Rechnungen digitalisieren heißt, Belegdaten strukturiert zu erfassen und GoBD-konform zu archivieren, sodass sie für Buchhaltung und Steuerprüfung abrufbar bleiben. Für kleine Unternehmen, Freiberufler und Steuerberater geht es in der Praxis vor allem darum, die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO einzuhalten und Tipparbeit zu sparen.
Die Pflicht zur Belegaufbewahrung ergibt sich aus § 147 AO: Rechnungen sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Wer das in Papierform tut, braucht Platz, Ordner und im Zweifel Stunden, um einen Beleg während einer Betriebsprüfung wiederzufinden.
Die GoBD regeln, wie digitale Dokumente aufzubewahren sind. Papierbelege dürfen durch digitale Abbilder ersetzt werden, wenn diese vollständig, unveränderbar und lesbar sind.
Seit 1. Januar 2025 gilt zudem die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können.
Praktisch gesehen heißt das: Belege sind während einer Betriebsprüfung in Sekunden auffindbar, Daten landen automatisch in der Buchhaltung statt per Hand getippt, und das Papierarchiv im Keller wird überflüssig.
Lido extrahiert mit KI strukturierte Daten aus Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Sie laden eine Rechnung als PDF oder Bilddatei hoch, und Lido erkennt Felder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Rechnungsdatum. Die Daten lassen sich exportieren oder direkt an die Buchhaltung weitergeben. Geeignet für Freiberufler, KMU und Steuerberater. Es gibt ein kostenloses Grundpaket ohne Kreditkartenangabe.
Buchhaltungs-Apps wie Lexware Office, sevDesk oder Sorted haben eine eingebaute Scan-Funktion mit OCR. Sie fotografieren den Beleg per Smartphone-Kamera, und die App liest Betrag und Datum automatisch in die Buchung.
Bürodrucker von Brother, Canon oder Epson scannen ab 300 DPI und liefern durchsuchbare PDFs. Wer zusätzlich OCR-Software wie ABBYY FineReader einsetzt, bekommt auch die Textdaten extrahiert.
Lösung für Unternehmen mit DATEV-Steuerberater. Belege werden über die DATEV-App oder den Webbrowser hochgeladen und stehen dem Steuerberater direkt zur Verfügung.
Kostenlose Scanner-App für iOS und Android. Begradigt schiefe Aufnahmen und speichert als PDF. Eine Datenextraktion findet nicht statt.
Papierbelege werden gescannt, in eine Excel-Tabelle abgetippt und als Dateiablage abgelegt. Fehleranfällig, und die GoBD-Anforderungen lassen sich so nur mit zusätzlicher Verfahrensdokumentation halbwegs erfüllen.
| Methode | Datenextraktion | GoBD | Kosten | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|
| Lido | Ja (KI) | Ja | Kostenlos (Grundpaket) | KMU, Freiberufler, Steuerberater |
| Smartphone-App mit OCR | Teilweise | App-abhängig | Ab ca. 10 EUR/Monat | Vorhandene Buchhaltungs-Apps |
| Multifunktionsdrucker | Teilweise | Ja | Hardware + Lizenzkosten | Mittlerer bis hoher Durchsatz |
| DATEV Belegtransfer | Eingeschränkt | Ja | Über DATEV-Vertrag | DATEV-Mandanten |
| Microsoft Lens | Nein | Eingeschränkt | Kostenlos | Gelegentliche Archivierung |
| Manuell und Excel | Nein | Hoher Aufwand | Kostenlos, Zeitaufwand hoch | Sehr niedriges Volumen |
Beim Scanner geben die GoBD eine Mindestauflösung von 300 DPI vor. Für kleine Schrift sollten Sie eher 400 bis 600 DPI ansetzen. Geräte von Fujitsu ScanSnap, Brother oder Canon mit automatischem Dokumenteneinzug eignen sich gut, wenn größere Stapel anfallen.
