Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Transaktionen. Dieser Vergleich stellt acht E-Rechnung Softwarelösungen vor.
Eine brauchbare E-Rechnung Software muss ZUGFeRD und XRechnung in den aktuellen Versionen lesen und erstellen können. Lösungen, die nur eines der beiden Formate beherrschen, decken den deutschen Markt nicht ab.
Sie sollte den gesamten Rechnungskreislauf bedienen: Ausgangsrechnungen erstellen und versenden, Eingangsrechnungen empfangen und validieren. Da die meisten deutschen Steuerberater mit DATEV arbeiten, ist eine direkte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online (oder mindestens ein DATEV-kompatibler Export) Pflicht.
Wirklich Zeit sparen Sie erst, wenn die strukturierten Rechnungsdaten automatisch in Ihre nachgelagerten Systeme fließen. Und Sie brauchen eine GoBD-konforme Archivierung: zehn Jahre, unveränderbar, vollständig.
Lido extrahiert strukturierte Daten aus eingehenden Rechnungen. Die Software liest ZUGFeRD, XRechnung und klassische PDF-Rechnungen und gibt einheitlich normalisierte Datensätze aus, egal in welchem Format die Rechnung ankommt. Wer Rechnungsdaten in eine Buchhaltung, ein ERP oder einen eigenen Prozess einspeisen will, ohne sie abtippen zu lassen, ist bei Lido richtig. Die Anbindung läuft über eine API. Für kleinere Volumen gibt es einen kostenlosen Tarif.
DATEV Unternehmen Online ist in Deutschland die Cloud-Plattform für den Austausch zwischen Unternehmen und Steuerberatern. Die Lösung unterstützt ZUGFeRD und XRechnung. Wer ohnehin mit DATEV arbeitet, profitiert von der nahtlosen Anbindung an den Rest des Ökosystems.
Lexoffice ist auf Freelancer und kleine Unternehmen zugeschnitten und deckt den ganzen Weg vom Angebot bis zum Zahlungseingang ab. Tarife beginnen bei rund 7,90 Euro pro Monat.
sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltung für KMU. Die Belegerfassung läuft automatisch, das Bankkonto lässt sich direkt verknüpfen und die Steuerautomatik ist eingebaut. Preise beginnen bei etwa 7,90 Euro pro Monat.
easybill konzentriert sich auf das Erstellen und Versenden von Rechnungen, weniger auf den Empfang. Die Software unterstützt ZUGFeRD und XRechnung und bringt eine REST-API für den programmatischen Versand mit. Tarife beginnen bei rund 9 Euro pro Monat.
Stampli ist eine Plattform für Accounts-Payable-Automatisierung mit KI-gestützter Rechnungserkennung und mehrstufigen Freigabe-Workflows. Die Software lässt sich an SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und NetSuite anbinden.
Candis ist eine deutsche Software für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die DATEV-Integration ist nativ, die Freigabe-Workflows lassen sich konfigurieren.
Business Central ist ein ERP-System für den Mittelstand. E-Rechnungsfunktionen kommen teils direkt aus dem Standard, teils über zertifizierte Erweiterungen aus dem AppSource-Marktplatz. Preise ab rund 70 Euro pro Nutzer und Monat.
| Software | Format-Support | Preis | Integration | Empfang/Versand |
|---|---|---|---|---|
| Lido | ZUGFeRD, XRechnung, PDF | Kostenloser Tarif verfügbar | API-basiert | Empfang und Extraktion |
| DATEV Unternehmen Online | ZUGFeRD, XRechnung | Über DATEV-Partner | DATEV-nativ | Empfang und Versand |
| Lexoffice | ZUGFeRD, XRechnung | Ab ca. 7,90 Euro/Monat | DATEV-Export | Empfang und Versand |
| sevDesk | ZUGFeRD, XRechnung | Ab ca. 7,90 Euro/Monat | DATEV-Export, Bankintegration | Empfang und Versand |
| easybill | ZUGFeRD, XRechnung | Ab ca. 9 Euro/Monat | REST-API, DATEV-Export | Schwerpunkt Versand |
| Stampli | ZUGFeRD, XRechnung, diverse | Auf Anfrage | SAP, Oracle, MS Dynamics | Schwerpunkt Empfang |
| Candis | ZUGFeRD, XRechnung, PDF | Auf Anfrage | DATEV-nativ | Schwerpunkt Empfang |
| MS Dynamics 365 Business Central | ZUGFeRD, XRechnung | Ab ca. 70 Euro/Nutzer/Monat | Microsoft 365, Power Platform | Empfang und Versand |
Freelancer und Selbstständige fahren in der Regel mit Lexoffice oder sevDesk am besten. Beide sind ohne buchhalterische Vorkenntnisse bedienbar. Wer nur Ausgangsrechnungen schreiben will, kommt mit easybill aus. Lidos kostenloser Tarif ist für die Datenextraktion eine sinnvolle Ergänzung.
