Das Kassengesetz (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, BGBl. I 2016) verpflichtet Unternehmen seit dem 1. Januar 2020, elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO auszustatten. Die Belegausgabepflicht gilt ebenfalls seit dem 1. Januar 2020. Ab dem 1. Januar 2025 besteht nach § 146a Abs. 4 AO eine Meldepflicht für Kassensysteme. Die KassenSichV regelt die technischen Details. Verstöße können mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 EUR geahndet werden (§ 379 AO). Betroffen sind alle Betriebe mit elektronischen Kassen; offene Ladenkassen sind ausgenommen.
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl. I 2016) hat die Anforderungen an Kassensysteme in Deutschland grundlegend verändert. Mit ihm wurde § 146a in die Abgabenordnung (AO) eingefügt, der elektronische Aufzeichnungssysteme erstmals verbindlich reguliert. Der Gesetzgeber reagierte damit auf weit verbreitete Manipulationen durch sogenannte Zapper-Software, die Einnahmen systematisch aus Kassendaten löschte und so Steuerhinterziehung in erheblichem Ausmaß ermöglichte.
Das Gesetz verpflichtet alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme einsetzen, zu drei Kernpflichten:
Die Regelungen gelten branchenübergreifend für Computerkassen, Tablet-Kassensysteme, Registrierkassen und vergleichbare elektronische Systeme. Bäcker, Gastronomiebetriebe und Einzelhändler sind gleichermaßen betroffen, unabhängig von der Betriebsgröße. Ziel ist die Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit aller erfassten Buchungen gegenüber der Finanzbehörde.
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist das technische Kernstück der Kassengesetz-Anforderungen. Sie besteht aus drei Komponenten: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Das Zusammenspiel dieser Komponenten stellt sicher, dass Kassendaten unveränderlich protokolliert werden.
Das Sicherheitsmodul versieht jeden Geschäftsvorfall mit einer kryptografischen Signatur. Diese Signatur macht nachträgliche Änderungen an den Aufzeichnungen erkennbar. Das Speichermedium hält alle signierten Transaktionen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vor.
Für die Zertifizierung zuständig ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Nur BSI-zertifizierte TSE sind rechtlich zulässig. Die Zertifizierung bestätigt, dass das System die technischen Anforderungen der KassenSichV vollständig erfüllt.
In der Praxis stehen zwei Varianten zur Verfügung:
Beide Varianten sind zulässig, sofern eine gültige BSI-Zertifizierung vorliegt. Betriebe ohne zuverlässige Internetverbindung greifen in der Regel auf eine Hardware-TSE zurück.
§ 146a Abs. 2 AO verpflichtet alle Betriebe mit elektronischen Aufzeichnungssystemen, für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einen Beleg auszuhändigen. Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020 ohne Ausnahme.
Der Beleg muss die in der KassenSichV geregelten Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens, das Datum und der genaue Zeitpunkt des Vorgangs, die Transaktionsnummer, der Betrag sowie die Seriennummer der eingesetzten TSE.
Die Ausgabe des Belegs muss nicht in Papierform erfolgen. Eine digitale Ausgabe per E-Mail oder als QR-Code ist nach § 146a AO ausdrücklich zulässig, wenn der Kunde damit einverstanden ist. Papierlose Belege sind in der Praxis weit verbreitet und reduzieren den laufenden Ressourcenverbrauch im Betrieb.
Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen. Die Pflicht liegt vollständig beim Unternehmen: Es muss den Beleg anbieten und bereitstellen. Eine Unterschrift oder Quittierung durch den Kunden ist nicht erforderlich.
Verstöße gegen die Belegausgabepflicht können bei einer Betriebsprüfung als Hinweis auf weitere Mängel in der Kassenbuchführung gewertet werden und unterliegen den Sanktionsregelungen des § 379 AO.
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen nach § 146a Abs. 4 AO verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme beim zuständigen Finanzamt zu melden. Die Meldung erfolgt elektronisch über das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung.
