La gestion manuelle des notes de frais coûte en moyenne 26 EUR par note traitée, selon les études du secteur. Pour une équipe de 50 collaborateurs soumettant chacun 4 notes par mois, cela représente 5.200 EUR de coût de traitement mensuel. En passant à un outil automatisé, les directions financières ramènent ce coût à 6 EUR par note, soit une économie de 3.600 EUR par mois. Dans cet article, nous comparons les 5 logiciels les plus utilisés en 2026 pour vous aider à choisir la solution adaptée à votre organisation.
Les équipes finance consacrent en moyenne 15 minutes à la vérification manuelle d'une seule note de frais : contrôle du justificatif, vérification du plafond URSSAF, imputation comptable, approbation hiérarchique. Multipliez ce chiffre par le volume mensuel de votre organisation et vous obtenez un poste de dépense invisible mais significatif.
L'automatisation répond à trois problèmes concrets :
Selon les retours d'expérience collectés auprès de DAF de PME françaises, le retour sur investissement d'un logiciel de notes de frais devient positif dès le deuxième mois d'utilisation pour les équipes de plus de 20 collaborateurs.
Avant de choisir un outil, votre équipe finance doit maîtriser le cadre réglementaire qui s'applique aux frais professionnels en France.
L'Article 39 du Code général des impôts définit les charges déductibles du résultat fiscal. Pour qu'une dépense soit admise en déduction, elle doit être exposée dans l'intérêt direct de l'exploitation, correspondre à une charge effective et être appuyée de justificatifs suffisants. La doctrine administrative précisée dans la référence BOI-BIC-CHG-10-30-10 développe les conditions de déductibilité des frais professionnels : la charge doit être engagée pour les besoins de l'activité, le montant doit être justifié et la dépense doit être comptabilisée au titre de l'exercice auquel elle se rapporte.
L'Article 242 nonies A du CGI fixe les mentions obligatoires devant figurer sur les factures et justificatifs : date, identité du fournisseur, nature de la prestation, montant HT et montant TVA. Un outil de gestion des notes de frais conforme doit permettre de vérifier automatiquement la présence de ces mentions lors de la numérisation d'un ticket.
Les indemnités kilométriques (IK) obéissent au barème 2026 publié par l'administration fiscale. À titre d'exemple, pour un véhicule de 5 CV, le taux applicable est de 0,548 EUR par kilomètre pour les 5.000 premiers kilomètres. Un bon logiciel intègre ce barème et le met à jour automatiquement chaque année.
Les indemnités forfaitaires repas fixées par l'URSSAF s'élèvent en 2026 à 10,30 EUR pour un repas pris hors des locaux de l'entreprise et à 20,70 EUR lorsque le déplacement empêche le salarié de regagner son domicile. Tout montant remboursé au-delà de ces seuils devient soumis à cotisations sociales.
Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses d'entreprise qui combine cartes virtuelles, cartes physiques et gestion des notes de frais. La solution est particulièrement adaptée aux entreprises de 50 à 500 salariés.
Fonctionnalités principales : émission de cartes virtuelles à usage unique pour les achats en ligne, workflow d'approbation paramétrable, synchronisation directe avec les ERP comptables (Sage, Cegid, QuickBooks). L'OCR intégré capture les données du reçu en moins de 8 secondes.
Tarification : Spendesk propose un accès gratuit limité à 3 utilisateurs avec des fonctionnalités réduites. Au-delà, les formules payantes démarrent autour de 9 EUR par utilisateur et par mois pour la version Starter. Les fonctionnalités avancées (reporting, intégrations ERP, contrôles de conformité) nécessitent les formules Scale ou Enterprise, dont les tarifs sont négociés sur devis.
Point fort : la granularité des contrôles de dépenses par carte virtuelle. Vous définissez un plafond et une date d'expiration pour chaque carte émise, ce qui supprime les dépassements non autorisés.