KMU greifen häufig zu Candis, wenn die direkte DATEV-Integration mit Freigabe-Workflows wichtig ist. sevDesk und Lexoffice eignen sich, wenn Sie den kompletten Rechnungskreislauf digital abbilden möchten. Lido bringt die nötige Flexibilität, sobald Sie Rechnungsdaten per API in andere Systeme schieben müssen.
Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister setzen meist auf DATEV Unternehmen Online. Candis kommt oft als Ergänzung für die Mandantenbetreuung dazu. Lido eignet sich, wenn Sie große Rechnungsmengen automatisiert extrahieren müssen.
In Großunternehmen und Konzernen läuft die E-Rechnung meist über Microsoft Dynamics 365 Business Central oder ein vergleichbares ERP. Stampli ergänzt das Setup für die Eingangsrechnungsverarbeitung mit KI. Lido sitzt als Datenschicht zwischen den Rechnungseingangskanälen und dem ERP.
Achten Sie zuerst darauf, dass die Software den Pflichtenkatalog für 2025 bis 2027 sauber abdeckt und der Anbieter den gesetzlichen Rahmen aktiv pflegt. Was heute compliant ist, kann nach der nächsten Verordnung Lücken haben.
Beim Datenschutz lohnt ein zweiter Blick. Wo werden Ihre Rechnungsdaten gespeichert? Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor? Eine Verarbeitung innerhalb der EU sollte Grundvoraussetzung sein, kein Extra.
Und denken Sie an die Skalierung: Eine Lösung, die heute reicht, kann in zwei Jahren an ihre Grenzen stoßen. Ob eine offene API existiert, ist meist der beste Indikator dafür, wie gut sich das Tool in eine wachsende Systemlandschaft einfügt.
Ja. Lido hat einen kostenlosen Tarif für die Extraktion strukturierter Daten aus ZUGFeRD-, XRechnung- und PDF-Rechnungen. BMF und KoSIT stellen kostenlose Validatoren bereit. Vollständige Buchhaltungslösungen kosten dagegen Geld.
Für Bundesbehörden ist XRechnung verpflichtend, ZUGFeRD wird dort nicht akzeptiert. Im B2B akzeptieren viele Geschäftspartner ZUGFeRD. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, wählen Sie eine Software, die beide Formate beherrscht.
DATEV Unternehmen Online wird über den Steuerberater lizenziert, zusätzliche Kosten landen also dort. Bei Candis ist die native DATEV-Integration im Produktpreis enthalten. Lexoffice und sevDesk haben den DATEV-Export ebenfalls schon im Standardtarif drin, ohne Aufpreis.
In der Praxis läuft die Umstellung schrittweise. Zuerst richten Sie den Empfang ein, das ist seit 2025 ohnehin Pflicht. Anschließend informieren Sie Ihre Lieferanten und konfigurieren die eigenen Ausgangsrechnungsvorlagen für ZUGFeRD oder XRechnung. Planen Sie genug Zeit für die Abstimmung mit Geschäftspartnern und Schulungen ein, das wird oft unterschätzt.
Für die meisten KMU ist eine Cloud-Lösung mit DSGVO-konformer EU-Datenhaltung die praktischere und günstigere Wahl. Sie bekommen automatische Updates und ortsunabhängigen Zugriff, ohne selbst Server pflegen zu müssen. Eine lokale Installation lohnt sich nur, wenn Sie wirklich harte Compliance-Vorgaben haben, die das verlangen.
Bei Verstößen kann die Rechnung steuerrechtlich als nicht ordnungsgemäß gewertet werden, was den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet. Darüber hinaus können Bußgelder verhängt werden.
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