En España coexisten tres obligaciones de facturación electrónica con calendarios y requisitos técnicos distintos. La facturación con administraciones públicas (B2G) es obligatoria desde enero de 2015 bajo la Ley 25/2013. Los sistemas de facturación verificables ante la AEAT (Verifactu, Real Decreto 1007/2023) son obligatorios para empresas con volumen superior a 6 millones de euros desde el 1 de enero de 2026, y lo serán para autónomos y pymes desde el 1 de julio de 2026. La facturación electrónica entre empresas privadas (B2B) exigida por la Ley Crea y Crece está pendiente de reglamento. Las sanciones por incumplimiento de Verifactu pueden alcanzar los 50 000 euros por ejercicio.
Tres normas con tres ámbitos distintos, tres organismos supervisores y tres calendarios que no coinciden entre sí. Esta es la realidad que enfrentan en 2026 las empresas y autónomos españoles cuando intentan determinar qué les obliga la ley en materia de factura electrónica. El error más frecuente consiste en tratar las tres obligaciones como una sola.
El punto de partida es la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Esta norma estableció la obligación de remitir facturas en formato electrónico a todas las administraciones públicas a partir del 15 de enero de 2015. El canal oficial es FACE, aunque algunas administraciones mantienen portales propios. El formato obligatorio es Facturae 3.2.1 o 3.2.2, firmado con certificado electrónico reconocido.
La segunda norma es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece). Su artículo 12 obliga a todas las empresas y autónomos a expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales B2B. La obligación no es directamente aplicable: requiere un reglamento de desarrollo que, a mayo de 2026, aún no ha sido publicado.
La tercera norma es el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento de los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (Verifactu). Su ámbito es diferente: no regula el intercambio de facturas entre partes, sino los requisitos técnicos que deben cumplir los programas informáticos que soportan la facturación.
| Característica | B2G — Ley 25/2013 | Verifactu — RD 1007/2023 | B2B — Ley Crea y Crece |
|---|---|---|---|
| Ámbito | Facturas a administraciones públicas | Sistemas informáticos de facturación | Facturas entre empresas y autónomos privados |
| Vigencia | Desde 15 de enero de 2015 | 1 enero 2026 (grandes) / 1 julio 2026 (resto) | Pendiente de reglamento |
| Formato requerido | Facturae 3.2.1 o 3.2.2 | XML con estructura AEAT | Estructurado; previsiblemente Facturae o UBL |
| Canal de envío | FACE o portal propio | Sede electrónica AEAT | Por concretar en el reglamento |
| Firma electrónica | Obligatoria (eIDAS) | Obligatoria en el registro | Obligatoria |
| Sanción máxima | Consecuencias contractuales | Hasta 50 000 EUR por ejercicio | Hasta 10 000 EUR por infracción |
El elemento que con más frecuencia genera confusión es Verifactu. Esta obligación no exige entregar una factura al cliente en un formato estructurado determinado; exige que el software que la genera cumpla unas especificaciones técnicas. El resultado que recibe el cliente puede seguir siendo un PDF, siempre que el sistema sea conforme con el Real Decreto 1007/2023.
| Tipo de empresa | B2G (FACE) | Verifactu (SIF) | B2B (Crea y Crece) |
|---|---|---|---|
| Grandes empresas (>6 M EUR de volumen de operaciones) | Obligatorio desde enero 2015 | Obligatorio desde 1 enero 2026 | 12 meses tras publicación del RD |
| Empresas con facturación >8 M EUR | Obligatorio desde enero 2015 | Obligatorio desde 1 enero 2026 | 12 meses tras publicación del RD |
| Pymes (600 000 EUR - 8 M EUR) | Obligatorio desde enero 2015 | Obligatorio desde 1 julio 2026 | 24 meses tras publicación del RD |
| Autónomos y microempresas (<600 000 EUR) | Solo si contratan con sector público | Obligatorio desde 1 julio 2026 | 24 meses tras publicación del RD |
Una precisión relevante sobre el criterio de segmentación de Verifactu: el Real Decreto 1007/2023 utiliza el volumen de operaciones declarado en el ejercicio anterior, no el número de empleados ni la cifra de negocios del Plan General Contable.
La Ley 25/2013 define la factura electrónica como un documento tributario generado en formato electrónico estructurado que sustituye a la factura en papel y tiene la misma validez legal. Para ser admitida en FACE, debe estar en formato Facturae, ir firmada con un certificado electrónico reconocido conforme al Reglamento eIDAS, y contener los campos obligatorios del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012. Un archivo PDF no es una factura electrónica bajo este régimen.
Verifactu no define "factura electrónica" en el sentido de intercambio entre partes. Lo que regula es el "registro de facturación": un conjunto de datos en formato XML generado por el software cada vez que se emite o anula una factura. La factura que recibe el cliente puede ser un PDF, siempre que el sistema que la ha generado sea conforme con el reglamento y haya remitido el registro a la AEAT.