Zu melden sind sämtliche elektronischen Kassen, die im Betrieb aktiv eingesetzt werden. Bei der Inbetriebnahme eines neuen Systems beginnt die Meldefrist unmittelbar. Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025.
Die Meldung umfasst folgende Angaben:
Bei Außerbetriebnahme einer Kasse ist auch dies zu melden. Die Meldepflicht gilt für jedes einzelne Gerät, nicht für den Betrieb als Ganzes. Unternehmen mit mehreren Kassensystemen müssen jede Kasse gesondert registrieren. Die Finanzverwaltung nutzt die gemeldeten Daten, um Kassensysteme bei Betriebsprüfungen gezielt zu überprüfen.
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert die Anforderungen des § 146a AO auf technischer Ebene. Sie legt fest, welche Daten ein Kassensystem aufzeichnen muss, wie die TSE technisch ausgestaltet sein soll und welche Pflichtangaben auf Belegen erscheinen müssen.
Die KassenSichV schreibt vor, dass jeder Geschäftsvorfall unveränderlich mit folgenden Daten zu protokollieren ist:
Die Verordnung regelt außerdem die einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K), über die Finanzbehörden im Rahmen einer Betriebsprüfung auf Kassendaten zugreifen können. Die DSFinV-K legt ein standardisiertes Dateiformat fest, das alle zertifizierten Kassensysteme auf Anforderung exportieren müssen.
Kassenhersteller und Softwareanbieter sind verpflichtet, ihre Systeme so zu gestalten, dass sie die Anforderungen der KassenSichV erfüllen. Betriebe sollten vor der Anschaffung prüfen, ob das gewählte System eine gültige BSI-Zertifizierung vorweisen kann und den DSFinV-K-Export unterstützt.
Unternehmen, die ausschließlich eine offene Ladenkasse führen, also eine einfache Geldkassette ohne elektronische Aufzeichnungsfunktion, sind von den Anforderungen des § 146a AO ausgenommen. Sie unterliegen weder der TSE-Pflicht noch der Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO.
Allerdings gelten für die offene Ladenkasse weiterhin die allgemeinen steuerlichen Aufzeichnungspflichten. Betriebe müssen täglich einen Kassenbericht erstellen, der Anfangs- und Endbestand sowie alle Einnahmen und Ausgaben dokumentiert. Dieser Bericht ist durch Zählung des tatsächlichen Kassenbestands zu belegen und muss aufbewahrungskonform archiviert werden.
Die Ausnahme greift nur dann, wenn tatsächlich keinerlei elektronische Aufzeichnungen stattfinden. Wer eine App, eine Kassensoftware oder ein Tablet-System zur Kassenführung nutzt, betreibt ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO und ist TSE-pflichtig, unabhängig davon, wie das Gerät im Betrieb bezeichnet wird.
Für Betriebe, die zwischen offener Ladenkasse und elektronischem System abwägen, empfiehlt sich eine steuerliche Beratung, da die Prüfungsrisiken und Anforderungen erheblich voneinander abweichen.
Auf dem deutschen Markt stehen mehrere BSI-zertifizierte TSE-Lösungen und darauf aufbauende Kassensysteme zur Verfügung. Die Wahl hängt von den betrieblichen Anforderungen, der vorhandenen Infrastruktur und dem eingesetzten Kassensystem ab.
Bundesdruckerei TSE (cv cryptovision): Die TSE der Bundesdruckerei, technisch realisiert von cv cryptovision, ist als Hardware-TSE verfügbar und zählt zu den etabliertesten Lösungen auf dem deutschen Markt. Sie ist mit einer Vielzahl von Kassensystemen verschiedener Hersteller kompatibel und eignet sich für Betriebe, die eine hardwarebasierte Lösung bevorzugen.
Epson TSE: Epson bietet eine Hardware-TSE an, die direkt in Bondrucker integriert werden kann. Diese Lösung vereinfacht die technische Integration erheblich, wenn im Betrieb ohnehin Epson-Drucker eingesetzt werden.
