Ηλεκτρονική τιμολόγηση 2026: Υποχρεωτικότητα, προθεσμίες και βήματα συμμόρφωσης

Τι σημαίνει υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν ταυτίζεται με την αποστολή ενός PDF μέσω email. Στο πλαίσιο της ευρωπαϊκής οδηγίας 2014/55/ΕΕ και της ελληνικής νομοθεσίας, πρόκειται για την έκδοση και τη διαβίβαση τιμολογίων σε δομημένη ψηφιακή μορφή, βάσει του ευρωπαϊκού προτύπου EN 16931, ώστε τα δεδομένα να μπορούν να επεξεργάζονται αυτόματα από τα πληροφοριακά συστήματα τόσο της αντισυμβαλλόμενης επιχείρησης όσο και της ΑΑΔΕ.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι κάθε Β2Β τιμολόγιο πρέπει να εκδίδεται μέσω πιστοποιημένου Παρόχου Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (ΠΥΗΤ), να διαβιβάζεται αυτόματα στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ και να παραδίδεται στον λήπτη σε δομημένη μορφή XML ή μέσω του δικτύου PEPPOL. Η απλή αποστολή PDF δεν αρκεί πλέον για την τήρηση της υποχρέωσης, ανεξάρτητα από το αν το αρχείο περιέχει τα ορθά στοιχεία.

Για τα τμήματα οικονομικής διαχείρισης, η αλλαγή αυτή συνεπάγεται τροποποιήσεις σε τέσσερα επίπεδα: λογισμικό έκδοσης τιμολογίων, ροές έγκρισης, αρχειοθέτηση εγγράφων και συμφωνία δεδομένων με το myDATA. Τα λογιστήρια που θα την αντιμετωπίσουν ως καθαρά τεχνικό ζήτημα IT θα αντιμετωπίσουν προβλήματα κατά την εφαρμογή.

Νομικό πλαίσιο: άρθρο 14 ΕΛΠ και Α.1128/2025

Η νομική βάση της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης στηρίζεται σε τρία βασικά κανονιστικά κείμενα:

• Άρθρο 14 παράγραφος 1 του Ν.4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα): Ορίζει την υποχρέωση έκδοσης τιμολογίου για κάθε Β2Β συναλλαγή και θέτει τους κανόνες για το περιεχόμενο και τη μορφή. Ειδικότερα, το άρθρο 12 ΕΛΠ καθορίζει τις υποχρεωτικές αναγραφές, όπως ΑΦΜ εκδότη και λήπτη, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, πλήρης περιγραφή αγαθών ή υπηρεσιών και αναλυτικά ποσά ΦΠΑ. Το άρθρο 13 ΕΛΠ ρυθμίζει τον χρόνο έκδοσης ανά τύπο συναλλαγής.
• Α.1128/2025 (ΑΑΔΕ): Η απόφαση αυτή καθορίζει με ακρίβεια την έκταση εφαρμογής της υποχρεωτικότητας, τα κριτήρια κατάταξης των υπόχρεων επιχειρήσεων, τις φάσεις εφαρμογής και τις κατηγορίες συναλλαγών που εξαιρούνται. Αποτελεί το βασικό κανονιστικό κείμενο για κάθε επιχείρηση που θέλει να κατανοήσει με σαφήνεια τις υποχρεώσεις της.
• Α.1138/2020 (myDATA): Θεσπίζει την υποχρεωτική διαβίβαση παραστατικών στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί φυσική επέκταση αυτής της υποχρέωσης, καθώς ο εγκεκριμένος ΠΥΗΤ αναλαμβάνει αυτόματα και τη διαβίβαση στο myDATA κατά τη στιγμή έκδοσης του τιμολογίου.

Σημαντική διευκρίνιση: η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν αντικαθιστά τις υποχρεώσεις διαβίβασης στο myDATA που ήδη ισχύουν. Οι δύο υποχρεώσεις συνυπάρχουν, με τη διαφορά ότι στο νέο πλαίσιο ο ΠΥΗΤ χειρίζεται αμφότερες ταυτόχρονα.

Χρονοδιάγραμμα: 2 Μαρτίου και 1 Οκτωβρίου 2026

Η εφαρμογή πραγματοποιείται σε τρεις διακριτές φάσεις:

• 2 Μαρτίου 2026 (Φάση 1): Έναρξη υποχρέωσης για επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1.000.000 ευρώ για το φορολογικό έτος 2023. Για αυτές τις επιχειρήσεις, κάθε Β2Β τιμολόγιο πρέπει από την ημερομηνία αυτή να εκδίδεται μέσω εγκεκριμένου ΠΥΗΤ.
• Έως Μάιο 2026 (Soft launch): Μεταβατική περίοδος κατά την οποία η ΑΑΔΕ δεν εφαρμόζει αυτόματα πρόστιμα για τεχνικές δυσκολίες, εφόσον η επιχείρηση έχει ήδη εγγραφεί σε εγκεκριμένο πάροχο και καταδεικνύει ενεργή προσπάθεια συμμόρφωσης. Η ανοχή αυτή δεν είναι αόριστη και δεν καλύπτει εσκεμμένη μη συμμόρφωση.
• 1 Οκτωβρίου 2026 (Πλήρης εφαρμογή): Από την ημερομηνία αυτή, το σύστημα ελέγχου της ΑΑΔΕ λειτουργεί πλήρως για το σύνολο των υπόχρεων επιχειρήσεων, και τα πρόστιμα εφαρμόζονται σε κάθε παράβαση χωρίς εξαιρέσεις.

