Den Rechnungseingang automatisieren bedeutet, den gesamten Prozess vom Dokumenteneingang bis zur Buchung in DATEV oder einem ERP-System durch Software zu unterstützen: Felder und Tabellen werden per KI aus PDFs und Scans extrahiert, gegen Stammdaten validiert, durch konfigurierbare Freigabe-Workflows geleitet und abschließend GoBD-konform archiviert. Unternehmen, die heute noch manuell erfassen, verbringen durchschnittlich 10 bis 15 Minuten pro Eingangsrechnung mit Dateneingabe und Ablage. Mit einem automatisierten Prozess sinkt dieser Aufwand auf zwei bis drei Minuten.
Für Buchhaltungsteams in deutschen Unternehmen gehört der Rechnungseingang seit Jahren zu den zeitaufwändigsten Routineaufgaben. Eingehende Rechnungen treffen per Post, als E-Mail-Anhang oder zunehmend als strukturierte E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ein. Wer diese Belege weiterhin manuell erfasst, trägt ein erhöhtes Fehlerrisiko, verpasst Skontofristen und braucht bei steuerlichen Betriebsprüfungen unverhältnismäßig viel Zeit für die Belegrecherche.
Die Anforderungen an die Belegverarbeitung haben sich in den letzten Jahren verschärft. Die GoBD verpflichten Unternehmen zur revisionssicheren, unveränderlichen Ablage digitaler Belege. Ab Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte Eingangsrechnungen nach ZUGFeRD oder XRechnung empfangen können. Ab 2027 wird die aktive Übermittlung für nahezu alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Unternehmen in Deutschland zur Pflicht.
Dieser Leitfaden erklärt, was Rechnungseingang automatisieren in der Praxis bedeutet, welche sechs Prozessschritte dabei eine Rolle spielen, welche Softwaretools sich eignen und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Der Begriff bezeichnet den Einsatz von Software, um die manuellen, fehleranfälligen Schritte im Accounts-Payable-Prozess zu reduzieren oder ganz abzulösen. In der klassischen manuellen Variante öffnet ein Mitarbeiter eine E-Mail, lädt den Anhang herunter, tippt Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Umsatzsteuer in eine DATEV-Maske oder ein Excel-Formular, leitet den Beleg per E-Mail an den zuständigen Abteilungsleiter weiter und legt die genehmigte Rechnung in einem Ordner oder einer Netzwerkfreigabe ab. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und birgt Übertragungsfehler.
Automatisierung ersetzt diese Schritte durch maschinelle Verarbeitung: Ein KI-Modell liest Felder aus dem Dokument aus, ein Regelwerk vergleicht die Werte mit Stammdaten und Bestellungen, eine Workflow-Engine verteilt Aufgaben an die richtigen Personen, und eine Schnittstelle überträgt die validierten Daten direkt in DATEV, SAP oder ein anderes ERP-System. Der Mensch greift nur noch dort ein, wo Ausnahmen auftreten oder eine geschäftliche Entscheidung erforderlich ist.
Digitalisierung und Automatisierung sind nicht dasselbe. Wer Papierrechnungen scannt und als PDF ablegt, hat digitalisiert, aber nicht automatisiert. Wer ein OCR-Tool einsetzt, das Felder erkennt und in eine Tabelle überträgt, hat einen Teilschritt automatisiert. Prozessautomatisierung verbindet Extraktion, Validierung, Freigabe und Buchung zu einem durchgehenden Workflow.
In der deutschen Praxis bedeutet das konkret: Ein Lieferant schickt eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Das System liest die eingebetteten XML-Daten aus, prüft die Umsatzsteuer-ID gegen das Stammdatensystem, vergleicht die Positionen mit der entsprechenden Bestellung und sendet eine Freigabeanfrage an den Einkaufsleiter. Nach Genehmigung wird die Rechnung im DATEV-Belegbuchen verarbeitet und mit einem Zeitstempel revisionssicher abgelegt.
Um zu verstehen, wo Automatisierung ansetzt, hilft ein Blick auf den Status quo in vielen deutschen Unternehmen. Der typische Prozess beginnt mit dem Dokumenteneingang über mehrere Kanäle gleichzeitig: Rechnungen kommen per Post als Papierbeleg, als E-Mail-Anhang im PDF-Format, als ZUGFeRD-Hybrid oder, bei Lieferanten aus dem öffentlichen Bereich, als XRechnung über das PEPPOL-Netzwerk.
Nach dem Eingang folgt in den meisten Unternehmen eine Sichtprüfung: Ist die Rechnung formal vollständig? Enthält sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, also Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz und Steuerbetrag? Diese Prüfung kostet bei komplexen Rechnungen mit vielen Positionen oder unleserlichen Scans mehrere Minuten pro Beleg.