Limite : la courbe de prise en main est élevée. Les équipes de moins de 20 personnes trouvent souvent la solution surdimensionnée par rapport à leurs besoins.
Pleo a été fondé au Danemark et s'est rapidement imposé sur le marché européen grâce à une interface particulièrement soignée. La solution couvre à la fois les cartes physiques Mastercard et les cartes virtuelles.
Fonctionnalités principales : application mobile avec OCR automatique, catégorisation intelligente des dépenses, remboursements directs aux salariés par virement SEPA sous 48 heures, intégration avec Xero, QuickBooks et les principales solutions comptables françaises.
Tarification : formule gratuite jusqu'à 3 utilisateurs actifs avec 3 cartes Pleo incluses. La formule Starter est facturée 45 EUR par mois pour 3 utilisateurs, soit 15 EUR par utilisateur. La formule Advanced (approbations multi-niveaux, exports comptables avancés) est à 89 EUR par mois pour 3 utilisateurs.
Point fort : la rapidité de déploiement. Une équipe de 10 personnes peut être opérationnelle en moins d'une journée, sans intervention d'un consultant externe.
Limite : le support client en français reste inégal selon les retours utilisateurs. Les équipes ayant des questions de conformité fiscale française préfèrent disposer d'un interlocuteur dédié.
Expensya, fondé en France et désormais intégré au groupe suédois Medius, est la solution qui affiche la conformité réglementaire française la plus poussée de ce comparatif. Son acquisition par Medius lui a permis d'étendre ses capacités de traitement de factures fournisseurs.
Fonctionnalités principales : reconnaissance automatique des justificatifs par OCR avec détection de la TVA récupérable, intégration des barèmes kilométriques 2026, gestion des avances sur frais, calcul automatique des indemnités repas selon les plafonds URSSAF, connecteurs natifs avec Sage 100, Cegid Y2 et SAP.
Tarification : à partir de 6,99 EUR par utilisateur et par mois pour la formule Essential, incluant l'OCR et le workflow de validation. Les formules supérieures (à partir de 11,99 EUR par utilisateur) ajoutent les intégrations ERP avancées et les rapports analytiques.
Point fort : la profondeur des fonctionnalités fiscales françaises. Expensya est l'un des rares outils à gérer nativement la distinction entre TVA récupérable et non récupérable sur les frais de déplacement, conformément à l'Article 230 du CGI.
Limite : l'interface a été peu modernisée depuis l'acquisition par Medius. Certains utilisateurs la trouvent moins intuitive que Pleo ou Spendesk.
Mooncard est une solution française qui combine une carte corporate Visa avec une plateforme d'extraction automatique des données de dépenses. Son positionnement est centré sur l'élimination totale de la saisie manuelle.
Fonctionnalités principales : carte Visa corporate avec extraction automatique des données de transaction (commerçant, montant, catégorie), OCR des reçus photographiés via l'application mobile, rapprochement automatique entre la transaction carte et le justificatif numérisé, calcul des IK directement depuis l'application avec intégration GPS.
Tarification : Mooncard facture à partir de 9 EUR par carte et par mois, avec un minimum de commande de 5 cartes (soit 45 EUR par mois minimum). Les options premium incluant les connecteurs SAP ou Oracle sont disponibles sur devis.
Point fort : le taux d'automatisation annoncé par Mooncard atteint 80 % des notes de frais traitées sans intervention humaine, grâce au rapprochement automatique carte/reçu. Pour les équipes terrain effectuant beaucoup de déplacements, le gain de temps est immédiat.
Limite : la solution est moins adaptée aux remboursements sur frais personnels avancés par le salarié, car elle repose principalement sur l'usage de la carte corporate.
Soldo est une plateforme britannique (désormais bien implantée en France) qui se spécialise dans la gestion des dépenses d'équipe via des cartes virtuelles Mastercard. Elle cible particulièrement les entreprises ayant des équipes réparties sur plusieurs entités ou pays.
