Veryfi es una herramienta popular para capturar recibos y facturas desde el móvil mediante OCR con inteligencia artificial. Su precio, que parte de 50 USD/mes en el plan Starter y puede superar los 500 USD/mes en planes empresariales, junto con su orientación al mercado anglosajón y la falta de soporte para la normativa fiscal española, lleva a muchas empresas a buscar opciones más adaptadas. Las cinco alternativas analizadas aquí son Lido, Klippa, Rossum, Pleo y Holded, cada una con un perfil distinto de precio, funcionalidad y cobertura del mercado español.
Veryfi es una plataforma de captura de documentos financieros que combina OCR con modelos de aprendizaje automático para extraer datos de recibos, facturas y albaranes sin necesidad de configurar plantillas por proveedor. El flujo habitual es el siguiente: el usuario fotografía un documento con la app móvil o lo envía por correo electrónico o API, y el sistema devuelve los campos estructurados (proveedor, fecha, importe, tipo de impuesto) en formato JSON o CSV.
Sus planes van desde un nivel gratuito con volumen reducido hasta contratos enterprise para grandes organizaciones. La API REST permite integrarlo con ERPs o flujos de aprobación de gastos. El punto fuerte de Veryfi es la velocidad de extracción y el rendimiento con documentos anglosajones sin configuración previa.
Varias características de Veryfi generan fricciones concretas en el contexto fiscal español:
Lido es una plataforma de automatización de captura de documentos que utiliza IA para extraer datos de facturas y recibos sin plantillas previas. Admite cualquier formato de documento, incluidos los habituales de proveedores españoles. Con un precio de entrada de 29 USD/mes, se sitúa por debajo de la mayoría de alternativas con capacidades comparables. Su API permite recibir documentos desde cualquier canal (correo electrónico, app móvil, carpeta en la nube) y devolver los datos en JSON o CSV. Es adecuada para equipos que procesan volúmenes medios de facturas y necesitan precisión sin un proyecto de configuración extenso.
Klippa es una empresa europea con sede en los Países Bajos especializada en el procesamiento inteligente de documentos. Su producto DocHorizon cubre recibos, facturas y documentos de identidad con un motor OCR entrenado en documentos europeos. El precio parte de 99 EUR/mes. Dispone de app móvil para la captura de gastos de empleados y conectores con software contable europeo. Su base de datos de entrenamiento incluye formatos de varios países de la Unión Europea, lo que mejora la tasa de extracción en documentos de proveedores españoles frente a soluciones orientadas al mercado anglosajón.
Rossum es una plataforma de procesamiento inteligente de documentos orientada a operaciones de alto volumen. Su arquitectura se basa en un modelo de IA propio que mejora la precisión de extracción a partir de las correcciones del usuario. No publica precios en su sitio web; los contratos se negocian según el volumen de documentos y los módulos contratados, lo que la sitúa en el segmento de mediana y gran empresa. Se integra con SAP, Oracle y otros ERPs de nivel enterprise. Para una pyme española con menos de 1.000 facturas al mes, el coste puede ser difícil de justificar frente a opciones más accesibles.
Pleo es una solución de gestión de gastos corporativos que incluye tarjetas de empresa prepago y app móvil para capturar recibos en el momento del pago. El precio parte de 7 EUR/usuario/mes. Cuando un empleado realiza un gasto con la tarjeta Pleo, la app solicita la foto del recibo y lo vincula de forma automática a la transacción. El sistema extrae los datos y los categoriza según la política de gastos de la empresa. Se integra con Xero y QuickBooks; la conexión con Sage o A3 puede requerir pasos adicionales. Es una opción adecuada para empresas cuyos equipos generan muchos gastos de representación o de viaje.
Holded es un software de gestión empresarial desarrollado en España que cubre facturación, contabilidad, proyectos e inventario en una sola plataforma. Su módulo de facturas permite importar documentos recibidos y extraer datos mediante OCR. Al estar desarrollado para el mercado español, incluye soporte para los modelos fiscales habituales (303, 347, 390) y está adaptado a los requisitos de Verifactu. El precio de entrada es de 29 EUR/mes. Para empresas que buscan un software todo en uno con funcionalidad básica de captura, Holded reduce la necesidad de integrar herramientas de terceros. Para volúmenes altos de facturas de proveedores, puede necesitar complementarse con una herramienta específica de captura.
| Herramienta | Precio | App móvil | OCR sin plantillas | Integración Sage/A3 | Verifactu |
|---|---|---|---|---|---|
| Lido | Desde 29 USD/mes | Sí | Sí | Vía API | No nativo |
| Klippa | Desde 99 EUR/mes | Sí | Sí | Vía API | No nativo |
| Rossum | Precio enterprise | No | Sí | Sí (SAP, Oracle) | No nativo |
| Pleo | Desde 7 EUR/usuario/mes | Sí | Parcial | Limitada | No |
| Holded | Desde 29 EUR/mes | Sí | Parcial | No nativo | Sí |
La captura desde el móvil es el caso de uso más frecuente para recibos de hostelería, transporte y representación. En España, los tickets de restaurante y cafetería tributan al tipo reducido del 10 % de IVA, un detalle que los motores OCR deben reconocer correctamente para evitar errores de deducción. Un error sistemático en este campo puede generar diferencias significativas en la liquidación trimestral del IVA.