Bei der OCR-Qualität liegen gute Engines wie ABBYY FineReader bei klaren Druckvorlagen über 99 Prozent. Handschriftliche Ergänzungen, etwa auf Quittungen oder Stempel, sollten Sie trotzdem nachprüfen.
An die Software stellen die GoBD klare Anforderungen: PDF/A als Ausgabeformat, automatischer Zeitstempel, Metadaten, technische Unveränderlichkeit, Zugriffsprotokoll und redundante Datensicherung.
Die GoBD legen mehrere Prinzipien fest, die ein digitales Archiv erfüllen muss. Es muss vollständig sein (alle Belege müssen erfasst werden), Änderungen müssen entweder verhindert oder protokolliert sein, die Ablage muss systematisch erfolgen, und jeder Beleg muss bis zur zugehörigen Buchung verfolgbar bleiben. Hinzu kommt die maschinelle Auswertbarkeit für die Prüfungsarten Z1, Z2 und Z3.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO. Sie beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.
Das ersetzende Scannen ist nach GoBD zulässig, wenn die Digitalisierung vollständig und protokolliert abläuft. Sie brauchen dafür eine schriftliche Verfahrensdokumentation. Notarielle Urkunden sind davon ausgenommen.
Die Pflicht wird in drei Stufen eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 kommt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Als E-Rechnung gelten ausschließlich strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0. Ein einfaches PDF ohne eingebettete strukturierte Daten zählt nicht dazu.
Eine zu geringe Scan-Auflösung ist der Klassiker. Unter 200 DPI werden Bilder unleserlich und entsprechen nicht den GoBD. Halten Sie mindestens 300 DPI ein.
Fehlende Metadaten erschweren die geordnete Ablage. Ohne Datum, Dokumententyp und Geschäftspartner als Metadaten finden Sie kaum etwas wieder.
Veränderbare Archivformate sind ein weiteres Problem. Word- oder Excel-Dateien lassen sich nachträglich bearbeiten. PDF/A ist das empfohlene Langzeitformat.
Ohne schriftliche Verfahrensdokumentation hält der Prozess einer Prüfung nicht stand. Die GoBD verlangen eine Beschreibung des Digitalisierungsprozesses.
Vernichten Sie Originale nicht zu früh. Erst nach Abschluss und Kontrolle des Scanvorgangs sollten Papierbelege entsorgt werden.
Ein Backup-Konzept ist Pflicht. Digitale Archive ohne redundante Sicherung erfüllen die GoBD nicht.
In der Regel nicht, sofern Sie ein GoBD-konformes Scanverfahren nutzen. Beim ersetzenden Scannen dürfen Sie die Papieroriginale vernichten, wenn Sie eine schriftliche Verfahrensdokumentation führen. Notarielle Urkunden bleiben davon ausgenommen.
Die Digitalisate müssen lesbar und vollständig sein und die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Viele Kanzleien wünschen außerdem eine einheitliche Dateibenennung oder die Übergabe über DATEV Unternehmen Online.
Eine gescannte Rechnung ist ein digitales Abbild ohne maschinenlesbaren Inhalt. ZUGFeRD ist hybrid: PDF mit eingebetteter XML, die Daten automatisch einlesbar macht. ZUGFeRD gilt als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, gescannte PDFs nicht.
Beides ist GoBD-konform möglich. In der Cloud sind Backups und ortsunabhängiger Zugriff schon eingebaut. Bei lokaler Speicherung müssen Sie sich selbst um ein Backup-Konzept kümmern. Bei der Cloud sollten Sie auf einen EU-Serverstandort und einen AVV nach DSGVO achten.
Für die meisten KMU funktioniert die Kombination aus einem Scanner mit mindestens 300 DPI und einem KI-Extraktionstool wie Lido gut. Wenn Sie mit DATEV arbeiten, binden Sie DATEV Unternehmen Online mit ein.
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig von der Größe. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zwar von der Versandpflicht ausgenommen, müssen aber empfangsfähig sein.
%20(1).svg)