Lavu: Das cloudbasierte Kassensystem Lavu richtet sich vor allem an Gastronomiebetriebe. Es integriert eine BSI-zertifizierte Cloud-TSE und bietet eine vollständige Kassenlösung inklusive Bestellmanagement, Berichtswesen und digitaler Belegausgabe.
Vectron: Vectron ist ein in Deutschland langjährig etablierter Kassensystemhersteller mit einem breiten Produktportfolio für Gastronomie und Einzelhandel. Die Systeme lassen sich mit verschiedenen TSE-Lösungen kombinieren und unterstützen den DSFinV-K-Export.
Tillhub: Tillhub bietet ein cloudbasiertes Kassensystem mit integrierter TSE-Funktionalität, das sich auf den Einzelhandel konzentriert. Die Lösung ist skalierbar und für Betriebe mit mehreren Standorten geeignet.
Bei der Anbieterauswahl sollten Betriebe auf eine aktuelle BSI-Zertifizierung, die Unterstützung der DSFinV-K-Schnittstelle und die Verfügbarkeit des TSE-Zertifikats für Betriebsprüfungen achten.
Verstöße gegen die Pflichten aus § 146a AO werden nach § 379 AO als Steuerordnungswidrigkeit geahndet. Das Bußgeld beträgt bis zu 25.000 EUR pro Verstoß. Bei mehreren Verstößen kann die Finanzbehörde kumulativ vorgehen.
Als Verstöße gelten unter anderem der Betrieb eines Kassensystems ohne BSI-zertifizierte TSE, das Unterlassen der Belegausgabe, die Nichtmeldung von Kassensystemen nach § 146a Abs. 4 AO sowie der Einsatz von Software, die Kassendaten manipuliert.
Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung. Fehlende TSE-Zertifikate, lückenhafte Belegketten oder nicht exportierbare DSFinV-K-Daten können zu Hinzuschätzungen führen, das heißt zur behördlichen Erhöhung des steuerpflichtigen Gewinns auf Basis geschätzter Einnahmen.
Betriebe sollten TSE-Zertifikate und Nachweise über die Konfiguration ihrer Kassensysteme aufbewahren und bei einer Prüfung vollständig vorlegen können. Kassenhersteller stellen diese Dokumente in der Regel im Rahmen des Supports zur Verfügung.
Grundsätzlich ja: Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss mit einer eigenen BSI-zertifizierten TSE verbunden sein. Bei Cloud-TSE-Lösungen kann eine TSE unter bestimmten technischen Voraussetzungen mehrere Kassen absichern, wenn die Zertifizierung dies ausdrücklich erlaubt. Diese Konstellation sollte vorab mit dem Anbieter und einem steuerlichen Berater abgestimmt werden.
Ja. Jedes elektronische System, das zur Erfassung von Verkaufsvorgängen eingesetzt wird, gilt als elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO, unabhängig vom Formfaktor. Tablet-Kassen, Smartphone-Apps und mobile Terminals unterliegen der TSE-Pflicht in gleichem Umfang wie stationäre Registrierkassen.
Bei einem technischen Ausfall der TSE ist der Betrieb verpflichtet, den Ausfall zu dokumentieren und die Störung schnellstmöglich zu beheben. Während des Ausfalls erfasste Vorgänge müssen nachträglich signiert werden, sofern das System dies technisch ermöglicht. Ein dauerhafter Betrieb ohne funktionierende TSE ist nicht zulässig und kann als Verstoß nach § 379 AO gewertet werden.
Ja, die digitale Belegausgabe per E-Mail oder QR-Code ist nach § 146a AO ausdrücklich zulässig. Der Kunde muss der digitalen Ausgabe zustimmen. Verweigert er die digitale Form, ist der Betrieb verpflichtet, einen Papierbeleg auszuhändigen. Die Initiative zur Belegausgabe liegt stets beim Unternehmen.
Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, sind unmittelbar nach Inbetriebnahme über das ELSTER-Portal zu melden. Bei Außerbetriebnahme einer Kasse ist auch dies fristgerecht zu melden.
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