Η αυτοματοποίηση τιμολογίων προμηθευτών επιτρέπει στα ελληνικά λογιστήρια να μειώσουν τον χρόνο επεξεργασίας από 12 λεπτά σε μόλις 2 λεπτά ανά τιμολόγιο, διασφαλίζοντας παράλληλα πλήρη συμμόρφωση με το myDATA της ΑΑΔΕ και τις υποχρεώσεις αρχειοθέτησης βάσει του Άρθρου 290 ΚΦΔ. Ο παρών οδηγός αναλύει τα 7 βήματα του κύκλου Accounts Payable, τα κατάλληλα εργαλεία για την ελληνική αγορά και τον υπολογισμό πραγματικού ROI που μπορεί να φτάσει τα 2.400 EUR ανά μήνα για μεσαίες επιχειρήσεις.
Σύμφωνα με έρευνα της ICAP Group, ένα τυπικό ελληνικό λογιστήριο διαχειρίζεται κατά μέσο όρο 400 τιμολόγια προμηθευτών τον μήνα. Εάν κάθε τιμολόγιο απαιτεί 12 λεπτά χειροκίνητης επεξεργασίας, αυτό μεταφράζεται σε περισσότερες από 80 ώρες εργασίας μηνιαίως, αποκλειστικά για την καταχώρηση παραστατικών.
Το 2026, το ρυθμιστικό τοπίο έχει αλλάξει σημαντικά. Η εφαρμογή της Α.1128/2025 της ΑΑΔΕ επέκτεινε τις υποχρεώσεις αναφοράς στο myDATA, ενισχύοντας την ανάγκη για αξιόπιστη ψηφιακή διαχείριση τιμολογίων.
Οι επιχειρήσεις που έχουν ήδη υιοθετήσει αυτοματοποίηση AP αναφέρουν:
Τα τιμολόγια προμηθευτών φτάνουν μέσω email, πύλης προμηθευτών ή EDI. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα παρακολουθεί συγκεκριμένους φακέλους email ή API endpoints και εισάγει αυτόματα κάθε νέο παραστατικό στη ροή επεξεργασίας, χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.
Η τεχνολογία OCR εξάγει τα πεδία του τιμολογίου: αριθμό παραστατικού, ΑΦΜ προμηθευτή, ημερομηνία, ποσά, ΦΠΑ και Μ.ΑΡ.Κ. Τα σύγχρονα συστήματα επιτυγχάνουν ακρίβεια άνω του 98% σε τυποποιημένα ελληνικά τιμολόγια.
Κάθε τιμολόγιο που εκδίδεται από ελληνική επιχείρηση φέρει Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης (Μ.ΑΡ.Κ.) από το myDATA. Το αυτοματοποιημένο σύστημα επαληθεύει τον Μ.ΑΡ.Κ. μέσω του REST API της ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο, διασφαλίζοντας ότι το τιμολόγιο είναι έγκυρο πριν προχωρήσει η επεξεργασία.
Το σύστημα συγκρίνει αυτόματα τα στοιχεία του τιμολογίου με την αντίστοιχη παραγγελία αγοράς (Purchase Order). Εντοπίζει αποκλίσεις στα ποσά, ποσότητες ή κωδικούς ειδών και τις σημαίνει για αναθεώρηση, αποτρέποντας υπερχρεώσεις.
Τα τιμολόγια που ξεπερνούν ορισμένα κατώφλια, π.χ. άνω των 5.000 EUR, δρομολογούνται αυτόματα στον αρμόδιο προϊστάμενο για έγκριση μέσω email ή κινητής εφαρμογής. Ο μέσος χρόνος έγκρισης μειώνεται από τρεις ημέρες σε τέσσερις ώρες.
Μετά την έγκριση, το σύστημα καταχωρεί αυτόματα το τιμολόγιο στο ERP (Epsilon Net, SoftOne, Entersoft κ.ά.), δημιουργώντας το λογιστικό άρθρο χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων.
Το σύστημα προγραμματίζει την πληρωμή βάσει των συμφωνηθέντων όρων με τον προμηθευτή και αρχειοθετεί το τιμολόγιο ψηφιακά σε δομή που ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις φύλαξης 5 ετών βάσει του ΚΦΔ.
Το myDATA (My Digital Accounting and Tax Application) αποτελεί την ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ για την ηλεκτρονική διαβίβαση παραστατικών. Από το 2024, η υποχρεωτική χρήση του έχει επεκταθεί σε όλες τις ελληνικές επιχειρήσεις, ενώ η Α.1128/2025 εισήγαγε πρόσθετες υποχρεώσεις για τη διαβίβαση δεδομένων εισροών.
Κάθε τιμολόγιο που λαμβάνετε από Έλληνα προμηθευτή πρέπει να φέρει Μ.ΑΡ.Κ., ο οποίος αποδεικνύει ότι το παραστατικό έχει διαβιβαστεί στο myDATA. Η επαλήθευση του Μ.ΑΡ.Κ. πριν από κάθε πληρωμή σας προστατεύει από:
Τα αυτοματοποιημένα συστήματα AP χρησιμοποιούν το REST API της ΑΑΔΕ για να επαληθεύουν τον Μ.ΑΡ.Κ. σε δευτερόλεπτα, αντικαθιστώντας τον χρονοβόρο χειροκίνητο έλεγχο.
Βάσει του Άρθρου 290 ΚΦΔ και του Άρθρου 7 του Ν.4174/2013, οι ελληνικές επιχειρήσεις υποχρεούνται να διατηρούν όλα τα φορολογικά παραστατικά για τουλάχιστον 5 έτη από το τέλος του φορολογικού έτους στο οποίο ανήκουν.
