflow reduziert den monatlichen Aufwand für 200 Belege von rund 13 Stunden auf unter 1 Stunde und senkt die Personalkosten von ca. 1.000 EUR auf ca. 100 EUR. Rechtliche Grundlage ist ein GoBD-konformer Scan-Prozess nach dem BMF-Schreiben vom 02.08.2023 zum Ersetzenden Scannen. Außerdem benötigen Sie eine schriftliche Verfahrensdokumentation und müssen digitale Belege 10 Jahre nach § 147 AO aufbewahren. Geeignete Tools: DATEV Belegtransfer (kostenlos für DUO-Nutzer), sevDesk-App, Lexoffice-App, MFP-Geräte, ScanSnap iX1600 sowie Lido für die Bulk-Verarbeitung großer Belegmengen.
Wer Eingangsrechnungen manuell in sein Buchhaltungssystem eingibt, benötigt pro Beleg im Schnitt vier Minuten. Bei 200 Belegen pro Monat summiert sich das auf rund 800 Minuten, also gut 13 Stunden. Hinzu kommt eine Fehlerquote von bis zu fünf Prozent bei der manuellen Dateneingabe: Jede Fehlbuchung kostet zusätzliche Korrekturzeit und kann bei einer Betriebsprüfung Fragen aufwerfen.
KI-gestützte OCR-Systeme lösen beide Probleme in einem Schritt. Sie extrahieren Belegdatum, Rechnungsnummer, Brutto- und Nettobetrag, Steuersatz und Lieferantenname in Sekunden und übertragen diese Felder als Buchungsvorschlag direkt in Ihr Buchungssystem. Der manuelle Aufwand reduziert sich auf die Sichtprüfung und Freigabe, was pro Beleg nur noch 15 Sekunden in Anspruch nimmt.
Digitale Belege bringen auch in der Ablage spürbare Vorteile mit sich. Sie lassen sich per Volltextsuche in Sekunden wiederfinden, platzsparend in der Cloud archivieren und bei einer Betriebsprüfung sofort als maschinell auswertbarer Datensatz bereitstellen. Physische Belegordner vergilben, werden unleserlich oder gehen bei einem Wasserschaden verloren. Ein korrekt gescannter und revisionssicher gespeicherter Beleg bleibt über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zuverlässig lesbar.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) legen fest, wie elektronische Belege im deutschen Steuerrecht rechtssicher behandelt werden. Das BMF-Schreiben vom 02.08.2023 hat die Anforderungen an das Ersetzende Scannen gegenüber dem Vorgängerschreiben präzisiert und modernisiert.
Vier Anforderungen müssen erfüllt sein, damit Ihr Scan-Prozess als GoBD-konform gilt:
Ein Scan-Prozess, der diese vier Punkte erfüllt, ist steuerrechtlich einem Papierbeleg gleichgestellt. Das Finanzamt muss einen GoBD-konformen digitalen Beleg bei einer Betriebsprüfung als vollwertigen Nachweis akzeptieren.
Die passende Hardware hängt vom monatlichen Belegvolumen, dem Aufstellungsort und dem verfügbaren Budget ab. Drei Geräteklassen stehen zur Auswahl:
Scanner-Apps auf dem Smartphone sind die günstigste Einstiegslösung. Apps wie DATEV Belegtransfer, sevDesk-App und Lexoffice-App nutzen die Kamera des Smartphones und konvertieren Fotos automatisch in PDF-Dokumente. Bei guten Lichtverhältnissen und ruhiger Haltung liefern sie GoBD-konforme Scan-Ergebnisse. Der Nachteil liegt auf der Hand: Das Fotografieren einzelner Belege ist bei Stapeln ab 50 Dokumenten zeitaufwendiger als ein automatischer Einzug. Scanner-Apps eignen sich vor allem für mobile Mitarbeiter, die Belege direkt nach dem Eingang digitalisieren wollen.
Multifunktionsgeräte (MFP) sind in den meisten Büros bereits vorhanden. Geräte der mittleren Preisklasse verfügen über einen automatischen Dokumenteneinzug (ADF) für 50 bis 100 Blatt und scannen mit 20 bis 40 Seiten pro Minute. Für ein monatliches Volumen von bis zu 300 Belegen ist das MFP die wirtschaftlichste Wahl, da keine zusätzliche Investition anfällt.
Dedizierte Dokumentenscanner wie der Fujitsu ScanSnap iX1600 oder die Brother ADS-Reihe sind auf kontinuierlich hohe Durchsatzraten ausgelegt. Der ScanSnap iX1600 verarbeitet beidseitig bedruckte Seiten mit bis zu 40 Seiten pro Minute, erkennt Papierformat und -ausrichtung automatisch und lässt sich direkt mit Cloud-Diensten verbinden. Brother ADS-Modelle bieten netzwerkfähiges Scannen und sind für Teams konzipiert, die einen gemeinsamen Scan-Arbeitsplatz nutzen. Ab ca. 500 Belegen pro Monat rechnet sich die Anschaffung eines dedizierten Geräts.