Die eigentliche Dateneingabe ist der zeitintensivste Schritt. Für eine durchschnittliche Lieferantenrechnung mit fünf bis zehn Positionen veranschlagen erfahrene Buchhaltungsteams sieben bis zwölf Minuten für die manuelle Erfassung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder einer ähnlichen Software. Bei Unternehmen mit 300 bis 500 Eingangsrechnungen pro Monat entspricht das 35 bis 100 Stunden reine Tipparbeit pro Monat, ohne dass dabei zusätzliche Erkenntnisse für die Buchhaltung entstehen.
Nach der Erfassung beginnt der Freigabe-Workflow, der in vielen Unternehmen informell abläuft. Rechnungen werden per E-Mail weitergeleitet, Kollegen antworten mit "OK" oder "bitte ablehnen", und der Buchhalter muss diese E-Mail-Ketten manuell im Auge behalten. Wenn eine Freigabe ausbleibt, erinnert niemand daran, und eine Übersicht über offene Genehmigungen existiert nicht.
Dieser Ablauf hat direkte finanzielle Konsequenzen. Viele Lieferantenrechnungen enthalten Skontokonditionen, zum Beispiel zwei Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen. Wenn der Freigabeprozess acht bis zwölf Tage dauert, weil E-Mails übersehen werden, verpasst das Unternehmen diese Vergünstigung systematisch.
Eine vollständige Automatisierung des Rechnungseingangs lässt sich in sechs aufeinander aufbauende Schritte gliedern. Sie müssen nicht alle gleichzeitig umgesetzt werden. In der Praxis beginnen die meisten Unternehmen mit den ersten zwei oder drei Schritten und erweitern das System schrittweise.
Der erste Schritt ist die Konsolidierung aller Eingangskanäle auf eine dedizierte Adresse für Rechnungen, zum Beispiel rechnungen@ihrunternehmen.de. Diese Adresse wird bei allen Lieferanten hinterlegt und dient als einziger Eingangspunkt für elektronische Rechnungen. Für Papierbelege, die per Post eintreffen, wird ein einheitlicher Scan-Prozess eingerichtet: Belege werden täglich gescannt und im selben Posteingang oder einer klar definierten Ablagestruktur hinterlegt. Ohne einen zentralen Eingangskanal lassen sich die folgenden Automatisierungsschritte nicht sauber aufsetzen.
Im zweiten Schritt übernimmt eine Software die Extraktion der relevanten Felder aus dem Dokument. Aktuelle KI-Systeme erkennen einfache Felder wie Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag sowie strukturierte Tabellen mit Einzelpositionen, Umsatzsteuersätzen je Position und Zahlungskonditionen. Bei ZUGFeRD-Rechnungen werden die eingebetteten XML-Daten direkt maschinell ausgelesen, was die Erkennungsgenauigkeit auf nahezu 100 Prozent bringt.
Extrahierte Daten müssen gegen Referenzdaten geprüft werden, bevor sie in die Buchhaltung einfließen. Validierungsregeln können beispielsweise prüfen, ob der Lieferant in der Kreditorenliste vorhanden ist, ob die Umsatzsteuer-ID mit der hinterlegten übereinstimmt, ob die Rechnungsnummer bereits verarbeitet wurde (Dublettenprüfung) und ob der Betrag mit einer vorhandenen Bestellung übereinstimmt. Der Drei-Wege-Abgleich zwischen Rechnung, Bestellung und Wareneingang fängt einen Großteil fehlerhafter oder doppelter Belege ab, bevor sie verbucht werden.
Nach der Validierung steuert das System die Rechnung an die richtigen Genehmiger. Typische Konfigurationen sehen vor, dass Rechnungen unter 500 Euro automatisch freigegeben werden, Rechnungen zwischen 500 und 5.000 Euro die Genehmigung des Abteilungsleiters benötigen und Rechnungen über 5.000 Euro zusätzlich durch die Geschäftsführung freigegeben werden müssen. Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem direkten Link zur Rechnung und können mit einem Klick freigeben.
Nach der Freigabe überträgt das System die strukturierten Daten in das Buchhaltungssystem. Bei DATEV geschieht das über DATEV Unternehmen Online oder die DATEV-Belegtransfer-Schnittstelle. Die Daten werden als Buchungsvorschlag importiert, den der Buchhalter prüfen und freigeben kann, oder bei entsprechend konfigurierten Regeln direkt verbucht. Bei SAP Business One oder Microsoft Dynamics läuft die Übertragung über eine API oder eine standardisierte Datei im XML- oder CSV-Format.