Δεδομένων αυτών των ημερομηνιών, οι επιχειρήσεις της πρώτης φάσης έχουν ήδη εισέλθει στην υποχρεωτική περίοδο. Η επιλογή παρόχου, η τεχνική ενσωμάτωση με το υπάρχον λογιστικό σύστημα και η εκπαίδευση του προσωπικού απαιτούν κατά μέσο όρο 6 έως 10 εβδομάδες.

Ποιοι είναι υπόχρεοι και ποιες συναλλαγές εξαιρούνται

Σύμφωνα με την Α.1128/2025, η υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης αφορά επιχειρήσεις που εμπίπτουν στα παρακάτω κριτήρια:

• Ακαθάριστα έσοδα άνω του 1.000.000 ευρώ για το φορολογικό έτος 2023 (πρώτη φάση από 2 Μαρτίου 2026)
• Β2Β συναλλαγές εντός της ελληνικής επικράτειας

Εξαιρούνται από την υποχρέωση στην τρέχουσα φάση:

• Συναλλαγές Β2C: Τιμολόγια που εκδίδονται προς ιδιώτες καταναλωτές δεν υπόκεινται στην υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
• Ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών και παροχές υπηρεσιών: Για τις διασυνοριακές συναλλαγές εντός ΕΕ, η ηλεκτρονική τιμολόγηση παραμένει προαιρετική.
• Εξαγωγές εκτός ΕΕ: Δεν εμπίπτουν στην υποχρεωτικότητα της παρούσας φάσης.

Χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή: η εξαίρεση αφορά τον τύπο της συναλλαγής και όχι την κατηγορία της επιχείρησης. Μια υπόχρεη εταιρεία μπορεί να έχει ταυτόχρονα Β2Β τιμολόγια που υπόκεινται στην υποχρέωση και ενδοκοινοτικές ή Β2C συναλλαγές που εξαιρούνται. Το λογιστήριο πρέπει να τηρεί σαφή διάκριση ανά τύπο παραστατικού σε επίπεδο ροής εργασίας.

Φορολογικά κίνητρα: προσαύξηση 100% σε αποσβέσεις και δαπάνες

Η νομοθεσία δεν περιορίζεται στην επιβολή υποχρεώσεων. Παράλληλα, προβλέπει φορολογικά κίνητρα για τις επιχειρήσεις που επενδύουν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση:

• Προσαύξηση 100% στις φορολογικές αποσβέσεις εξοπλισμού και λογισμικού που αποκτάται αποκλειστικά για την υλοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
• Προσαύξηση 100% στις εκπιπτόμενες δαπάνες που αφορούν τη συνδρομή σε εγκεκριμένο ΠΥΗΤ, εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις του ισχύοντος φορολογικού πλαισίου.

Για να γίνει κατανοητή η πρακτική σημασία: μια επιχείρηση που δαπανά 4.000 ευρώ για αδειοδότηση λογισμικού ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί, υπό προϋποθέσεις, να αφαιρέσει 8.000 ευρώ από τα φορολογητέα κέρδη της. Συνιστούμε να συμβουλευτείτε τον φορολογικό σας σύμβουλο για τον ακριβή υπολογισμό βάσει της κατάστασης της επιχείρησής σας, καθώς οι προϋποθέσεις εφαρμογής είναι συγκεκριμένες.

Πρόστιμα σε περίπτωση μη συμμόρφωσης

Η ΑΑΔΕ διαθέτει σαφές νομοθετικό πλαίσιο κυρώσεων για τις επιχειρήσεις που δεν τηρούν τις υποχρεώσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης:

• Άρθρο 54Α Ν.4174/2013 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας): Προβλέπει πρόστιμο για κάθε παράβαση που σχετίζεται με τη μη διαβίβαση ή την εκπρόθεσμη διαβίβαση παραστατικών στο myDATA. Το ύψος του προστίμου υπολογίζεται ανά παραστατικό και μπορεί να συσσωρευτεί σε σημαντικά ποσά για επιχειρήσεις με υψηλό μηνιαίο όγκο τιμολογίων.
• Άρθρο 58 Ν.4174/2013 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας): Αφορά τις διοικητικές κυρώσεις για φορολογικές παραβάσεις, συμπεριλαμβανομένης της μη έκδοσης ή της ανακριβούς έκδοσης φορολογικών παραστατικών. Τα πρόστιμα υπολογίζονται ως ποσοστό επί της αξίας των παραστατικών ή ως σταθερό ποσό, ανάλογα με τη φύση και τη βαρύτητα της παράβασης.