La Ley 18/2022 establece que la factura electrónica B2B debe ser un documento en formato estructurado que permita su procesamiento automático. El reglamento pendiente concretará los formatos admisibles, pero la ley ya anticipa que el receptor deberá poder recibirla y procesarla sin intervención manual. Un PDF no cumplirá este requisito.
Facturae 3.2.2 es el estándar XML desarrollado por el Ministerio de Hacienda para B2G. La firma debe aplicarse con XAdES-BES como mínimo. Las facturas deben incluir el código de la administración destinataria; sin ese código, FACE las rechaza.
El XML de registro para Verifactu es la especificación técnica de la AEAT. El encadenamiento de hashes, campo a campo desde el primer registro del ejercicio, es el mecanismo que garantiza la inalterabilidad del histórico de facturación.
Los borradores del reglamento de Crea y Crece señalan Facturae y UBL como los formatos estructurados admisibles para B2B. El formato PEPPOL BIS, utilizado en el contexto europeo, también aparece como compatible.
Para Verifactu, el Real Decreto 1007/2023 tipifica las infracciones en el marco de la Ley General Tributaria. El uso de software que no cumpla los requisitos del reglamento puede dar lugar a sanciones de hasta 50 000 euros por ejercicio. La AEAT tiene capacidad para verificar la conformidad de los sistemas en visitas de inspección.
Para la obligación B2B de Crea y Crece, la Ley 18/2022 fija sanciones de hasta 10 000 euros por infracción. Se considerará infracción tanto la falta de emisión de factura electrónica como la negativa a recibirla cuando el receptor disponga de los medios técnicos necesarios.
Para B2G, las consecuencias del incumplimiento pueden derivar en el rechazo de la factura por la administración, el retraso en el cobro y, en casos de incumplimiento reiterado en licitaciones, consecuencias en la valoración de la solvencia técnica del proveedor.
El primer paso es determinar qué obligaciones aplican a la situación concreta. Una empresa que opera exclusivamente en el mercado privado y no superó 6 millones de euros de volumen de operaciones en 2024 tiene hasta el 1 de julio de 2026 para adaptar su software a Verifactu.
El segundo paso es auditar el software actual. El proveedor del programa de facturación debe poder acreditar que su producto figura en el listado de sistemas conformes de la AEAT o que tiene una hoja de ruta concreta y fechada.
El tercer paso es revisar el flujo de facturas entrantes. Durante el período de transición, los proveedores continuarán remitiendo facturas en PDF. Lido es una plataforma de extracción de datos por IA sin plantillas que lee facturas en cualquier formato, incluidos los PDFs de proveedores que aún no han migrado. El plan Standard cuesta 29 USD al mes; el plan Scale, 7 000 USD al año. Es posible procesar 50 páginas sin tarjeta de crédito.
El cuarto paso es formar al equipo administrativo. Los errores más frecuentes en la facturación electrónica son operativos: campos incorrectos en Facturae, certificados caducados, códigos DIR3 desactualizados o rechazos en FACE por discrepancias entre el NIF del proveedor y el registrado en la administración.
No. La Ley 18/2022 exige que la factura electrónica B2B sea un documento en formato estructurado que permita el procesamiento automático. Un PDF, aunque incorpore firma electrónica cualificada, no cumple este requisito. Los formatos admisibles, previsiblemente Facturae y UBL, serán los que especifique el reglamento de desarrollo.
Son obligaciones con ámbitos distintos. Verifactu regula los requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación; no define el formato en que la factura llega al cliente. Crea y Crece obliga a que la factura entregada al cliente B2B sea un documento en formato estructurado. Una empresa puede cumplir con Verifactu y seguir enviando PDFs a sus clientes privados hasta que entre en vigor el reglamento de Crea y Crece.
La fecha exacta depende de la publicación del Real Decreto de desarrollo en el BOE. Una vez publicado, las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán 12 meses para adaptarse; el resto dispondrá de 24 meses. A mayo de 2026, ese reglamento aún no ha sido publicado en su forma definitiva.
El uso de software que no cumpla los requisitos del Real Decreto 1007/2023 puede dar lugar a sanciones de hasta 50 000 euros por ejercicio. Los registros de facturación generados con software no conforme pueden no ser admitidos por la AEAT en una inspección. La AEAT tiene capacidad para verificar la conformidad durante visitas de inspección.
Hasta que la obligación B2B de Crea y Crece entre en vigor, los proveedores pueden continuar emitiendo facturas en PDF. Para extraer los datos sin introducción manual, la opción más práctica es una plataforma de extracción por IA que no requiera configurar una plantilla específica por cada proveedor, especialmente cuando el volumen es elevado o los proveedores utilizan formatos heterogéneos.
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