Fonctionnalités principales : émission illimitée de cartes virtuelles par équipe ou par projet, règles de dépenses granulaires (plafonds par catégorie de marchand, jours de la semaine, montants unitaires), reporting en temps réel par centre de coût, intégration avec Xero, Sage Business Cloud et QuickBooks.
Tarification : formule Pro à 21 EUR par mois pour 3 utilisateurs, puis 7 EUR par utilisateur supplémentaire. La formule Premium (à partir de 45 EUR par mois) inclut les intégrations comptables avancées et le support prioritaire.
Point fort : la gestion multi-entités est la plus aboutie de ce comparatif. Si votre groupe dispose de plusieurs filiales avec des politiques de dépenses différentes, Soldo gère cette complexité sans surcoût de configuration.
Limite : Soldo ne dispose pas de fonctionnalités natives pour la gestion des notes de frais classiques (remboursements de frais avancés par le salarié). Il faut le coupler avec un outil complémentaire pour couvrir ce cas d'usage.
| Logiciel | Prix indicatif / utilisateur / mois | OCR automatique | Cartes virtuelles | IK 2026 intégrés | Connecteur Sage / Cegid | Conformité fiscale FR | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Spendesk | À partir de 9 EUR | Oui | Oui | Partiel | Oui | Bonne | 50 à 500 salariés |
| Pleo | À partir de 15 EUR | Oui | Oui | Non | Partiel | Moyenne | 10 à 150 salariés |
| Expensya (Medius) | À partir de 6,99 EUR | Oui | Non | Oui | Oui | Très bonne | PME avec exigences fiscales FR |
| Mooncard | À partir de 9 EUR / carte | Oui | Non | Oui (GPS) | Oui | Bonne | Équipes terrain |
| Soldo | À partir de 7 EUR | Oui | Oui | Non | Partiel | Moyenne | Multi-entités, groupes |
Si votre équipe finance cherche à centraliser la vision des dépenses dans un tableau de bord unique, indépendamment de l'outil de notes de frais utilisé, Lido (29 USD par mois) permet de consolider les données issues de plusieurs sources dans une interface de type tableur connecté. C'est une option pertinente pour les contrôleurs de gestion qui souhaitent piloter les frais en temps réel sans changer leurs outils existants.
L'arrêté du 22 mars 2017 a introduit la notion de numérisation à valeur probante des pièces justificatives. Concrètement, il est désormais possible de détruire le justificatif papier original à condition que la numérisation respecte des critères précis :
Parmi les 5 outils comparés, Expensya et Mooncard affichent une conformité explicite à cet arrêté dans leurs conditions contractuelles. Pour Pleo et Soldo, il convient de vérifier avec l'éditeur que leur processus de numérisation satisfait à l'ensemble des critères, car leur documentation commerciale n'y fait pas toujours référence de manière détaillée.
La conformité à l'arrêté du 22 mars 2017 est un point de contrôle que votre commissaire aux comptes peut vérifier lors de la certification des comptes. Si votre organisation n'est pas certaine que ses tickets numérisés ont valeur probante, conservez les originaux papier jusqu'à clarification avec votre conseil fiscal.
La récupération de la TVA sur les frais professionnels obéit à des règles spécifiques définies par l'Article 230 du CGI. Toutes les dépenses ne donnent pas droit à récupération, et les taux varient selon la nature du frais :
Un logiciel qui ne distingue pas automatiquement ces catégories vous expose à des erreurs de récupération de TVA, soit en sous-déclarant (manque à gagner pour l'entreprise), soit en sur-déclarant (risque de redressement). Vérifiez que la solution choisie paramètre ces règles au niveau du plan de comptes, et non uniquement au niveau de l'interface utilisateur.
Concernant les plafonds URSSAF, les remboursements au-delà des forfaits admis sont soumis à cotisations sociales patronales et salariales. Pour un salarié en déplacement de plus de 3 mois consécutifs dans le même lieu, l'administration considère que le déplacement n'est plus temporaire et les indemnités deviennent intégralement soumises à charges.