Κατά τη διάρκεια της περιόδου soft launch, η ΑΑΔΕ έχει δηλώσει επιείκεια για αποδεδειγμένα τεχνικά ζητήματα. Μετά την 1η Οκτωβρίου 2026, οι κυρώσεις εφαρμόζονται πλήρως. Για μια επιχείρηση που εκδίδει 500 τιμολόγια ανά μήνα, η σωρευτική επίπτωση των προστίμων λόγω μη συμμόρφωσης μπορεί να υπερβεί κατά πολύ το κόστος εφαρμογής ενός εγκεκριμένου συστήματος.

Βήματα προετοιμασίας του λογιστηρίου

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι αποκλειστικά τεχνικό ζήτημα IT. Απαιτεί οργανωτικές και διαδικαστικές αλλαγές σε ολόκληρο το τμήμα οικονομικής διαχείρισης. Παρουσιάζουμε τα βασικά βήματα με τη σειρά εκτέλεσής τους:

1. Χαρτογράφηση παραστατικών: Καταγράψτε όλους τους τύπους εγγράφων που εκδίδετε (τιμολόγια πώλησης, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, πιστωτικά τιμολόγια, δελτία αποστολής) και προσδιορίστε ποια εμπίπτουν στην υποχρέωση βάσει της Α.1128/2025.
2. Επιλογή εγκεκριμένου παρόχου ΠΥΗΤ: Αξιολογήστε τουλάχιστον τρεις παρόχους από τον επίσημο κατάλογο της ΑΑΔΕ, συγκρίνοντας κόστος ανά παραστατικό, ενσωμάτωση με το υπάρχον ERP ή λογιστικό σας σύστημα και επίπεδο τεχνικής υποστήριξης.
3. Τεχνική ενσωμάτωση: Συνεργαστείτε με τον πάροχο για τη σύνδεση μέσω API ή αρχείων εισαγωγής/εξαγωγής. Η ενσωμάτωση είναι συνήθως πιο σύνθετη από ό,τι εκτιμάται αρχικά, ιδίως σε επιχειρήσεις με εξατομικευμένα λογιστικά συστήματα.
4. Διαχείριση εισερχόμενων PDF από προμηθευτές: Πολλοί προμηθευτές σας θα συνεχίσουν να αποστέλλουν PDF τιμολόγια για αρκετούς μήνες. Για να αποφύγετε τη χρονοβόρα χειροκίνητη καταχώριση, χρησιμοποιήστε εργαλείο αυτόματης εξαγωγής δεδομένων. Το Lido (29 USD/μήνα) παρέχει αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων από PDF τιμολόγια, μειώνοντας σημαντικά τον φόρτο εργασίας του λογιστηρίου.
5. Εκπαίδευση προσωπικού: Βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος του λογιστηρίου γνωρίζει τις νέες ροές εργασίας, τον τρόπο χειρισμού σφαλμάτων έκδοσης και τις διαδικασίες επαλήθευσης επιτυχούς διαβίβασης.
6. Δοκιμαστική λειτουργία: Πριν από την ημερομηνία υποχρεωτικής έναρξης, εκτελέστε δοκιμαστικές εκδόσεις τιμολογίων σε περιβάλλον ελέγχου ώστε να εντοπίσετε τυχόν σφάλματα χαρτογράφησης πεδίων.
7. Παρακολούθηση συμμόρφωσης: Μετά την έναρξη, ορίστε υπεύθυνο για την καθημερινή επαλήθευση επιτυχούς διαβίβασης κάθε παραστατικού στο myDATA μέσω του πίνακα ελέγχου του παρόχου σας.

5 πάροχοι ηλεκτρονικής τιμολόγησης συγκριτικά

Η ΑΑΔΕ τηρεί επίσημο μητρώο εγκεκριμένων Παρόχων Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Παρουσιάζουμε πέντε από τους πλέον διαδεδομένους στην ελληνική αγορά:

Για επιχειρήσεις με έντονη διεθνή δραστηριότητα και ανάγκες ενδοκοινοτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσω δικτύου PEPPOL, οι πάροχοι Edicom και Pagero αποτελούν κατάλληλες επιλογές, καθώς διαθέτουν παρουσία σε πολλές ευρωπαϊκές αγορές.

Για επιχειρήσεις που θέλουν να ξεκινήσουν χωρίς άμεση οικονομική δέσμευση, η ΑΑΔΕ παρέχει δύο δωρεάν εργαλεία: την εφαρμογή timologio και την εφαρμογή myDATAapp. Αυτά τα εργαλεία είναι κατάλληλα για χαμηλό όγκο παραστατικών αλλά δεν προσφέρουν τις δυνατότητες αυτοματοποίησης που χρειάζονται τα λογιστήρια μεσαίων και μεγάλων επιχειρήσεων.

Για τη διαχείριση εισερχόμενων PDF τιμολογίων από προμηθευτές που δεν έχουν ακόμη μεταβεί στην ηλεκτρονική τιμολόγηση, το Lido (29 USD/μήνα) προσφέρει αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων, εξαλείφοντας τη χειροκίνητη καταχώριση και μειώνοντας τον κίνδυνο λαθών εισαγωγής δεδομένων.