Im letzten Schritt wird das Originaldokument zusammen mit den Metadaten in einem revisionssicheren Archivsystem abgelegt. GoBD-konforme Archivlösungen protokollieren jeden Zugriff und jede Statusänderung. Sie verhindern das Überschreiben oder Löschen von Belegen und stellen die Lesbarkeit über den Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren sicher.
Die Softwarelandschaft für die Rechnungseingang-Automatisierung hat sich in den letzten Jahren stark erweitert. Je nach Unternehmensgröße und bestehender Systemlandschaft kommen unterschiedliche Tools in Frage.
Lido ist ein KI-gestütztes Datenextraktionstool, das strukturierte Felder, Tabellen und Werte direkt aus Rechnungen, Lieferscheinen und anderen Dokumenttypen extrahiert und die Ergebnisse in Google Sheets, Excel oder per API weitergibt. Es sitzt als Extraktionsschicht zwischen dem E-Mail-Eingang und dem DATEV- oder ERP-System: Eingehende Rechnungen werden an Lido übergeben, die relevanten Felder werden automatisch erkannt und strukturiert, und das Ergebnis steht sofort in einer Tabelle oder Datenbank bereit.
Für Unternehmen, die DATEV über ein Steuerbüro nutzen, ist dieser Ansatz besonders praktisch. Das Steuerbüro erhält eine fertige Tabelle mit allen Rechnungsdaten, statt unstrukturierte PDFs manuell eintippen zu müssen. Lido unterstützt wiederkehrende Workflows, bei denen neue Dokumente automatisch verarbeitet werden, sobald sie in einem definierten Ordner oder Postfach erscheinen. Die Einrichtung dauert wenige Minuten und erfordert keine Programmierkenntnisse.
Besonders geeignet ist Lido für kleine und mittelständische Unternehmen, die einen Extraktions-Workflow ohne großen Implementierungsaufwand brauchen, sowie für Steuerberatungskanzleien, die Rechnungsdaten für mehrere Mandanten aufbereiten. Ein kostenloser Einstiegstarif ist verfügbar.
DATEV Unternehmen Online ist die cloudbasierte Belegverwaltungsplattform des DATEV-Ökosystems und damit für die meisten deutschen KMU, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, der erste Anlaufpunkt. Unternehmen laden Belege direkt in die Plattform hoch oder nutzen die DATEV-App zum Abfotografieren von Papierbelegen. Die OCR-Funktion erkennt Rechnungsfelder und erstellt Buchungsvorschläge, die der Steuerberater im DATEV-Rechnungswesen prüft und übernimmt.
Lexoffice ist eine cloudbasierte Buchhaltungslösung für Kleinunternehmer und Selbstständige, die auch eingehende Rechnungen per Scan oder E-Mail-Weiterleitung verarbeiten kann. Die automatische Beleberkennung extrahiert Grunddaten und bucht Rechnungen in die zugehörige Buchhaltung. Für Unternehmen mit komplexen Freigabe-Workflows oder einer Vielzahl von Kostenstellen ist der Funktionsumfang jedoch zu begrenzt.
sevDesk richtet sich ebenfalls an kleine Unternehmen und Freiberufler und bietet eine Belegerfassung per Scan-App, E-Mail-Weiterleitung oder manuellem Upload. Die KI-gestützte Texterkennung extrahiert die wesentlichen Rechnungsfelder und ordnet Belege automatisch Kategorien zu. Größere Unternehmen mit mehrstufigen Freigabeprozessen und höherem monatlichem Belegvolumen werden schnell an die Grenzen des Systems stoßen.
Candis ist eine AP-Automation-Plattform für den deutschen Mittelstand, die den Prozess von der Belegerfassung über die Freigabe bis zur DATEV-Buchung abdeckt. Die Lösung bietet konfigurierbare Freigabe-Workflows mit Dublettenprüfung und eine revisionssichere Archivierung. Die DATEV-Integration ist direkt und gut dokumentiert.