Η ψηφιακή αρχειοθέτηση πρέπει να πληροί συγκεκριμένες προϋποθέσεις:
Παράδειγμα υπολογισμού για εταιρεία με 400 τιμολόγια ανά μήνα:
Κόστος πριν την αυτοματοποίηση:
Κόστος μετά την αυτοματοποίηση:
Μηνιαία εξοικονόμηση: 1.473 EUR. Για επιχειρήσεις με 600 έως 800 τιμολόγια ανά μήνα, η εξοικονόμηση ανεβαίνει στα 2.400 EUR και άνω, με απόσβεση της επένδυσης εντός του πρώτου μήνα λειτουργίας.
Προσφέρει αυτοματοποίηση ροών εργασίας AP με σύνδεση σε email, OCR εξαγωγή δεδομένων και αυτόματη αποστολή για έγκριση. Με κόστος μόλις 29 USD ανά μήνα, αποτελεί την πλέον προσιτή επιλογή για μικρομεσαίες ελληνικές επιχειρήσεις με έως 200 τιμολόγια ανά μήνα.
Ελληνική λύση με ενσωματωμένη σύνδεση myDATA και υποστήριξη Μ.ΑΡ.Κ. Προσφέρει ERP και AP module σε ενιαία πλατφόρμα, κατάλληλο για επιχειρήσεις που επιθυμούν μια αμιγώς ελληνική λύση.
Παρέχει cloud ERP με AP automation module που υποστηρίζει myDATA, ηλεκτρονική τιμολόγηση και PO matching. Κατάλληλο για εταιρείες με 200 έως 1.000 τιμολόγια ανά μήνα.
Το Entersoft Business Suite περιλαμβάνει λειτουργικότητα AP με ροές έγκρισης πολλαπλών επιπέδων και πλήρη ενσωμάτωση myDATA. Στοχεύει σε μεσαίες και μεγάλες ελληνικές επιχειρήσεις.
Διεθνής πλατφόρμα AP automation με ειδικές ρυθμίσεις για ελληνικές φορολογικές απαιτήσεις. Διαθέτει υψηλή ακρίβεια OCR και προχωρημένες δυνατότητες PO matching.
Προσφέρει end-to-end αυτοματοποίηση AP με AI-based εξαγωγή δεδομένων, ροές έγκρισης και αναλυτικά dashboards. Συνιστάται για μεγάλες επιχειρήσεις με πολύπλοκες δομές έγκρισης.
Στην ελληνική αγορά, οι πλέον συνηθισμένοι συνδυασμοί είναι:
Πριν επιλέξετε εργαλείο, επαληθεύστε ότι υπάρχει τεκμηριωμένος connector για το ERP σας και ότι η σύνδεση myDATA λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο.
| Εργαλείο | Κόστος/μήνα | myDATA | OCR | PO Matching | Κατάλληλο για |
|---|---|---|---|---|---|
| Lido | 29 USD | Μέσω connector | Ναι | Βασικό | ΜΜΕ, έως 200 τιμολόγια/μήνα |
| Epsilon Net | Κατόπιν προσφοράς | Native | Ναι | Ναι | ΜΜΕ, ελληνική αγορά |
| SoftOne | Κατόπιν προσφοράς | Native | Ναι | Ναι | Μεσαίες επιχειρήσεις |
| Entersoft | Κατόπιν προσφοράς | Native | Ναι | Προχωρημένο | Μεγάλες επιχειρήσεις |
| Yooz | Από 300 EUR | Μέσω API | Προχωρημένο | Ναι | Διεθνείς ΜΜΕ |
| Esker | Κατόπιν προσφοράς | Μέσω API | AI-based | Προχωρημένο | Μεγάλες επιχειρήσεις |
Ο Μ.ΑΡ.Κ. (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης) είναι ο μοναδικός αριθμός που αποδίδει το myDATA σε κάθε παραστατικό κατά τη διαβίβασή του στην ΑΑΔΕ. Η επαλήθευσή του διασφαλίζει ότι το τιμολόγιο που λάβατε είναι έγκυρο, δεν έχει ακυρωθεί και μπορεί να χρησιμοποιηθεί νόμιμα για έκπτωση ΦΠΑ και αναγνώριση δαπάνης.
Βάσει του Άρθρου 290 ΚΦΔ, η μη διατήρηση φορολογικών παραστατικών για 5 έτη μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμο έως 10.000 EUR για κάθε φορολογικό έτος που δεν καλύπτεται. Επιπλέον, η ΑΑΔΕ έχει τη δυνατότητα να προβεί σε εξωλογιστικό προσδιορισμό εισοδήματος.
Στις περισσότερες περιπτώσεις ναι. Εργαλεία όπως το Lido προσφέρουν εξαγωγή δεδομένων σε CSV ή Excel, τα οποία μπορείτε να εισάγετε στο ERP σας. Για παλαιότερα συστήματα χωρίς API, η ημιαυτοματοποίηση μέσω δομημένης εξαγωγής μειώνει τον χρόνο επεξεργασίας κατά 60 έως 70%.
Όχι. Η αυτοματοποίηση AP αναλαμβάνει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες εισαγωγής δεδομένων, επιτρέποντας στον λογιστή να εστιάσει σε εργασίες υψηλότερης αξίας: ανάλυση κόστους, διαπραγμάτευση με προμηθευτές και φορολογικό σχεδιασμό.
Για cloud εργαλεία όπως το Lido, η αρχική ρύθμιση απαιτεί 1 έως 3 ημέρες. Για πλήρη ενσωμάτωση με ERP και myDATA, ο χρόνος μπορεί να φτάσει τις 2 έως 4 εβδομάδες.
%20(1).svg)