La taille de votre organisation et la nature de vos flux de dépenses sont les deux critères déterminants dans le choix d'un logiciel.
Moins de 20 salariés : Pleo ou Expensya représentent le meilleur rapport entre richesse fonctionnelle et simplicité de déploiement. Le coût mensuel reste inférieur à 150 EUR pour l'ensemble de l'équipe, et la mise en place ne nécessite pas de projet informatique.
De 20 à 100 salariés : Spendesk ou Expensya offrent la profondeur nécessaire pour gérer des workflows d'approbation multi-niveaux et des intégrations comptables plus complexes. À cette taille, l'automatisation de la récupération de TVA devient un argument financier concret : pour 60 notes de frais par mois avec une TVA moyenne de 15 EUR par note, une récupération correcte représente 900 EUR de trésorerie mensuelle supplémentaire.
Plus de 100 salariés ou structure multi-entités : Spendesk en formule Enterprise ou Soldo pour les groupes avec plusieurs filiales. Mooncard est à considérer si vos équipes effectuent beaucoup de déplacements terrain (commerciaux, techniciens) car son taux d'automatisation de 80 % réduit significativement la charge administrative des managers.
Équipes finance souhaitant une vue consolidée : quel que soit l'outil de notes de frais retenu, Lido (29 USD par mois) permet de croiser les données de dépenses avec vos budgets prévisionnels dans un environnement tableur connecté, sans devoir exporter manuellement des fichiers CSV chaque semaine.
Oui, sous réserve que la numérisation respecte les conditions de l'arrêté du 22 mars 2017 : résolution minimale de 200 DPI, fichier horodaté, format non altérable (PDF/A recommandé) et conservation pendant la durée légale de 6 ans. Si votre logiciel de notes de frais atteste formellement de cette conformité dans ses conditions générales, vous pouvez détruire le justificatif papier original. Dans le doute, conservez les originaux.
Non. L'Article 39 du CGI et la doctrine BOI-BIC-CHG-10-30-10 exigent un justificatif comportant les mentions de l'Article 242 nonies A du CGI : date, identité du restaurateur, montant TTC et TVA. Par ailleurs, pour que la TVA soit récupérable, la note doit mentionner l'identité des convives et l'objet professionnel du repas. Sans ces éléments, la dépense peut être réintégrée lors d'un contrôle fiscal.
Les IK remboursées dans la limite du barème fiscal 2026 sont exonérées de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu pour le salarié. Au-delà du barème, la fraction excédentaire est soumise à cotisations patronales et salariales. Le barème 2026 prend également en compte la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Un logiciel intégrant ce barème calcule automatiquement si le remboursement reste dans les limites exonérées.
Expensya propose le connecteur le plus abouti avec Sage 100, incluant l'export au format d'import natif de Sage et le paramétrage du plan comptable. Spendesk dispose d'une intégration Sage via fichier d'export paramétrable. Pleo et Soldo nécessitent un export CSV intermédiaire ou un connecteur tiers (type Zapier ou Make) pour s'interfacer avec Sage 100. Mooncard propose une intégration directe avec Sage pour les formules premium. Vérifiez systématiquement la version de Sage concernée (Sage 100, Sage 50, Sage Business Cloud) car les connecteurs ne couvrent pas toujours l'ensemble de la gamme.
Les notes de frais et leurs justificatifs doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la date du dernier exercice auquel ils se rapportent, conformément à l'Article L.102 B du Livre des procédures fiscales. Cette durée correspond également au délai de prescription du droit de reprise de l'administration fiscale en matière d'impôt sur les sociétés. Pour les documents sociaux associés (bulletins de paie incluant des remboursements de frais), la durée de conservation est de 5 ans. Votre logiciel de notes de frais doit garantir l'archivage sécurisé sur cette période, avec une exportation possible des données en cas de changement d'outil.
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