Pleo y Klippa tienen apps móviles diseñadas específicamente para este flujo: el empleado fotografía el ticket en el momento y la plataforma lo procesa y lo asocia a la cuenta del usuario. Lido permite el mismo flujo mediante su app o mediante el reenvío de un correo con el documento adjunto.
Para empresas con equipos numerosos de colaboradores externos o comerciales, soluciones como Pleo o Soldo (otra alternativa europea de tarjetas de empresa) permiten distribuir presupuesto por equipos y controlar el gasto en tiempo real y automatizar la captura de justificantes. Este modelo reduce el tiempo que el departamento financiero dedica a reclamar recibos a los empleados al cierre del mes.
El Real Decreto 1007/2023, conocido como Verifactu, obliga a los sistemas de facturación a registrar cada factura con trazabilidad e inalterabilidad. Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben prepararse con tiempo, dado que la fecha de aplicación ha sufrido varias prórrogas y la obligación llegará de forma escalonada.
Entre las cinco alternativas analizadas, solo Holded ofrece soporte nativo para Verifactu al estar desarrollado como software de facturación para el mercado español. Las demás herramientas (Lido, Klippa, Rossum, Pleo) son plataformas de captura o de gestión de gastos que no emiten facturas en nombre del usuario, por lo que Verifactu no se aplica directamente a su función. Cuando estas herramientas capturan facturas recibidas y las traspasan al ERP de la empresa, es el ERP el sistema obligado a cumplir la normativa.
Otro aspecto a tener en cuenta es el Modelo 347 (declaración anual de operaciones con terceros), que exige identificar a todos los proveedores con operaciones superiores a 3.005,06 EUR en el año. Una herramienta de captura que extraiga correctamente el NIF del proveedor simplifica esta conciliación. La Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades establece los criterios de deducibilidad de los gastos, por lo que archivar los justificantes digitalmente con los campos fiscales extraídos reduce el riesgo ante una posible comprobación.
Cambiar de herramienta de captura de documentos no requiere un proyecto largo si se planifica con orden. Los pasos habituales son:
Una consultora española con veinte empleados usaba Veryfi para procesar facturas de proveedores y gastos de los consultores en desplazamiento. Los principales problemas eran dos: el motor de OCR confundía con frecuencia el tipo de IVA en tickets de hostelería (asignaba 21 % en lugar del 10 %) y la conexión con su software contable (A3) requería exportar manualmente un CSV cada semana.
Tras evaluar opciones, el equipo financiero eligió Lido para la captura de facturas de proveedores, por su OCR sin plantillas y su API, y Pleo para los gastos de los consultores, por la tarjeta de empresa y la app móvil. El resultado fue una reducción del tiempo de proceso de facturas de dos días a cuatro horas semanales. El coste combinado de las dos herramientas resultó inferior al plan Starter de Veryfi que utilizaban, aunque la comparación directa depende del volumen de documentos de cada empresa.
Una app de gastos como Pleo está diseñada para gestionar los desembolsos de los empleados: proporciona tarjetas de empresa, controla presupuestos por equipo y captura los recibos vinculados a cada gasto. Una herramienta de captura como Lido o Klippa está orientada a procesar el volumen de facturas de proveedores que llega al departamento financiero, con independencia del medio de pago. Muchas organizaciones utilizan ambos tipos de herramienta de forma complementaria según el tipo de documento que necesitan automatizar.
Solo los sistemas que emiten facturas en nombre de la empresa deben cumplir con Verifactu. Las herramientas que únicamente capturan o digitalizan facturas recibidas de terceros, como Lido, Klippa o Rossum, no están sujetas a ese requisito. La obligación recae sobre el software de facturación o ERP que la empresa utiliza para emitir sus propias facturas. Ante cualquier duda sobre el alcance concreto, conviene consultar con el asesor fiscal de la empresa.
Las plataformas más avanzadas publican tasas de extracción superiores al 95 % en campos como importe total, fecha y NIF del proveedor cuando trabajan con facturas bien estructuradas de grandes proveedores. Los tickets de caja de comercios pequeños o de hostelería son más difíciles de procesar por su variabilidad de formato. En la práctica, medir la tasa real con una muestra de documentos propios durante el periodo de prueba gratuito permite comparar alternativas con datos reales antes de tomar una decisión.
La Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades exige que los gastos estén correlacionados con la actividad empresarial y debidamente justificados con el documento correspondiente. Disponer de los recibos y facturas archivados digitalmente, con los campos fiscales correctamente extraídos (NIF del proveedor, fecha, base imponible, tipo de IVA), facilita la acreditación de la deducibilidad ante la Agencia Tributaria si se produce una comprobación posterior.
Para empresas con equipos numerosos de autónomos o comerciales que generan gastos frecuentes, Pleo ofrece un modelo de precio por usuario desde 7 EUR/mes que escala con el tamaño del equipo. Soldo es otra alternativa europea con un modelo similar basado en tarjetas de empresa. Si el requisito principal es la captura masiva de facturas de proveedores y no la gestión del gasto por persona, Lido o Klippa resultan más adecuados por su orientación al procesamiento de documentos a escala.
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