Die Hardware liefert ein digitales Bild. Die Software übernimmt Texterkennung, Datenextraktion und Übergabe an das Buchungssystem. Sechs Lösungen im Überblick:
Die GoBD verlangen eine schriftliche Verfahrensdokumentation für jeden Prozess, der steuerrelevante elektronische Belege erzeugt oder verarbeitet. Ohne diese Dokumentation können digitale Belege bei einer Betriebsprüfung angezweifelt werden, selbst wenn der Scan technisch einwandfrei ist.
Ihre Verfahrensdokumentation für den Scan-Prozess muss mindestens diese Punkte abdecken:
Die Verfahrensdokumentation muss versioniert werden. Jede Änderung am Prozess erfordert eine neue Version mit Datum und Unterzeichnung durch den Verantwortlichen. Steuerberaterverbände und Softwareanbieter wie DATEV stellen Mustervorlagen bereit, die Sie auf Ihren konkreten Ablauf anpassen können.
Beim Ersetzenden Scannen ersetzen Sie das Papieroriginal durch das digitale Abbild und vernichten das Papier anschließend dauerhaft. Das BMF-Schreiben vom 02.08.2023 erlaubt diese Vorgehensweise ausdrücklich, sofern die GoBD-Anforderungen vollständig eingehalten werden.
Das Papieroriginal darf vernichtet werden, wenn:
Ausnahmen bestehen für Dokumente, deren Beweiswert an das physische Original gebunden ist: notariell beglaubigte Urkunden, Wechsel und Schecks sowie Verträge mit gesetzlicher Schriftformpflicht. Diese Unterlagen müssen unabhängig vom Scan-Ergebnis im Original aufbewahrt werden.
Für den Alltag eingehender Eingangsrechnungen gilt: Sobald der Scan geprüft und archiviert ist, können Sie das Papier vernichten. Viele Unternehmen integrieren diesen Schritt direkt in den Scan-Workflow. Belege werden gescannt, die Qualität wird geprüft und die Papieroriginale werden unmittelbar im Anschluss in einem Aktenvernichter nach DIN 66399 Sicherheitsstufe P-4 vernichtet.
Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen mit 15 Mitarbeitern erhält monatlich rund 200 Eingangsrechnungen: Lieferantenrechnungen, Energieabrechnungen, Telekommunikationsbelege und Reisekostennachweise. Vor der Einführung eines Scan-Workflows hat eine Buchhaltungskraft alle Belege manuell in das System eingegeben.
Vorher: Manuelle Erfassung
Nachher: Scan-Workflow mit OCR und automatischer Verbuchung
Die Zeitersparnis liegt bei über 85 Prozent. Die Fehlerquote sinkt auf unter 1 Prozent, da OCR-Systeme keine Tippfehler produzieren und unklare Belege automatisch zur manuellen Nachbearbeitung markieren. Die Amortisationszeit für einen dedizierten Dokumentenscanner mit einem Anschaffungspreis von ca. 500 EUR beträgt bei diesen Einsparungen weniger als zwei Monate.
§ 147 Abs. 1 AO schreibt vor, dass Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren sind. Buchungsbelege, zu denen auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen zählen, fallen ausnahmslos unter diese Frist. Sie beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Für digital gespeicherte Belege gelten vier konkrete Anforderungen:
In Bezug auf die DSGVO gilt: Personenbezogene Daten auf Belegen, etwa Namen natürlicher Personen bei Fremdleistungen, unterliegen dem Datenschutzrecht. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO stellt jedoch einen gesetzlichen Aufbewahrungsgrund dar, der die Speicherung für 10 Jahre rechtfertigt. Nach Ablauf der Frist sind die Belege zu löschen, sofern kein anderer Rechtsgrund zur weiteren Speicherung besteht.
Ja, wenn das Foto das Original vollständig und lesbar abbildet und der Prozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Scanner-Apps wie DATEV Belegtransfer erzeugen standardmäßig PDF-Dokumente, die bei ausreichender Bildqualität die GoBD-Anforderungen erfüllen.
Nein, sofern das Ersetzende Scannen nach GoBD und BMF-Schreiben vom 02.08.2023 korrekt durchgeführt wurde. Ausnahmen gelten für notariell beglaubigte Urkunden, Wechsel sowie Dokumente mit gesetzlicher Schriftformpflicht.
Das Finanzamt kann den Beweiswert digitaler Belege anzweifeln. Im Extremfall stuft der Betriebsprüfer die Buchführung als nicht ordnungsgemäß ein, was zu Hinzuschätzungen führen kann. Eine fehlende Verfahrensdokumentation ist der häufigste formale Mangel bei der GoBD-Prüfung digitaler Buchführungen.
Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege im Sinne des § 147 AO und unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.
Die GoBD schreiben keine Mindestauflösung vor, verlangen aber bildliche Übereinstimmung mit dem Original. In der Praxis gilt 300 dpi für Textdokumente als bewährter Mindeststandard. Belege mit kleiner Schrift oder feinen Details sollten mit 600 dpi gescannt werden.
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