Stampli ist eine internationale AP-Automation-Plattform mit deutschen Kunden. Sie bietet einen KI-Assistenten für Buchungsvorschläge und eine integrierte Kommentarfunktion: Freigeber können direkt auf der Rechnung Kommentare hinterlassen, was den E-Mail-Aufwand rund um Rechnungsfragen reduziert.
| Tool | Hauptfunktion | DATEV-Integration | ZUGFeRD-Support | Freigabe-Workflow | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|---|---|
| Lido | KI-Extraktion in Tabellen und API | Via Export / API | Ja | Extern konfigurierbar | Kostenloser Tarif verfügbar |
| DATEV Unternehmen Online | Belegverwaltung im DATEV-Ökosystem | Nativ | Ja | Eingeschränkt | Ab ca. 10 Euro/Monat |
| Lexoffice Rechnung | Cloud-Buchhaltung mit Belegerfassung | Via DATEV-Export | Ja | Eingeschränkt | Ab ca. 8 Euro/Monat |
| sevDesk | Cloud-Buchhaltung für KMU | Via DATEV-Export | Ja | Eingeschränkt | Ab ca. 13 Euro/Monat |
| Candis | AP-Automation für den Mittelstand | Direkt | Ja | Mehrstufig konfigurierbar | Auf Anfrage |
| Stampli | AP-Automation mit KI-Kommentarfunktion | Via ERP-Schnittstellen | Eingeschränkt | Mehrstufig konfigurierbar | Auf Anfrage |
Die wirtschaftlichen Argumente für die Automatisierung lassen sich konkret beziffern. In manuell arbeitenden Buchhaltungsteams liegt der durchschnittliche Aufwand pro Eingangsrechnung zwischen 10 und 16 Minuten, wenn man Erfassung, Prüfung, Weiterleitung und Ablage zusammenzählt. Automatisierte Prozesse reduzieren diesen Wert auf zwei bis vier Minuten.
Für ein Unternehmen mit 400 Eingangsrechnungen pro Monat lässt sich die Zeitersparnis durchrechnen. Bei 12 Minuten Durchschnitt mal 400 Rechnungen sind das 4.800 Minuten, also 80 Stunden pro Monat für manuelle Erfassung. Bei einem Stundensatz von 35 Euro für Buchhaltungstätigkeiten entspricht das 2.800 Euro monatlicher Personalkosten allein für die Datenerfassung. Mit Automatisierung sinkt dieser Wert auf etwa 27 Stunden pro Monat für Ausnahmenbearbeitung und Freigaben, eine Einsparung von rund 53 Stunden oder knapp 1.900 Euro monatlich.
Neben der Zeitersparnis fällt die Fehlerreduktion ins Gewicht. Manuelle Dateneingabe erzeugt in der Praxis eine Fehlerquote von ein bis drei Prozent aller eingegebenen Felder. Bei einer Rechnung mit zwanzig Feldern bedeutet das eine Wahrscheinlichkeit von 20 bis 50 Prozent, dass mindestens ein Feld falsch übertragen wurde. KI-Extraktion erreicht bei sauber eingescannten oder digitalen Dokumenten über 98 Prozent Genauigkeit bei Standardfeldern.
Hinzu kommt die verbesserte Skontonutzung. Wenn Rechnungen innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Eingang vollständig geprüft und freigegeben sind, kann das Unternehmen systematisch Skontokonditionen ausnutzen. Bei einem monatlichen Rechnungsvolumen von 200.000 Euro, einem Skontoanteil von 30 Prozent der Rechnungen und einem Skontosatz von zwei Prozent sind das 1.200 Euro monatliche Einsparungen, allein durch pünktlichere Bearbeitung.
Das wichtigste Kriterium für die meisten deutschen Unternehmen ist die DATEV-Schnittstelle. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, der DATEV Kanzlei-Rechnungswesen nutzt, braucht eine Lösung, die Daten in einem DATEV-kompatiblen Format exportiert oder direkt in DATEV Unternehmen Online überträgt. Klären Sie vor der Kaufentscheidung, welchen Weg Ihr Steuerberater bevorzugt und welches Format er für den Belegimport akzeptiert.
Der zweite Auswahlpunkt ist die Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung. Ab 2025 müssen Sie ZUGFeRD-Rechnungen empfangen können, ab 2027 selbst versenden. Ein Tool, das nur PDFs verarbeitet und die XML-Daten aus ZUGFeRD-Dokumenten ignoriert, fällt spätestens ab 2027 für den Pflichtbetrieb aus.
Für Unternehmen mit mehr als drei bis vier Mitarbeitern, die an der Rechnungsfreigabe beteiligt sind, ist ein konfigurierbarer Multi-User-Freigabe-Workflow Pflicht. Einfache Lösungen bieten nur eine Genehmigungsebene. Für einen mittelständischen Betrieb mit Abteilungsleiter-, Controlling- und Geschäftsführungsebene müssen mindestens drei Freigabestufen konfigurierbar sein.
Validierungsregeln sind ein oft unterschätztes Merkmal. Benutzerdefinierte Prüfregeln verbessern die Datenqualität in der Buchhaltung. Ein kostenloser Einstiegstarif erlaubt es, den Workflow zunächst mit echten Dokumenten zu testen und die Qualität der Extraktion zu bewerten, bevor eine langfristige Kostenverpflichtung entsteht.
Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich verändert den Rechnungseingangsprozess in deutschen Unternehmen grundlegend. Das Jahressteuergesetz 2024 hat die Umsetzungsfristen festgelegt, die einen gestaffelten Übergang von 2025 bis 2027 vorsehen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931 zu empfangen. Das bedeutet: Wenn ein Lieferant Ihnen eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung schickt, sind Sie verpflichtet, diese in strukturierter Form zu verarbeiten. Das Ausdrucken einer ZUGFeRD-Rechnung und die manuelle Erfassung des Papierausdrucks erfüllt diese Anforderung nicht.
Für das Versenden gilt eine abgestufte Frist. Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro sind ab Januar 2027 verpflichtet, E-Rechnungen nach EN 16931 auszustellen. Für alle anderen Unternehmen gilt diese Pflicht ab Januar 2028.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Das PDF enthält eine maschinenlesbare XML-Datei gemäß EN 16931, sodass die Rechnung sowohl von Menschen als auch von Softwaresystemen verarbeitet werden kann. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung, das vor allem im öffentlichen Beschaffungswesen und in der Kommunikation mit Bundesbehörden und Landesbehörden verwendet wird. Beide Formate sind EN-16931-konform.
Lido extrahiert die Felder aus eingehenden Rechnungen und stellt die strukturierten Daten in einer Tabelle oder per API bereit. Diese Daten können anschließend in DATEV Unternehmen Online importiert werden, entweder manuell durch den Steuerberater über den DATEV-Belegtransfer oder automatisiert über einen Datei-Export im von DATEV unterstützten Format. Viele Kanzleien nutzen Google Sheets oder Excel als Zwischenschicht: Sie erhalten von ihren Mandanten eine aufbereitete Tabelle mit allen Rechnungsfeldern und importieren diese in ihre DATEV-Umgebung.
Eine normale PDF-Rechnung enthält ausschließlich visuelle Informationen, die ein Mensch lesen kann, die aber kein Softwaresystem ohne OCR direkt verarbeiten kann. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, bei dem das PDF eine eingebettete XML-Datei enthält. Diese XML-Datei enthält alle Rechnungsdaten in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931. Softwaresysteme können die XML-Datei direkt auslesen, ohne OCR-Verarbeitung, was die Erkennungsgenauigkeit auf nahezu 100 Prozent bringt.
GoBD-Konformität bei der Rechnungsarchivierung bedeutet, dass Belege unveränderlich gespeichert und mit Zeitstempeln versehen werden. Sie müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar und auffindbar bleiben. Eine GoBD-konforme Lösung protokolliert jeden Zugriff und jede Statusänderung eines Belegs und verhindert das Überschreiben oder Löschen von Originaldokumenten.
Ja, auch für Unternehmen mit 50 bis 100 Eingangsrechnungen pro Monat kann sich Automatisierung lohnen, allerdings verschieben sich die Argumente. Bei geringem Volumen geht es weniger um Zeitersparnis als um Fehlerreduktion und die Vorbereitung auf die E-Rechnung-Pflicht. Lido ermöglicht mit seinem kostenlosen Tarif die Verarbeitung einer begrenzten Anzahl von Dokumenten und gibt einen realistischen Eindruck von der erzielbaren Extraktionsqualität, ohne finanzielle Verpflichtung.
Die Kosten unterscheiden sich stark je nach Lösung und Implementierungstiefe. Reine Extraktionstools wie Lido bieten kostenlose Einstiegstarife und skalieren über monatliche Abonnements nach Dokumentenvolumen. Vollständige AP-Automation-Plattformen rechnen meist auf Anfrage ab, mit Preisen nach Belegvolumen und Nutzeranzahl. Bei einem mittelständischen Unternehmen mit 300 bis 500 Rechnungen pro Monat liegen die Gesamtkosten für eine vollständige Lösung zwischen 300 und 1.200 Euro monatlich.
Ja, KI-Extraktionslösungen erkennen den Dokumenttyp automatisch und wenden die entsprechenden Extraktionsregeln an. Eine Eingangsrechnung wird anders verarbeitet als eine Gutschrift oder ein Lieferschein, auch wenn alle drei als PDF oder ZUGFeRD ankommen. Lido unterstützt die Extraktion aus verschiedenen Dokumenttypen in einem gemeinsamen Workflow, sodass ein gemischtes Postfach mit Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellbestätigungen automatisch sortiert und verarbeitet werden kann.
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